强化高校档案管理工作的思考

◎刘丽

强化高校档案管理工作的思考

◎刘丽

对于各大高校来说，档案管理是日常管理工作体系中至关重要的一部分，当前，高校档案管理工作显至关重要，在该项工作中实际上依然存在不可忽视的问题，由于其自身具有强度大、信息广的特点，所以，未能达到理想的效果。本文首先对高校档案管理工作目前的实际情况进行分析，再重点阐述如何强化高校档案管理工作，进一步保证档案管理工作达到理想的实际效果，为其提供更加良好的服务。

高校档案管理工作是直接记录高校履行培养人才、科学研究、社会服务功能与开展各项活动。由于社会主义市场经济不断发展，我国高等教育事业飞速发展，也推动高校档案管理工作产生质的飞跃，面对当前崭新的历史发展阶段，还存在大量的新问题与新情况，尤其是由于高校办学规模逐渐扩大，日益深化改革，在高校管理中高校档案工作占据着更为重要的地位，发挥着巨大的作用。面对当前的发展形势，高校档案工作必须逐渐日益更新和进步，为建设和发展学校提供优质的服务，为社会提供良好的服务。

高校档案管理工作现状

高校档案管理包含各种信息流通，因而对配套设施、人员素质和管理机制等方面的要求也逐渐提高。由于社会经济水平日益提高，高等教育逐渐发展，高校档案管理面对着良好的发展大环境，有利于顺利开展各项工作。目前，各大高校对档案管理越来越重视，同时通过先进技术对自己进行武装，构建健全的工作机制，然而依然远远达不到预期的目标。一些高校档案管理缺乏较高的信息化水平，也未形成搜集、整理、查询等完善的工作体系，因而导致大量资源流失，服务功能不强。所以，该模式应用于高校档案管理中，必须对工作人员提出更好的能力要求与素质要求。

强化高校档案管理工作的对策

完善管理机制。在工作体制上，应当坚持集中统一、归口管理的原则，部门建立档案，由学校统一管理，避免发生管理过于分散的现象。构建健全的管理制度，完善学校、部门与单位的档案管理制度，进而从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档顶级至查看借阅直至责任追究均建立健全的规章制度，进而建立规范的档案管理工作制度；尤其是要收集好档案，对档案进行有效整理与归档。第一，严格把好收集关，对学校教学科研与管理服务形成的各类材料及时、准确、全面地进行收集，及时收集补充学校重大活动与事件的情况，保证完整的档案；第二，严格把控鉴别关。认真仔细地鉴别审核收集来的归档材料，实现取之有据、舍之有理；第三，严格把控整理关。将收集来的归档材料，根据要求有效整理立卷，明确划分类别，按照顺序编排清楚的目录，纲目分明，整齐装订；第四，创新工作机制，有效提升服务水平。为保证对档案材料的收集整理机制进行创新，转变基层单位档案长时间混乱不堪、未装订、管理不当以及缺乏收集途径等问题，适应管理信息化发展的需求，必须相应地转变档案管理职能。档案的保管基地与利用中心将高校档案馆的作用转变为档案信息控制管理中心，并实现由案卷管理实体作为管理对象转变为信息内容管理作为管理对象。档案人员不仅仅只是死守库房，而是利用网络对档案信息实施动态管理，对其正常运行进行有效维护，保证其完整性、稳定性与安全性，实现信息管理员的职责；第五，执行责任追究制。将档案管理工作的第一责任人确定为单位的主要负责人，并确定直接负责人为专兼职管理人员，在年度目标考核与干部个人评优考核中纳入档案管理工作，实施责任追究制。

