广东省水利档案统计工作的成效与思考

陈光琳,陈 璐

(广东省水利厅政务服务中心, 广东 广州 510635)



广东省水利档案统计工作的成效与思考

陈光琳,陈 璐

(广东省水利厅政务服务中心, 广东 广州 510635)

广东省开展水利档案统计,通过健全机构、建立联系人制度、召开专项会议、举办培训班、建立QQ群等方式,加强与水利部沟通协调,积极探索档案统计管理工作的新方法、新举措,及时解决统计工作中出现的各种问题,取得良好成效。通过总结3个年度全省水利档案统计工作主要做法和体会,提出存在问题和解决措施建议,有利于指导全省水利系统各单位水利档案统计工作。

水利;档案;统计;成效;思考

自2013年2月22日水利部印发《全国水利档案统计年报制度》(办档〔2013〕59号)以来,广东省水利厅认真贯彻落实水利部办公厅关于做好水利档案统计工作的有关部署和国家档案局、国家统计局《全国档案事业统计年报制度》(2012年6月)的各项要求,在水利部办公厅档案处关心和指导下,在全省水利系统各单位的高度重视、支持和各级水利档案部门的通力合作、积极配合下,广东省2013—2015年度水利档案统计工作有序开展,稳步推进,优质高效完成每一年度全省水利档案统计工作任务,按时上报水利部,取得良好成效,并在2015年全国水利电子信息档案管理及水利档案统计知识培训班上作典型经验交流发言。为进一步做好全省水利档案统计工作,总结3个年度全省水利档案统计工作主要做法和体会,提出存在问题和解决措施建议,有利于指导全省水利系统各单位水利档案统计工作。

1 水利档案统计工作的重要性

为全面、准确地了解全国水利档案工作基本情况、规范水利档案管理,依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国统计法》和《水利档案工作规定》,2013年2月水利部制定了《全国水利档案统计年报制度》。

水利档案统计工作是水利系统档案事业建设的一项重要工作,是了解和掌握水利档案的形成、管理、利用等情况和档案事业发展的重要手段。水利档案统计的任务是统计水利档案的接收、移出、整理、鉴定、数字化、保管、利用和档案工作机构、人员、经费等情况,以及档案的室藏情况、基础设施、档案信息资源开发、信息化管理等方面的调查登记和综合分析。水利档案统计具体通过表格、指标数字等形式,反映出全宗单位档案管理工作的真实情况,为水利档案管理提供强有力的数据支撑,在档案管理工作中占有重要的地位和具有重要作用。档案统计工作是整个档案工作中一项独立的工作环节,也是保证档案工作质量、提高档案工作水平的一项有效措施。广东省水利档案统计是全面了解和准确掌握我省水利系统各单位档案管理工作情况,是各单位作出水利建设管理科学决策的重要依据。

2 水利档案统计工作的要求

水利档案统计年报制度是水利统计的组成部分,通过逐级、定期填报档案工作基本情况统计报表来实施。要求水利系统各单位要高度重视,加强领导,落实人员,明确责任,及时、准确填报,不得虚报、错报、拒报或迟报；同时，要求各级水行政主管部门应认真履行对下级单位统计工作的监督、检查和指导职责,以确保各级档案统计工作的正常开展。水利档案统计报表的汇总、报送,则通过分级管理、逐级汇总、逐级报送的方式完成。省级水行政主管部门负责本单位、所属单位及所辖地区统计报表汇总、报送工作。

3 水利档案统计工作基本情况

自2013年水利档案统计工作开展以来,按照水利部办公厅的统一部署,省水利厅高度重视,精心组织、及早部署,全省水利档案统计工作进展顺利,各市、县(区)及下属单位、厅直属单位及二级单位按时完成水利档案统计工作任务。至2015年,广东省水利档案统计工作涵盖了287个单位,其中厅直属单位及二级单位20个,地级市水务局21个,地级市直属单位93个,县区水利(水务)局120个,县区直属单位33个,上报率100%。通过逐级上报的档案统计报表数据,使广东省水利厅全面掌握了全省各级水利部门的档案管理基本情况(见表1)。

