高校移动办公系统解决方案探究

田晓芳

【摘 要】随着信息时代的到来，智能移动终端得到了普及，移动办公也变得越来越大众化。建立高效、安全的移动办公系统也成为目前的主流话题。本文通过对移动办公系统的建设目标、设计原则等进行分析和探讨，给出了移动办公系统的解决方案。

【关键词】移动办公;解决方案;安全

随着办学规模不断扩大，学校管理工作也不断出现新情况、新问题，这些情况和问题已成为阻碍学校提升办学层次、拓展办学空间、加快内涵发展的重要因素。传统办公模式下的学校管理工作不仅耗费了管理与服务人员大量的时间和精力，而且在处理过程中产生的延时和差错大大降低了工作效率。

办公自动化系统是对传统办公方式的变革，它将计算机技术、通信技术、网络技术等先进的科学技术应用于传统的信息处理中，对文字处理、信息传递、存储与检索实行了现代化的管理。它通过有效的资源共享和信息交流与发布，达到充分利用信息资源、提高工作效率和质量、辅助决策、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。此外，办公自动化系统可以让领导在第一时间内掌握学校的全面情况，同时这些信息进行挖掘、分析，为领导决策的制定提供参谋。基于计算机与网路技术的办公自动化系统强调人与人之间、领导与下属之间、各部门之间、院系之间的协同工作，以及相互之间有效的交流和沟通。随着信息时代的到来，智能移动终端得到了普及，移动办公也变动越来越大众化。建立高效、安全的移动办公系统已成为各高校发展新趋势。

一、移动办公系统建设目标和设计原则

1.移动办公系统的建设目标

建设一个办公系统平台，满足学校领导及广大教职员工办文、办会及日常办公等方面的需求。具体来说有以下几个方面：

（1）以信息服务的模式开发建设，实现数据共享，向学校领导及学校相关部门提供相应的信息服务。

（2）为广大教师提供一个信息共享平台，通过手机或平板电脑等多种智能终端，实现以文字、多媒体和实时交互等手段进行交流沟通，促进与其他部门间的协同办公，提高工作效率。

（3）建设一个系统管理子系统，满足学校对系统后台的管理需求;

（4）提供完善的查询统计分析功能，辅助领导决策。

2.移动办公系统设计原则

（1）多终端、自适应原则。不同终端不同界面的展示，支持iphone、ipad、Android、windows mobile等多种智能终端。

（2）易操作性原则。只要会用手机就能够轻松操作，完美支持触屏，滑屏、自适应、保留原笔迹。

（3）实用高效、可扩展易升级原则。系统建设应实用高效，能适应IT技术和学校业务的发展需求变化，适应应用不断拓展的需要。

（4）高性能、高安全性原则。采用大数据量运算支撑的架构设计，能支撑大数据量的访问和运算。多重安全保障，做到终端安全、传输安全和应用安全。

二、移动办公系统建设方案

1.移动办公功能模块设计

移动办公系统是由移动待办事宜、移动公文管理、移动会议管理、移动请示报告管理、移动收发邮件、移动通知公告、移动学校通讯录和移动管理配置等模块组成，满足学校教职工在非正常办公环境下的办公需求。具体如下图所示：

图3-1系统功能模块图

移动待办事宜：集中展示当前用户需要办理的各种事项，在当前用户办理完毕后，该事项从待办事宜栏目中消失。

移动公文管理：移动公文管理，具体功能包括发文处理、收文处理;对多种公文类型的待办列表分页，详情查看，并实现审批功能（打印、盖章类除外）。使用户可以在终端上收发各种公文，查看公文的详细信息，并且可以通过终端来审批公文;支持office、pdf等各种附件查看。因终端操作系统限制，一般不支持在终端上进行起草公文和正文修改操作。

移动会议管理：会议管理包括会议室管理、会议通知和会议纪要管理三个组成部分。系统提供会议室登记、会议室订阅情况公示、会议室使用申请及审批以及会议室使用情况统计等方面的功能，满足会议室管理的需求。系统提供会议通知的发放及接收的全过程管理。系统提供会议纪要的拟稿、审核和审批全过程管理。

