档案管理开拓新蓝海

文 | 本刊记者 石菲

档案管理开拓新蓝海

文 | 本刊记者 石菲

上海东方明珠广播电视塔是上海的标志性文化景观之一，塔高约468米。该建筑于1991年7月兴建，1995年5月投入使用，承担上海6套无线电视发射业务，地区覆盖半径80公里。这座上海第一幢超高层建筑在设计之初对于建设高度一致存在争论，在调阅了大量气象档案，仔细判断了风级等因素后，最终确定了468米的建设高度。

除了提供数据参考，档案还能发挥其他作用。

2009年6月27日清晨5时30分左右，上海闵行区莲花南路、罗阳路口西侧“莲花河畔景苑”小区内一栋在建的13层住宅楼全部倒塌。事故发生后，舆论普遍认为是施工方偷工减料造成了此次事故。在联合调查组对建筑商进行的审计中，根据建筑商提供的档案资料，证明了其进货材料和渠道的合法，排除了责任。

档案一直存在于人们生活之中，但是似乎档案只存在于老旧的档案室里，离人们的生活比较遥远。近年来，随着国家相关法律法规的相继出台，大数据的价值也让人们对档案的挖掘越来越重视，越来越多的人将目光投注到档案管理市场。

用档案创造价值

在国内综合档案管理系统领域，历时25周年，投资3个亿，东软一直处于先行者及领导者地位。

东软集团副总裁兼软件产品事业部总经理祖凌宇博士非常看好档案管理市场。他表示，随着2011年国家档案局发布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9号令），2013年发布《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10号令），标志着国家对档案管理的要求进一步提高。不管是省级、市级、县级的档案馆都要满足档案系统的合规性要求。另一方面，档案变得越来越有价值，不少城市的限购政策需要在买房、买车前查阅档案确保购买者符合资格，人们生活中对档案的需求越来越大。而随着大数据分析等技术的进一步加强，从档案中发掘新价值也成为很多企业的新需求。

自上世纪80年代以来，我国的档案信息化事业经历了最初的计算机辅助档案管理阶段、双套制下的档案信息管理阶段以及如今的电子文件管理阶段，但无论是哪个阶段的发展，档案信息化事业都离不开管理软件的开发与建设，数据库的开发与进步。档案信息资源管理软件作为档案信息化建设的链条，串联起了档案信息化建设生命周期的各个环节，成为档案管理信息化的轴心。

据统计，我国“十一五”末馆藏档案已达到39264万卷（件）。随着社会活动快速加强、信息化日益普遍，移动互联、社交网络、电子商务大大拓展了网络的疆界和应用领域。我国的档案数据广泛存在于政府、企业的各行各业。档案大数据时代已经到来。

档案管理分为三个阶段，第一阶段是在2005年前后的数据档案时代，2015年的信息档案时代，现在则迎来了知识档案时代。

为此，东软特地提出了档案管理系统的“大档案”概念，其内涵包括各种业务来源的数据和各种类型的电子文件，将这些档案纵向进行数据集成，横向进行应用集成。并将其与资产管理等其他信息系统相结合，形成多渠道知识利用，让档案大数据产生价值。

安全是重中之重

祖凌宇表示，在档案管理中安全是重中之重。如果安全措施不尽完善，随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题，档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁，管理工作也会陷入空前严峻的状态。

而安全也是东软综合档案管理系统最重视的方面。每当档案被浏览、打印、下载时，系统会根据不同时间、登录的不同ID，为所查阅的图片、文档等添加动态水印，如果档案发生泄密，可以很容易追溯到泄密的源头。

此外，东软综合档案管理系统还采用了OFD标准格式。OFD是由工业和信息化部软件司牵头中国电子技术标准化研究院成立的版式编写组制定的版式文档国家标准，属于中国的一种自主格式。

祖凌宇表示，东软在档案领域多年来在安全、规范方面做了很多的工作，并且通过先进的信息技术促进档案管理的优化和转型，引领档案管理信息化的发展。未来，还将通过不断的融合和跨越，为用户量身打造适合企业自身档案业务特点及未来业务扩展需要的卓越档案管理软件产品，坚持用软件为客户创造价值。

东软综合档案管理系统最新版本SEAS8.0是凝聚东软二十多年档案信息资源管理研究与实践成果的新一代档案管理平台，集安全、规范、智能与可扩展性等优点于一身，拥有强大的跨平台优势，不仅对档案业务环节全生命周期进行实时管理，而且全面支撑档案监督指导评价等档案管理工作；不仅支持所有主流的浏览器、中间件、数据库,而且支持全面国产化的软硬件；不仅可以实现企业数字档案馆的核心功能并建设档案门户，满足档案“收集、管理、保存、利用”的主线业务，而且保证档案的真实性、完整性、可用性、安全性，为日常档案管理工作的质量效率提升提供数字档案一体化平台支撑。

二十多年来，东软在档案信息化领域专注耕耘，积极参与国家档案局组织的“智慧档案研讨”、“数字档案馆（室）建设指南研讨”、“电子档案管理系统通用功能需求研讨”等，研制了国家档案局“国家电子文件支撑系统平台”（一、二、三期），承担了核高基课题“基于国产CPU/ OS的数字档案信息系统应用研究及示范工程”，协助编制了多个国家档案管理标准、规范、制度，为档案管理的安全性、规范化作出了重大的贡献。

东软在档案领域的客户遍布政府（档案局馆、社保、财税、公检法等）、央企国企、大型企业、能源电力、金融、军工等多个领域，已经累计为数千家客户提供档案信息化及咨询类服务。东软在国内首家推出完全BS架构的档案管理产品，采用纯JAVA技术开发，引领了档案管理软件的发展进步潮流。SEAS8.0作为主打产品，更是一经推出就快速在中国市场及广大客户群中取得积极的反馈和高度的行业认可，为北京档案局、华润集团、国药集团、南方电网、民生银行等提供覆盖全国的集中式、强管控档案数据管理平台，管理数百万册、数千万页的档案。

此外，东软的全智能档案管理系统还加入了智能化元素，如可根据监控自动调节库房的温湿度，以及根据领导、管理员、员工的不同兴趣点和不同权限进行定制推送等。