信息时代下做好档案管理工作的措施

◎姬海娇

信息时代下做好档案管理工作的措施

◎姬海娇

在信息时代下，档案管理工作既面临着新的挑战，同时也带来了新的发展机遇。要怎样运用网络信息技术对档案管理工作进行改善，成了现阶段最迫切要解决的问题。档案管理相关的部门应该转变陈旧的档案管理理念，才能使得档案管理工作跟上信息时代的步伐，更好地服务社会。本文就是对在信息时代下档案管理工作的改革措施进行分析与研究。

信息时代下档案管理工作面临的新挑战

在信息时代下，给传统的档案管理工作带来了巨大的挑战，主要表现在以下几个方面：①档案的生命周期被质疑。传统的档案信息主要是以纸质形式进行保存，然而纸质文件很容易遭受那些不可抗拒因素的影响，例如：蛀虫、火灾等因素都会造成档案信息的毁坏，再加上备份比较困难，这样就造成档案管理工作严重的损失。②对传统档案进行分类的方式面临新挑战。对传统档案进行分类是某个时代的特定产物，然而随着社会快速发展，信息量也逐渐增加，若还是使用传统档案分类的方式，很容易使得档案管理工作混淆，降低了档案管理工作的质量及效率。③对档案进行鉴定的方法面临新挑战。在我国近几年来，网络信息技术在迅速地发展，档案文件也日益增加。但是电子文件很容易被改动，这样就使得档案鉴定增加了工作量，所以更应该对档案鉴定加以重视，加快速度跟上信息时代的步伐，满足社会发展的需求。

信息时代下做好档案管理工作的对策

转变传统理念，对档案加强管理意识。在信息时代下，传统模式的档案管理方式已经不能适应社会发展的需要，这就需要档案管理相关人员改变传统模式的管理理念，加强对档案工作的管理意识，这是做好档案管理工作的关键所在。档案管理相关人员应该认识到在单位工作中档案管理起着基础性的作用，充分地认识到对档案进行管理的真正价值，为加强档案管理工作的奠定好思想基础。档案管理相关人员既要提高自身思想观念，更要抓好档案管理中的工作重心，提高主动为人服务的意识，这样才能更好地为社会服务。

改革管理方式，对档案管理提高效率。在信息时代下，人才的竞争越来越激烈，信息也日益增加。因此，档案管理相关人员应该对档案管理模式进行不断地创新，以下就是创新的几种措施：对档案管理目标机制加以完善，并建立健全的激励机制，把档案管理的工作内容直接与其工资挂钩，从而有效地提高档案管理相关人员工作的积极性；采取现代科学方式对其进行管理，把传统的档案管理方式和网络信息科学技术相结合起来，对档案里管理系统加以完善，从而达到资源共享；管理相关人员必须加强自身学习，及时更新管理技术及方式。相关部门应该定期对管理人员展开相关培训活动，从而提高管理人员的技能水平以及专业素养，进而提高管理人员的管理能力；在对档案进行管理时，网络信息技术得以应用，因此档案管理相关人员应该对其经验教训进行总结，对新方式和理论进行不断地探索，提高管理水平，这样才能适应信息时代的发展。

建立和完善档案管理的工作制度。档案管理工作要不断地对信息进行收集、对以前的档案进行补充，这是一个动态的过程，还涉及到对档案信息的鉴别、交接、分类、借阅、登记和检查等。由此可以看出，档案的管理程序十分繁重，这就要求对其相关制度进行完善，并落到实处，从而确保档案管理内容的完整性及真实性，以免档案管理混淆以及弃档等现象发生。所以，管理人员必须对档案管理相关工作制度进行严格执行，这对实现档案管理的服务理念起着促进作用。另外，管理人员还必须要对档案管理进行保密，处理好公共服务关系，以免出现管理漏洞。

对档案管理工作提高安全法制意识。在信息时代下，网络信息技术在各行业得到了广泛应用，尤其是在档案管理工作方面，能有效提高档案信息建设的水平。然而，目前信息技术没有完善的规章制度对其进行约束，维修技术得不到保障，使得信息时代下的档案管理工作有着很多的安全隐患，主要表现以下几方面：电子的档案信息很容易被更改；各种网络病毒为电子档案管理工作带来了一定的安全隐患；管理人员由于保管不到位，从而造成磁盘及光盘等储存了信息的设备丢失，这也对档案安全管理造成了影响。对于这些问题，档案相关管理部门应采取相应措施：必须提高管理人员对档案安全的相关防范意识，对档案安全管理机制进行完善，利于确保档案信息的完整性以及真实性；应该安排有关网络维修人员定期进行检查以及维修，而且要对系统及时进行更新，以免受到病毒入侵；对档案信息做好备份工作，并对其进行定期维护工作，这样既可以避免受到病毒的入侵，又能确保档案存储的安全。另外，档案管理有关部门应该对档案管理的相关法律法规做好宣传工作，管理人员必须熟读，增强管理人员工作的责任感和安全管理意识，树立依法行事的思想理念，若是发现管理人员触犯档案管理的法律法规，应严格地予以处理。

（作者单位：镇赉县新型农村合作医疗管理中心）