加强医院档案管理提高档案利用率

◎姜向聪

加强医院档案管理提高档案利用率

◎姜向聪

在医院的日常事务中，档案管理工作占据着至关重要的地位，但是医院档案管理工作是一项非常复杂的工程，医院档案记录了各项医疗信息数据，同时还有各个部门以及个人的工作记录，对于医院日常工作起到很大的指导作用，为医疗和科研活动提供了充足的历史依据。随着现代化科学技术的发展，为了顺应时代的发展需求，必须加强对医院档案的管理，才能提高档案的利用率，进一步促进医院整体工作的发展。本文深入分析了医院档案管理中存在的问题，并且在现有的基础上提出了加强医院档案管理的策略。

随着我国经济和科学技术的发展进步，医院档案管理只有顺应时代的发展，不断改革和完善医疗体制，才能提高档案管理的利用率，所以，我国的医院档案管理制度必须进行科学化、信息化和规范化建设。医院档案管理属于行政管理，而行政管理主要为了促进医院医疗事业的发展进步，所以在医疗制度建设中，需要不断调整医疗思路，改进管理方法，改变传统的档案记录方式，使档案记录更加全面，才能在医疗事业中更好地运用医院档案，综合提高医院的工作效率。

医院档案管理中存在的问题

医院对档案管理工作的重视程度不足。在医院的日常事务中，最重要的工作的就是医疗工作，在管理医院时，也把工作重点放在了提升医疗水平，改善医院工作环境以及医疗服务上来，对于档案管理这些行政类工作来说，非常不重视，在医院领导的想法中，认为档案管理工作并不会为医院创造效益，也无法发挥医疗作用。所以，在医院的日常管理中，没有对档案管理工作投入大量的精力，导致医院档案管理效果差，档案管理工作可有可无，由其它行政部门附带管理，没有意识到医院档案管理工作的重要性。所以造成了医院档案收集不够全面、整理保存不规整，管理系统不完善。

医院缺乏档案开发运用意识。医院档案管理工作对于医院发展来说起到至关重要的作用，但是档案开发应用的效果不佳，并没有为医院带来巨大的经济效益。档案管理工作并不能创造直接的经济效益，它所带来的是一种间接的经济效益，所以在管理医院档案时，只重视管理保存，而忽视了运用，医院领导人员和医务人员缺乏档案开发运用意识，没有认识到这种间接效益，最终导致医院档案的利用率偏低。

医院档案管理的制度不完善。目前，医院档案管理只有简单的规章制度，仍然停留在最原始的阶段，并没有制定完善的医疗、人事、行政和后勤管理制度，一些管理岗位没有明确具体的职责，责任追究不足，没有设立统一的管理标准和程序，在年度考核评价中，没有列入档案管理工作，所以造成医院档案频繁丢失资料，档案整理分类不规范，规章制度不完善，造成了档案管理出现失误。

医院档案管理人员缺乏专业水准。 目前，很多医院选择的档案管理人员都是四十岁左右的业余人员，他们缺乏专业素质，对于岗位的职责认识不足，责任感普遍偏低，在管理时比较松懈。而医院也没有制定完善的人才培养计划，不够重视提升管理人员的专业素质，对于档案管理人员的要求不高，而一些档案管理人员也没有外出学习的机会，不了解先进的管理技术，很多医院的档案管理人员专业知识比较浅薄，由医院的医务人员身兼多职，无法适应信息化管理新模式，缺乏信息化操作技能，医院对于管理人员的培训也略有不足，档案管理的基础比较薄弱。而信息分布在不同的部门，不能实现信息资源共享，更别提利用，医院的领导部门花费大量的资金投入医院的医疗事业中，却在档案管理工作中投入甚少。

加强医院档案管理提高档案利用率的策略

提高医院档案管理的意识。在医院的行政管理工作中，档案管理占据着至关重要的地位，而档案管理也是医院综合事务中一个重要的部分，是衡量医院综合水平的重要标准。而且医院档案管理工作的规范性也是衡量医院工作效率的重要标准。医院的基础事务就是医疗服务，而档案管理工作是否科学、合理，也能在很大程度上促进医疗服务工作。所以医院领导必须提高档案管理的意识，重视医院档案管理工作，使全体医务人员都能主动参与到档案管理工作中来，积极支持，努力共建规范、和谐的档案管理系统，发挥医院档案的应用价值。

制定规范、合理的档案管理制度。首先明确管理人员的责任，构建科学、合理的档案管理系统，建立完善的规章制度，实现医疗事物和档案管理工作的统一化，全面拓展档案管理工作。在制定好医院内部档案管理制度之后，严格按照规章制度执行工作，并且在以后的长期管理中不断调整规章制度，优化管理模式，对于档案管理部分进行考核评价，实现奖惩政策，提高工作人员的积极性，设定档案管理工作的标准，其中包括档案管理的质量和效率，以及档案能否满足医院的日常使用。档案管理人员必须规范自己的思想和态度，积极运用信息化技术，了解档案管理的每一步工作，保持着认真负责的工作态度，加强对档案管理模式的研究分析，不断改进档案管理方式，使医院各个部门都能共享到工作所需要的信息资料，提高档案消息的时效性和使用率，作为现代医院档案管理人员，必须坚持创新理念，运用科学化的信息管理制度，在档案中纳入医院内部人员的考核资料，调动医务人员的管理积极性。

提升档案管理人员的专业素质，优化服务效率。医院在选择档案管理人员时，必须进行严格考核，筛选出专业素质高、服务能力强，具有较强责任心的管理人员，并且把培养管理人员纳入医院的战略计划中，定期安排人员外出学习进修，学习先进的管理模式和管理技能，学会现代化信息技术，优化档案管理人员的工作结构，明确每个人的责任重心。而档案管理的目的为了更好地服务于医疗工作，所以在档案收集完整之后，需要快速整理出来，并共享给各个科室部门，以便于其它科室部门的日常运用，方便医护人员查阅医疗资料，优化服务效率，提前预判服务工作和服务对象，利用网络信息化技术实现多元化服务。

综上所述，医院档案管理是一项长期工作，随着科技的发展和时代的进步，必须改变陈旧的档案管理模式，才能适应现代医疗体系的发展需求。在新时期的医院档案管理工作中，需要转变医院档案管理观念，完善档案管理制度和管理模式，提高档案管理人员的专业素质，优化档案服务效率，才能促进我国医疗事业的发展进步。

（作者单位：金乡县人民医院）