新时期电子档案管理面临的问题及对策探讨

谢　晖/河南省卫辉市教师进修学校

新时期电子档案管理面临的问题及对策探讨

谢晖/河南省卫辉市教师进修学校

随着信息化技术的迅猛发展，档案管理也发生了翻天覆地的改变，由传统的纸质档案形式转变为现代电子档案。电子档案不仅减轻了劳动程度，大大提高了档案管理工作效率和质量，还充分保障了档案资源的安全性，有效避免了档案丢失、篡改等不良事件的发生。但是目前我国的电子档案管理还面临着诸多问题，只有对这些问题进行详细分析，针对性地采取措施予以改进，才能不断提高我国电子档案管理工作的质量和水平。

电子档案；管理；问题；对策

档案管理工作一直是我国一个非常重要的工作内容。随着信息技术的飞速发展和广泛应用，我国的档案工作也面临着诸多的转变，传统的档案管理方式已经无法适应社会发展的现状, 电子档案管理迅速兴起。采用电子档案的管理方式，可以有效延长档案的保存时间，提高档案信息检索的效率，为利用者节省大量的时间。但由此也带来诸多弊端，如丢失信息、信息库被黑客入侵、破坏了完整的数据、网络病毒的传播等等。针对这些问题，必需采取有效的措施予以解决，使其能够更好的发挥积极的作用。

1.电子档案概述

随着计算机技术的不断发展，人们开始认识到计算机对于档案管理的重要作用。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程，十年后即第十三次国际档案圆桌会议上达成共识，即需要依靠信息化的手段来进行档案的管理。此后近二十年间由于计算机技术瓶颈的影响，对于采用计算机来管理档案的呼吁声音也逐渐消失。直到20世纪80年代,国外一直没有正式提出“电子文件”一词。其专门术语的发展大致经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段，直到计算机技术迅猛发展的近几年，才出现了电子档案这一说法。

电子文件档案在中国的发展开始于上个世纪90年代，1996年9月18日国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究。在2002年的时候，我国国家质量监督检验检疫总局发布了《电子文件归档与管理规范》，在这一文件中，将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”。

2.电子档案管理存在的问题

进入信息化时代后，许多单位都采用了自动化办公的运作方式，档案的管理也转换成了电子档案管理方式，这可以省去大量的工作者来参与到档案的管理工作。但由于办公自动化系统和档案管理的契合度并不高，使得档案的管理工作，还存在一些技术上的衔接问题。有的单位的档案管理人员，由于缺乏专业的知识，不能够很好地胜任这一工作，使得我国电子档案的管理工作，面临着诸多亟需解决的问题。

2.1原始性、真实性问题

原始性和真实性是一份档案最重要的两个属性，电子档案同样也不例外。若是该档案采用纸质化的制作方式，很容易就能够分辨出该档案是否是原始档案，内容是否真实。但是在形成电子档案的时候，人们可以任意就改变档案当中的具体内容，这使得电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。同时，电子档案并不是和其载体密不可分，其一旦离开了原有的载体，原始性就易受到破坏。在使用计算机形成文件材料的过程当中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。在这样的情况下，人们就很难分辨出这个档案是否还是原始、真实的档案。

2.2保管性问题

电子文件在保管、使用、传输的时候都需要依靠载体，这就会受到计算机硬件系统、软件系统等各方面因素的影响，同时也会受到网络技术、以及数字化环境的制约。其中存储载体对以上诸多因素的要求也会比较高，一旦遇到了一些恶劣的自然环境、黑客的入侵、病毒的迅速蔓延、硬盘损害、电压不稳定以及具体操作中的失误等，都可能造成载体的崩溃，所负载的电子文件也会随之消灭，重要信息会丢失。

2.3安全性问题

如今是全球信息化的时代，全球每个角落的人们都能够自由享受到网络带给大家的便捷，因特网具有较强的开放性，其覆盖了全球各个地区，每个人都能够自由地进入因特网当中，实现资源的共享。这也带来了信息管理方面的安全性问题。在电子政务系统当中，很多重要文件的传输都是通过因特网来进行，电子文件在传输的过程中，很容易遭到黑客的攻击，导致其内容泄露出来，或者内容被伪造。由于电子档案的保密性能不高、信息泄露、对原始档案删改的不易查处等问题，困扰着电子档案的正常接收、发送的工作，也妨碍了存储、归档档案的工作的正常进行，而现有的防火墙等防御技术，对蓄意入侵的黑客还难以防范。因此电子档案的信息管理，还存在着严重的安全性不足的问题。

3.电子档案管理对策分析

3.1健全电子档案管理的相关法律

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。

3.2加强电子档案管理技术措施

电子档案管理需要采用相关的技术措施,保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性，提高电子档案的可信度。因此我国在管理电子档案的时候，应该针对我国实际国情，分析我国的技术水平，制定一个科学的、可行的档案管理的标准，使档案从原先的制作、收集，到随后的整理、使用等，都能够受到严格的制度规范，保证该档案始终保持其原来面貌，内容足够真实。这就需要加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。另一方面，积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。

3.3加强电子档案管理人员的培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。一方面要加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才，加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习，使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强，为电子档案管理奠定坚实的人才基础。同时也要重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。增强他们的档案管理专业知识，提高他们的素质，同时让他们与时俱进，熟悉和使用计算机进行档案管理操作,做到档案管理现代化。

进入信息时代后，我国更多的文件管理工作都会依靠计算机技术来实现，纸质化的文件逐渐会被电子文件所取代。电子档案管理可以利用先进的技术与设备提高档案管理效率和利用率，还可以利用互联网技术实现档案资料的实时传输。但我们也要及时认识到我国电子文件档案在管理过程中存在的各种问题，仔细分析原因，提出相应的解决措施，确保电子档案管理的工作质量，更好地服务社会。

[1]郭沙沙.关于电子档案管理存在的问题及对策分析.决策与信息（中旬刊）,2015(6):103.

[2]厉小雅.电子文件档案管理面临的问题及对策探讨.卷宗,2015(1):38-39.

[3]宿强.新形势下电子档案管理存在的问题及对策.黑龙江科技信息,2015(1):115.