企业电子文档安全管理与协同共享平台的建设

摘要：文章以企业信息化管理的角度，从企业电子文档的安全存储及协同共享两个方面入手，分析了建筑施工企业电子文档存储和使用现状，浅议建设电子文档安全管理与协同共享平台的必要性，并阐述了系统的设计及实现。通过电子文档安全管理与协同共享平台的建设，加强建筑施工企业电子文档的集中存储管理，提高电子文档的使用价值。

关键词：电子文档；安全管理；协同共享；信息化；企业管理 文献标识码：A

中图分类号：TP393 文章编号：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.33.072

1 概述

信息化时代，很多企业都开始实行无纸化办公，用电子文档资料替代纸质资料。建筑施工企业项目较多，施工方案、工程图纸等电子文档资料文件数量巨大，这些电子文档是企业的核心技术资料，也是企业的无形资产。如何通过安全有效的存储来提高电子文档资料的使用价值，成为建筑施工企业面临的一大难题。

2 电子文档存储和使用现状

建筑施工企业电子文档资料众多，包括合同标书、施工组织设计、工程图纸、施工方案、施工日志、工程报表、工程竣工资料、影像资料、科研资料等，简而言之，一切与工作相关的文档资料都包含在内。电子文档资料数量不断增加，面对这些泛滥成灾的电子文档资料，很多企业手足无措，导致企业电子文档资料存储和使用混乱不堪。现阶段，在电子文档的存储和使用方面，建筑施工企业主要面临着以下三个方面的问题：

2.1 缺乏管理，存储混乱

建筑施工企业缺乏行之有效的电子文档资料管理制度，导致电子文档资料全部分散存储在企业员工的工作电脑中，有些资料甚至存储在员工的私人电脑内。如果员工的电脑发生故障无法开机，就会导致电脑内资料丢失无法找回；因员工工作调动或离职，在带走个人电脑的同时也带走了电脑中的文档资料。另外，建筑施工企业员工流动性较大，员工电脑中可能存储着若干个项目的文档资料，资料繁多、存储混乱。

2.2 版本混乱，不易维护

施工方案、图纸等文档资料，需要经过多次修改与更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改过程中的多个中间版本，该不该保存呢？如果保存中间版本，在员工电脑中，同一个文件就会出现多个版本，这样就会显得不清晰，很混乱；如果只保存最新版，不保存中间版本，在修订最新版需要回滚到以前的版本的时候就无法回滚，另外，每个中间修改版本，都有修改原因及修改记录，对最新版文件能起到支撑和解释的作用。

2.3 存储分散，难于协同

建筑施工企业项目遍布全国各地，电子文档资料也分散存储在全国各地，这样就导致了企业的电子文档资料成为若干个孤立的小岛，信息查找难度大，文件利用效率低。项目上的电子文档资料很难被公司其他项目所利用或借鉴，公司机关各部门也只能通过线下沟通联系方可获取相应电子文档资料，然而线下获取资料受到诸多因素限制，导致获取资料不及时、工作效率低下等情况。

3 系统设计与实现

针对上述问题，建筑施工企业应建设一套企业级的电子文档安全管理与协同共享平台，一方面可实现企业电子文档集中存储、安全管理；另一方面可实现协同共享，提高电子文档使用价值。

电子文档安全管理与协同共享平台不同于以往的企业网盘或企业私有云，电子文档安全管理与协同共享平台在做到集中存储的同时，还提供了文件加密传输、系统安全备份、版本清晰明确、便捷协同共享、严谨权限控制、高效文件搜索、随时随地移动办公等强大的功能。

3.1 系统功能设置

3.1.1 集中安全存储。电子文档安全管理与协同共享平台为企业建立企业级的数据存储中心，通过互联网将公司机关及各项目连接起来。机关及各项目员工通过系统操作，将电子文档资料及时上传至电子文档安全管理与协同共享平台，实现企业电子文档资料集中存储、统一备份，避免存储过于分散，同时还能避免因误操作或病毒感染等导致的重要文档资料丢失、损坏，保障电子文档资料的安全。

3.1.2 加密安全传输。为保证电子文档资料的安全性，在文件上传时，系统会对文件进行必要的加密处理，加密后再进行存储。从服务器取得电子文档资料后需要通过系统解密处理，还原文件的本来面目，以便用户查阅。当然，电子文档安全管理与协同共享平台的加密和解密是一个动态加密和动态解密的过程，无需用户干预。

3.1.3 系统安全备份。电子文档安全管理与协同共享平台提供自动备份功能，支持自动备份企业文档文件、数据库文件以及程序文件，备份的形式可选完整备份或增量备份。即使因某种原因导致服务器中文件丢失或数据损坏，系统也可以第一时间进行恢复，减少企业损失。

3.1.4 版本清晰明确。电子文档修改或更新后，系统能清晰地记录文件的修改与更新版本，全程记录文件的每一个历史操作，自动为每个文件版本编号，并保存文件的所有版本。在系统前台，显示文件的最新版本，打开文件详情后，在版本列表内会显示文件的所有版本，以便用户查阅或回滚至以前版本。

