事业单位档案管理中存在的问题及对策

◎　陈　静

事业单位档案管理中存在的问题及对策

◎陈静

在当今信息化时代，事业单位作为国家政府的直属部门，社会科学、文化、经济、教育等活动发展的重要社会服务组织，它的档案管理必须与时俱进，走现代化管理路线，根据管理目标展开系统有序的设定，以适应事业单位在新形势下全面改革的现实发展需求。本文主要以事业单位的人事档案管理为主，简单探讨了其传统档案管理工作中所已存在的问题，并给出改善对策。

在事业单位中，人事档案管理非常重要，因为它是人才信息流通的直接载体，也是事业单位人才需求的主要信息来源。当前事业单位在人事档案管理方面是存在诸多问题的，这对于他们合理利用人才资源带来了不良影响甚至阻碍，致使事业单位工作运营效率低下。为此，必须指出问题并加以修正改善。

事业单位人事档案管理中所存在的问题

我国目前事业单位在人事档案管理方面存在许多缺陷，本文基本总结出以下3点。

管理技术及观念匮乏。实际上，进入21世纪以来我国事业单位一直在不断深化改革人事制度，因此人事档案管理所发挥的作用也就越来越大。不过从实际的事业单位人事档案管理技术层面与观念层面来看，还是表现出了许多不足之处。

从技术层面看，事业单位的人事档案管理严重缺乏个性，雷同度过大，具体来说就是档案质量普遍不高，缺乏实际可利用价值，只是反映了员工的基本个人经历、学历、政治面貌与薪酬状况，即使是道德品质、技术专长以及业务能力方面所反映的也主要以过去历史为主，极少有反映当前状况的。总结来看，就是结论性语言多，定量描述少，优点多，缺点少，内容泛泛且空洞，无法正面、全面且公正的评价和反映个人状况。

导致这一问题的主要原因还在于事业单位在人事档案管理工作层面缺乏对员工对象有效信息材料的收集，没有深层次关注过员工的工作生活，更缺少有组织的考核鉴定机制。事业单位员工作为组织一员，无论其地位高低、工作内容如何，都应该是事业单位的宝贵人力资源财富。如果单位忽视了对基层力量的重视，不能了解他们详尽的状况，就无法做好管理工作，也容易导致事业单位整体管理的滞后，甚至在出现重大问题后无法及时妥善应对。再者，事业单位在人事档案鉴定审查方面把关不严，也容易导致档案真实性的缺失，使档案失去生命性，内容严重失真，让许多虚假材料乘虚而入。

人档分离现象严重。目前事业单位人事制度改革大行其道，人才流动也日趋频繁，在这种环境下人档分离现象也就越来越明显，就以事业单位的“无头档案”为例，它让事业单位及社会查不到当事人的现实状况甚至下落，为事业单位档案管理工作带来诸多不必要的麻烦。

造成“无头档案”状况的基本根源就在于以下两点：首先，事业单位人员主管机关在人员变动时档案未随其一起流动。这主要是因为单位人事管理部门工作制度不健全、人员调动通知滞后所造成的。再一点就是由于事业单位发生大规模急剧变化，导致了某些单位员工去向不明。还有就是价值信息传递工作的不够精确，使人事档案在传递过程中出现各种问题，比如人事部门不按规定渠道与方式转档，导致档案丢失或错递等等，这些问题都是亟待解决的。

事业单位人事档案管理问题的改善对策

丰富人事档案管理内容。在事业单位，档案工作人员是人事档案管理的主体，他们主导和支配了档案管理中所必备的科学文化素质、政治素质、业务素质乃至职业道德修养。所以本文认为应该首先丰富人事档案管理内容，在此基础上做到有效优化补充。

首先，要做到对人事档案材料的个性化补充，拒绝人事档案内容陈旧、千篇一面等问题。具体来讲，就是要在档案材料中补充更多能够反映企业员工个性的、体现他们工作业绩的新内容，恰如其分的反映他们的个人身体素质、知识素质、心理素质以及能力素质等等。尤其是心理素质与能力素质应该是加以重点重视和补充的内容，因为这两项可以直观反映员工的个性、团队合作精神以及创新意识，对事业单位人员及生产管理都有直接帮助。

以事业单位技术工人为例，除了他的基本信息以外，还应该加入补充其它档案材料。比如说技工登记表，这其中除包含员工的基本信息以外，还要体现员工的工作部门调动情况、专业技术职务情况等等，这些都能较为客观的反应技工在专业方面的基本状况。

其次是技术工人的工作情况资料，具体来说主要包括他从加入工作之初的实习实践内容，所参与的重要技术工程，包括在职期间每年的职业技术考核与绩效考核成绩等等。另外还包括其他员工、领导对他的评价，奖惩状况。这些材料能切实反映职业技术工人在工作态度与水平方面的真实状况。在拥有这些信息之后，事业单位的精细化人事管理就能基本实现。

再者还可以补充技术工人的业务进修状况资料，这其中就包括进修计划、进修地点、进修课程、进修成绩总结、进修职业鉴定等等。这些都能客观反映技术工人的实际技术功底，让单位管理层更加了解他。

重点预防人事档案管理难点问题。如上文所述，“无头档案”一直以来都是困扰事业单位人事档案管理的难点问题，为此，本文给出预防“无头档案”出现的相关对策。

为了杜绝“无头档案”，应该在事业单位内外部都构建严格的人事档案收进转出登记制度，并做定期检查核对其制度的合理性与稳定性。因为档案的进出登记代表了档案真实记录的有效流转，所以要做到对档案进出登记过程中可能存在的保管转移漏洞，防止“无头档案”的出现。基于此，本文给出两点应对策略，首先，要在人事发生调动或职务发生变动时，向有关单位及时通报该人事的任免通知，并配合人事档案管理部门对档案进行快速转移，按照“事业单位人员档案转递通知单”来详细填写，在档案经单位核对无误后再做入库登记，在回执中签名盖章。如果回执在一月以内未被退回，则人事转出单位就要实施主动催问，避免档案发生丢失状况。

再一点，档案转递时，必须做好严格密封工作，通常要以机密文件的形成来通过专门渠道来派送到专人受伤，并实施签字注册处理。事业单位绝对不能公开邮寄或让当事人自带档案件，这也是为了保证人事档案在转递过程中的绝对安全。

当前，事业单位人事制度改革还在发展推进，这就要求单位人事部门加大工作强度，提高工作意识，在改革中创新人事档案管理思路，并在制度、工作思路上加以创新，根据现代社会市场发展趋势来随机应变，满足现代化人事档案管理需求，走现代化事业单位档案管理发展道路。

（作者单位：泰安市精神病医院）