表1 2015年广东省各级水利部门的档案管理基本情况

4 水利档案统计工作主要做法

水利档案统计工作是一项全新的工作,没有成熟的经验可循,时间紧、任务重、范围广。为确保全省水利档案统计工作按时完成,省水利厅采取一系列的有效措施,保障统计工作有序推进,达到了预期的目的。

1) 健全档案管理机构,加强统一领导和业务指导

根据2013年2月水利部印发的《全国水利档案统计年报制度》和2013年3月《水利部办公厅关于做好2013年水利档案统计工作的通知》, 省水利厅及时印发《关于做好2013年水利档案统计工作的通知》,部署全省水利档案统计工作。要求各级水利部门加强组织领导,建立水利档案统计管理构架,指定专人负责统计工作,落实各地级以上市水务局负责对所辖县(市、区)水务(水利)局及直属单位档案统计工作的监督、检查和指导职责,落实基层单位和经办人的工作任务、职责和要求。

此外,通过培训、检查等各种形式及时解决填报过程中的问题,督促各单位认真落实《全国水利档案统计年报制度》的各项要求,规范管理,按时报送。在转发《做好2014、2015年水利档案统计工作的通知》中,再次强调领导重视、落实责任、精心填报、严格把关、按时上报等方面的具体要求,并真正得到落实。

2) 加强培训学习,提高数据质量

为做好水利档案统计工作,提高档案统计数据的完整性和准确性,省水利厅于2013年7月11—12日在广州举办了全省水利档案统计业务培训班,全省21个地级市水务局具体负责档案统计工作的负责人和经办人员,120个县(市、区)水务(水利)局、20个厅直属单位和二级单位的具体负责档案统计工作经办人员,近200人参加了培训。培训班对全省水利档案统计工作进行部署；对《全国水利档案统计年报制度》进行解读,对填表说明以及水利档案统计管理软件的使用方法进行介绍,并采取现场答疑方式,解答疑难问题,取得良好成效。

3) 采用试点方式,以点带面整体推动

2013年7月,为推广好的经验和做法,省水利厅把广东省水利电力勘测设计研究院作为水利档案统计工作的试点单位,及时总结好的做法,掌握填报过程中容易出现错误的问题,以点带面,将好的做法推广到全省,重点关注易出问题的环节,确保水利档案统计工作顺利开展,统计数据符合要求。

4) 沟通协调抓联动,及时反馈促进度

为加强与水利部和全省水利系统各单位的沟通协调和业务指导,及时解决存在的问题,2013年3月省水利厅立即建立水利档案统计工作联系人制度和QQ群,其一,省水利厅档案人员始终坚持靠前指导,既抓统筹,也抓细节,为及时了解各单位的进展情况,制作了《水利档案统计工作进展情况表》,要求各市水利部门及时上报统计进展情况；其二,各级档案人员通过共享QQ群,随时提出遇到的问题,随时商讨解决方法,并分享统计工作中的好方式好方法；其三,及时对下级单位提交的数据进行校对检查,对数据填报有误的,及时通知相关单位调整修改,帮助修改完善,严把统计数据质量关。

5) 适时通报工作进展,表扬先进推动后进

2013年是水利档案统计工作的第一年,根据各级各单位的组织领导、思想认识、工作进度、业务质量等情况,及时印发《关于2013年水利档案统计工作进展情况的通报》,进一步明确工作要求,起到了较好的督促作用,有效地提高了各单位的积极性,确保了广东省统计成果按时上报水利部。同时,也为2014年和2015年统计工作的顺利进行打下了良好的基础。2014年10月,在转发《水利部办公厅关于2014年〈全国水利档案统计年报制度〉实施情况的通报》的同时,结合广东省水利档案统计情况,再次要求各单位切实加强组织领导、重视档案数据收集、及时更新软件系统、以及加大对下级单位的督导培训力度,全省水利档案统计工作效率和质量进一步提高。

6) 认真把好审核关,按时完成报送工作

面对全省水利系统287个单位的统计数据,省水利厅按照“分级负责,逐级汇总、逐级上报”的原则,要求各级水利部门要切实负起总责,对上报的数据进行认真审核,层层把关,特别是对今后报表数据的历史衔接和比对,要严格按照《全国水利档案统计年报制度》的要求和实际情况进行准确填报,杜绝错报、漏报、不报现象的发生,保证统计数据准确、完整和真实。