加强对档案管理工作的重视。学校能否实现良好办学的一个重要基础即为是否能做好档案工作，因而在学校整体发展规划中必须将档案工作放在突出的位置，强化领导与管理档案工作。在高等学校事业发展中，高校档案管理工作至关重要，各级领导必须对作为一种特殊价值信息资源的档案给予高度重视。档案信息资源在国家社会经济发展中是一个至关重要的组成部分，其具有全面、稳定、可靠的综合贡献力。对于学校而言，高校档案记录了一所学校从成立到目前发展的整个历史，如镜子般照出学校的教学及管理过程中的各个环节，带有客观性、真实性，集中了广大教师与学生的劳动智慧与经验结晶，对学校而言尤为重要，能作为熟悉掌握高校发展客观规律的依据和基础。学校各级领导要增强对档案管理的重视度，增加资金投入和人才投入，尤其是要在工作计划与议事日程中凸出档案现代化管理工作的作用与重要性，为档案部门创造优良的工作环境，为档案部门参加学校活动提供支撑，并且广大教职员工要增强档案工作的管理意识。作为一门博大精深的学问，档案工作包含各个领域的内容，因而教职员工必须给予高度重视，尤其是增强管理工作者的意识，形成统一的思想，进而带动全体工作人员加强档案管理，让各个岗位上的人员都能高度重视档案工作，动员全体人员参与档案工作。

有效提高档案管理人员的素质。档案管理人员的素质水平直接决定了档案工作的成效。必须利用各种渠道和方法，充分提升档案管理人员的综合素质。第一，健全管理人员队伍，组建一支专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆必须根据国家要求配备相应的高素质人才，充分保证完整有序地开展档案管理工作。档案工作必须由一些经验丰富、素质水平高且原则性强的人员负责，同时结合所需对管理人员进行及时调整和补充，对移交档案手续进行规范，充分保证稳定开展基层档案工作；第二，积极开展业务培训。必须坚持“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的原则，按照不同的阶段、层次、计划与步骤循序渐进地开展业务培训，进而有效提升管理人员的整体素质。动员基层档案管理人员到学校档案馆或地方档案馆进行实习操作，使其充分熟悉和掌握鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订档案材料的各个环节。进一步有效增强档案管理工作者的现代化意识，创新思想，强化信息技术观念。使各大高校成为具有高科技人才与设备的单位，促进档案现代化管理水平日益提升。档案管理人员必须高度重视档案现代化的重要性，广泛参与学校的活动，竭尽全力服务于学校工作，积极学习与研究现代化管理 技术，及时更新最新现代化管理，提升业务素质水平。促使个人的知识结构与业务水平能满足高校档案信息化建设与发展的需求；第三，建立完善的竞争激励机制。必须仔细全面划分各种任务，落实到人，展开量化考核，将管理人员的主观能动性充分发挥出来。

实现信息资源共享。学校的文献的范畴包括档案、图书、情报、资料等，建立形成完善的社会信息服务体系，所以相互之前必须构建联合目录，共享资源信息。构建联合目录即为通过使用统一的著录格式与编排，联合报道两个或超过两个档案馆藏的档案目录。促使文献部门相互分享各自的档案、资料、图书、情报等资源，让利用者学习知识更方便，获取信息与情报更便捷。利用构建联合目录构建网络，并共享资源信息，将文献部门各自的潜力充分激发出来，相互补充资源缺陷，提升馆藏资源利用率，减少浪费，防止重复利用，以便为社会提供更多优质的服务。

对档案管理技术进行创新。技术创新是加快优化档案管理工作的重要推动力。面对当前的信息化社会，积极强化技术创新至关重要。所以，高校应当对档案管理信息化建设的作用给予高度重视，同时和目前现状相结合，增加技术创新投入，进而有效保证良好的质量服务水平。就此来看，高校必须对档案管理工作的要求与性质进行充分明确，进而引进先进技术手段与优良设备，进而对工作环境进行净化，尽可能开发和充分利用档案资源。高校可通过光纤技术、数字技术与监控技术等，并且还能构建健全的网络建设，充分结合信息管理者、提供者与查询者，利用网络互动平台，通过提供者填写自身的调查信息，再信息管理者确认之后再录进管理系统。信息查询者可基于自身的权限范围，自主对自己所需的信息进行查找，并提升管理者的工作效率，减少错误率。

综上所述，由于高校档案管理工作具有至关重要的作用，可见各大高校亟待强化该项工作，对档案管理工作中目前的问题进行全面分析，并制定相应的改善措施，有利于进一步推动高校档案管理工作的发展。

（工作单位:湖北水利水电职业技术学院）