信息化对轨道工程行业档案归集的应用

◎　吴文辉

信息化对轨道工程行业档案归集的应用

◎吴文辉

近年来，随着社会经济的迅速发展以及城市现代化建设的不断推进，轨道交通的规模得到了空前发展，轨道交通的建设也在日益加剧。在轨道交通的建设过程中，档案归集占据着重要的地位。由于轨道交通行业档案的庞大和复杂，传统的档案归集管理方法已难以满足现阶段轨道交通建设的需要。因此，档案归集的信息化已逐渐成为轨道公司重点发展的业务之一，并且已卓有成效。本文将从轨道交通行业档案归集管理现状及问题入手，介绍档案归集的信息化管理思路及方案，简要阐述档案归集在城轨工程行业信息化的应用。

随着城市现代化进程的逐渐加快，城市轨道交通的建设日趋紧迫。城市轨道交通是一个城市最重要的交通工具，对城市的交通优化、社会经济发展等具有深远的影响。轨道交通建设为百年工程，它具有庞大、复杂、多专业融合等显著特点。如何利用信息化的管理手段对工程建设中的档案进行管理，使之完整且真实地记录工程建设的全过程，从而为后期工程移交、验收及运营管理提供便利，是目前轨道交通行业档案管理中亟待解决的问题。

轨道交通行业档案归集管理的现状及问题

档案信息来源广，归集工作难度大。轨道交通项目参建单位众多，其中不仅包括设计、施工、监理等近百家单位，而且还有数百家设备系统供应商。档案信息来源既有国内单位，还有国外供货商，这无疑加大了档案归集的难度。

档案归集持续时间长，历史档案难追溯。由于建筑工地环境差，办公场所等不断变更，经常容易造成档案的遗失和破损。除此之外，轨道交通项目档案种类多、数量大等特点也会给后期资产移交、运营管理中查询历史档案等工作带来诸多不便。

档案归集检查力度低，整编过程不规范。在档案归集的实际工作过程中，大部分档案员的档案管理工作只是对过程产物进行简单存档。他们并不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的技术资料也只是被动接收，不注重对工程资料进行规范化管理，从而对档案的检查缺乏一定的判断力，检查力度低。

档案查询方式单一，无法满足多维度查询需要。目前已有的工程档案系统能够提供简单的查询利用功能，但是还不能满足用户的个性化查询需要。例如，现有的档案查询系统缺少按档案分类查询、项目/合同维度查询等功能。工程档案的整编管理需要以多维度的方式来呈现工程文件的组织和结构，这样才能确保工程档案整编过程中的高效性、完整性、可控性。

档案归集在轨道交通工程行业的信息化管理思路及方案

档案信息收集工作的自动化。思路：在工程档案的收集中，由于档案的来源随业务应用系统的不同而不同，档案的提交方式随工程建设过程的特殊性而多种多样。另外，在档案的管理过程中，可能还会存在按照纸质和电子文件进行双轨制管理的需求。因此，在保证档案数据收集全面性的同时，还要考虑档案收集工作的效率提升。

方案：为了完成电子文件的自动收集，档案归集系统应具备采集接口、在线提交、关联各相关业务系统的功能，以实现各类文件的在线提交和动态处理，从而帮助项目参建方、业务部门和业务人员能够及时、有效、全面的完成数据采集。另外，档案归集系统应提供灵活的档案收集与规则检查功能，以便于参建方按照档案管理和收集整理的规范要求来进行档案数据的整理和提交，以减轻相关人员的整理工作量。

档案整编过程的规范化。思路：工程档案管理系统需要对所提供的档案、资料及相关标准等进行归档整编。这些档案来源于工程项目过程中的文档资料，其中还涉及使用人员与组织结构信息、工程项目信息、工程项目的参建单位信息、相关资料描述的字典数据信息（如专业、文件资料分类等）等，因此，整编需逐一排查档案属性信息、业务规则等，整编完成后需形成封面、目录、标签、条码等关联信息，形成移交清单，方便档案移交。

方案：档案归集系统提供以工程方式整编管理的功能界面，进入以工程阶段或提交单位为分类的树形档案整编界面进行档案编辑、检查及其他相应的工作。另外，可通过提供丰富、精细的在线整编管理功能来满足档案整编管理人员在线进行档案整编的各种工作需求，以提高档案整编的效率。

档案信息查询方式的个性化。思路：在工程档案管理过程中。工程类型不同，档案的类型有所不同，相应的著录信息也会有所不同；针对不同的人员角色，在档案资料的提交、整编、查询等不同阶段，需要看到的信息有所不同；不同的参建单位，能够提交和查看的档案数据也有所不同。因此，需要针对工程档案管理过程中的信息展现方面，以工程的阶段、建设单位、文档性质、专业等进行档案的多维度整理，从而提供个性化的自定义查询功能。

方案：系统提供真正的全文检索功能和按照项目区分的展示功能。全文检索功能可以按照用户的身份权限进行管理，同时在搜索结果中还可以进行进一步的细化分类，从而使用户的查询工作快捷高效。按项目区分的展示功能不仅可以实现按照传统的分类方式进行展示、按项目区分进行展示等功能，还可以提供按自定义目录树等方式进行展示，以便于相关人员进行档案查询。

随着我国社会主义城镇化、现代化进程的不断推进，交通阻塞问题已成为城市发展的瓶颈，如若不能合理地解决城市交通问题，将会严重影响城市的可持续性发展。城市轨道交通以其节能、便捷、舒适的特性逐渐被居民所喜爱，扩大城市轨道交通规模的需求也日趋紧迫。工程档案是反映工程建设从可行性分析到工程竣工验收一系列真实过程的重要依据之一，是确保后期项目移交的重要保障。对于城市轨道交通工程建设而言，如何科学合理地对种类多、数量大的工程档案进行归集，其重要性不言而喻。档案归集信息化已经成为档案管理的主要发展趋势，不仅可以实现档案查阅的方便便捷，还有利于档案信息的储存，提高归档质量，从而为企业节省人力、物力资源，提升企业经济效益，为社会创造更多的财富。

（作者单位：安徽工商管理学院；合肥城市轨道交通有限公司）