3.1.5 便捷协同共享。系统建立了企业内部安全、高效的文档分享平台，通过文件发布、推荐、订阅等功能，取代传统QQ、邮件等形式，实现电子文件的快速共享，保障信息传输的安全性与时效性。分享更加高效，协作更加便捷。

3.1.6 严谨权限控制。除便捷高效的协同共享功能外，系统后台还能够建立严谨完善的权限体系，不仅可以对员工所在部门或项目、职务、角色等进行多维度授权，还可以对文件夹进行多层级授权。通过严谨完善的权限体系，一方面，员工可以查阅自身权限下的所有文档资料，解决了跨部门、跨项目借阅困难的问题；另一方面，员工不能查阅自身权限以外的文档资料，避免了企业电子文档集中存储可能带来的隐私和安全问题，保障了企业电子文档整体的安全性。

3.1.7 高效文件搜索。系统内置强大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根据时间、类别、标签、文件位置等多种条件进行查找；支持通过全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，减少查找时间，提高工作效率；支持文件名称、文件内容、文件类型、文件格式、扩展属性以及全部搜索。搜索条件和上一次搜索条件进行组合，支持无限次二次检索。

3.1.8 随时随地移动办公。电子文档安全管理与协同共享平台采用B/S架构（Brower/Server）与C/S架构（Client/Server）相结合的方式，支持浏览器和客户端两种访问方式，同时系统还为手机用户开发了安卓客户端和IOS客户端，不论员工在办公室还是在工地，均可随时随地登入系统查阅电子文档资料。另外，系统支持200多种文件格式的在线预览，无论是专业AutoCAD图纸，还是各种流媒体文件，都可直接在线预览，打破了文件必须下载到本地以及需要安装专业软件才能查看的限制，使得电子文档查阅更加方便、快捷、高效。

3.2 系统建设

系统建设流程如图1所示：

3.2.1 系统架设。系统初步筹划后，在市面上选择合适的软件合作商，选择软件商时要对其提供的软件产品以及售后服务做综合考虑。同时购置系统运行所需服务器，要综合考虑企业自身的用户规模、文件规模等因素来购置服务器。如1000用户左右的企业，可购置一台2U双路机架式服务器，采用英特尔至强E5-2600处理器（双CPU），最大支持8块3.5寸硬盘或16块2.5寸硬盘，最大可实现32T存储容量。

3.2.2 基础配置。系统安装部署并初始化后，导入企业组织机构及人员信息，并确定文件夹结构体系，可选择按项目或职能机构来建立文件夹体系，若按项目建立，每个项目文件夹中包含各职能机构子文件夹；若按职能机构建立，则每个职能机构的文件夹中包含各项目子文件夹。建筑施工企业以项目为重点，为确保各项目电子文档的完整性，建议建筑施工企业选择按项目来建立文件夹体系。研究确定系统的权限体系，根据员工的部门及职务不同，设置不同的文档查阅权限。

3.2.3 系统试运行。系统经调试后，选定某个项目作为试运行单位，开展试运行培训。在试运行过程中，发现问题要及时解决。试运行结束后需总结相关经验，为系统正式推广应用做好准备。

3.2.4 系统正式上线。企业需发布系统正式运行的通知，并逐级开展培训工作。定期检查监督系统使用情况，定期开展考核，保障系统的正常运行。

3.3 系统运行保障措施

3.3.1 领导的高度重视。企业的任何一项工作都必须有领导的重视才能更好地开展，否则工作开展起来会困难重重。电子文档安全管理与协同共享平台的推广应用工作也是这样，如果领导能高度重视起来，将会起到一个良好的带动作用，从而调动起各个部门、各个项目积极配合起来，更好地为电子文档安全管理与协同共享平台积累和充实原始数据，为系统的推广应用工作打下坚实的基础，创造良好的条件。

3.3.2 完善的管理制度。随着电子文档安全管理与协同共享平台的推广和应用，企业信息化主管部门应下发相应的管理制度。制度应条理清晰，明确电子文档上传的范围、格式、时间等要求，阐明系统权限体系、协同共享等事项，确保管理制度切实可行。

3.3.3 开展定期考核。系统推广应用后，企业信息化管理部门及各业务主管部门应对各项目开展系统应用情况的定期考核，切实监督各项目按时、按要求上传电子文档资料，确保企业电子文档资料的完整性。

4 结语

通过电子文档安全管理与协同共享平台的建设，一方面，可实现建筑施工企业电子文档的集中安全存储，加强企业电子文档的管理效率；另一方面，通过实现电子文档的协同共享和再利用，大大提高建筑施工企业电子文档的使用价值。

参考文献

[1] 王成良，曾德.企业信息集成平台电子文档安全存储 管理技[J].重庆大学学报，2003，26（6）.

[2] 李丽萍.浅谈施工企业文档信息化建设[J].大众科 技，2009，（11）.

作者简介：姚顺健（1986-），男，安徽黄山人，中交隧道局电气化工程有限公司信息化部门经理，研究方向：企业信息化。

（责任编辑：秦逊玉）