移动请示报告管理：可提供和设计符合学校实际业务的报告、请示管理。通常此部分包含学校向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的报告，用于向上级机关请求指示、批准的请示。

移动通知公告：通知公告栏目用于发布学校的通知公告信息，具有浏览权限的用户可以进行浏览。具有管理权限的用户可以发布相关通知公告，也可以对已经发布的信息进行维护（修改或删除）。

移动收发邮件：通过对现有web邮件系统的读取和适配，完成写邮件、收件箱、已发邮件、草稿箱、已删除邮件等基本功能，并支持多种附件查看、抄送/密送等附加功能。

移动学校通讯录：查看系统中学校通讯录中的内容，并且可以通过点击某项联系人后，根据该联系人在系统中保存的联系方式进行快速的沟通。

移动管理与配置：配置本地安装应用的使用信息，包括用户名密码的存储，网络连接方式等选项。

2.关键问题及解决方案

（1）自适应问题。页面适配移动办公可以根据学校教职员工的需求以及终端的特点（操作系统、屏幕尺寸、分辨率等），为用户定制开发移动化应用——将复杂的B/S应用页面，通过智能的信息抓取、数据分析过滤、格式转换、页面重排、数据压缩等处理，把重组后的数据根据不同的终端类型在移动终端上展现不同格式的页面，以便用户可以在移动终端上进行快速的浏览并使用移动办公业务，得到最佳的体验效果。这种方式的用户体验好，适用终端广，可以满足用户的个性化需求。

学校原有办公系统的页面将被转化，显示为移动终端的客户端上的小图标和短行文本格式，客户端根据不同的屏幕分辨率和大小尺寸展现适应的界面，用户只需要通过简单的手势操作即可浏览到全部页面信息。

（2）安全性问题。信息系统安全不能单靠某一个、两个安全产品来解决，它需要系统的、立体的全方位的解决方案。学校信息化的安全包括四个层次：网络安全、系统安全、数据安全、应用安全，另外还包含安全管理。

网络安全：最底层的网络安全通过VLAN、ACL实现访问控制，通过VPN实现传输安全，防火墙则有效防止网络攻击。

系统安全：通过入侵检测、网络防病毒、漏洞扫描和安全审计保证系统安全。

数据安全：通过数据备份、数据加密和容灾措施等保证数据安全。

应用安全：通过加密传输、身份认证、页面防篡改和权限管理等保证系统的安全。

安全管理：要建立长期的管理机构，制定安全管理制度和应急处理机制。

三、总结

在传统的办公模式下，办公效率很难得到大幅度的提高。尽管借助于传真、电话等通讯手段，使得办公效率得到了非常大的提升，但很难有质的突破。领导及广大教职员工因公出差等情况下，许多工作无法开展。通过此次办公系统的升级改造，建设了内部通讯平台、信息发布平台以及电子流程平台，同时借助3G技术，使得领导及广大教职员工无论身处何地，均可以便捷地访问系统，进行相关事务的处理，不受时间与距离的限制。

与此同时，借助现在的信息技术，通过办公系统，使全院的领导及教职员工，不再受院系、处室以及地域的局限，可以方便地在系统中进行沟通与交流以及各项事务的处理，从本质上提升了办公的效率。

另外，通过办公系统的建设，可以把日常办公过程中产生的各种文档资料进行分门别类的管理，使以往分散的、难以被利用的信息通过系统进行集中，形成文档数据中心，通过对这些文档的分类及整理，就可以形成多种类别的知识，供学校领导及广大教职员工工作与学习参考，为学校知识管理奠定良好的基础。

参考文献：

[1] 朱正中，方跃平.高校办公自动化系统建设实践.中国教育信息化，2015（3）.

[2] 张湘南.浅谈OA办公自动化系统设计方案.信息通信，2016（8）.

[3] 叶晓兵.基于Android系统的移动办公App的设计与实现.轻工科技，2016.

[4] 单湛波.移动办公系统及其应用.测绘与空间地理信息， 2015（3）.

注：本课题为北京语言大学院级项目（中央高校基本科研业务专项资金资助），项目编号为“16YJ120003”