5 水利档案统计工作几点体会

以求真务实、扎实高效的工作作风,积极挥洒干事的激情,不断提升档案工作的服务能力和水平。

1) 各级领导重视和支持是关键

档案统计工作作为档案基础业务建设的组成部分,是一项长期性和持续性的工作。要求各级水利部门从思想上引起重视,明确统计工作负责领导,及时听取统计工作汇报,帮助解决统计工作中遇到的困难和问题。采取切实可行的有效措施,保证档案统计人员队伍的稳定,保证必要的档案工作经费和设备,将统计责任落实到人,为水利档案统计工作顺利开展提供有力保障。

2) 档案人员相互配合是基础

各单位档案人员在日常工作中按时完成年度各门类档案的收集、整理、归档工作,统计好各门类档案的数量；在填报过程准备阶段,认真学习《全国水利档案统计年报制度》,准确理解各相关指标的具体含义,熟练掌握统计软件,关注统计系统的升级信息,及时进行系统维护；在数据填报时,注意平衡报表各数据之间的逻辑关系,避免出现错误,保证了统计工作进度和质量。在3 a的统计工作中,各单位档案人员总结经验,不断摸索,掌握方法,提高工作效率,确保报送数据全面、完整和真实,通过全省水利系统档案人员的共同努力,按时顺利完成广东省2013至2015年水利档案统计工作。

3) 沟通渠道通畅和上传下达及时是保障

协调是完成统计工作一项非常重要的方面,随着工作的不断深入,上级与下级之间、下级与上级之间的联系与交往日益增强,只有充分重视沟通协调作用,才能更好地完成任务。因此,在统计工作中,各级档案人员通过电话、QQ群等方式,加强工作部署与交流,解决工作中遇到的问题,分享好的经验,形成良好的工作氛围,起到了上传下达的作用。

6 水利档案统计工作存在问题

1) 由于基层档案人员素质参差不齐或人员轮岗,对业务知识的熟悉程度也存在差异,对水利档案统计报表系统操作不熟练,因此，对统计报表中的各项指标理解上有偏差,导致统计数据填报有误,从而影响进度。

2) 个别单位水利档案统计工作进度滞后,影响了全省统计工作进度的推进。

3) 各填报单位接到上级年度水利档案统计工作通知后才开始开展相关工作,造成时间短,匆忙上报,影响统计质量。

7 水利档案统计工作建议

1) 基层档案人员要加强业务知识学习,熟练掌握统计信息工作和水利档案统计报表系统操作,做到准确、完整、真实、可靠,避免出现漏报和错报现象。同时,档案统计人员轮岗时应做好交接工作,确保档案统计年度填报的连续性。

2) 各单位,特别是基层单位应高度认识到每年的水利档案统计年报报送工作是常态化的工作,要注重做好平时档案的台账管理,每年1月应做好统计工作准备,待收到上级印发的档案统计工作通知后,能及时提交本单位的基础数据报表和综合数据报表成果。

3) 各级单位要严格审核下一级上报统计成果,发现问题及时纠正完善；认真复核本级统计数据,按时向上一级单位提交优质统计成果。

4) 鉴于统计工作涉及单位众多,分级层次多,自上而下部署以及自下而上逐级填报汇总审核上报,需要有相对充裕的时间,以保证上报数据的完整性和准确性,为此,各单位收到上级水利档案统计年报通知文件的处理过程和转印发通知文件的办文过程,应按急件公文办理。

(本文责任编辑 王瑞兰)

Effect and Consideration of Water Conservancy Archives Statistical Work in Guangdong Province

CHEN Guanglin, CHEN Lu

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangzhou 510635, China)

Through perfecting institutions, establishing contacts system, holding specific meetings and training classes, building QQ group, etc., and strengthening the communication with the Ministry of Water Resources, actively exploring new methods and initiatives for the management of archives statistics, various problems can be resolved. Guangdong water conservancy archives statistics work achieves good results. By summarizing 3 years experience of water conservancy archives statistical work in Guangdong province, problems and solutions are proposed, which can be helpful to guide provincial water conservancy system archives statistical work.

water conservation； archives； statistics； effect； consider

2016-01-25;

2016-02-25

陈光琳(1964),女,本科,从事综合档案管理和工程档案监督指导等工作。

G271.4

C

1008-0112(2016)02-0055-04