加强基层档案工作规范化建设之建议

徐扬+尹成英

摘 要档案管理是单位管理工作的重要组成部分，基层档案管理对与服务基层管理及发展具有重要意义，然而，基层管理部门对其价值缺乏足够认识，信息建设及队伍素质都非常弱，管理工作尚欠规范。本文从基层档案规范化管理的意义入手对其实施规范化管理现状及建议进行探讨。

【关键词】基层档案管理；规范化；建议

档案管理工作主要包括基础业务、组织管理、开发利用和信息化建设等内容。信息化建设的推进及经济的高速发展给基层档案管理工作带来新的挑战和内涵。然而，当前基层档案管理工作换不够规范，信息化 建设较为落后，管理队伍素质不高，且档案信息开发利用工作尚未开展，使基层档案管理工作缺乏科学性、现代性和规范性。本文从开展基层档案规范化管理的意义入手对其规范管理进行分析。

1 基层档案实施规范化管理的意义

1.1 基层档案规范化管理为档案信息资源体系的构建提供了重要保障

国家构建档案资源体系需要从基层做起，这也是其工作的基本思路。这是因为基层档案信息资源既历史地再现了本单位的发展轨迹，又是国家综合档案信息的基础来源，因此，应对基层档案做到应归尽归，应收尽收。只有基层档案资源 完整且丰富才能为国家综合档案信息系统的构建提供有力保障。同时，基层档案信息为信息化发展提供了重要的信息支持，对 基层档案实施规范化管理，也是提高档案管理现代化和信息化管理水平的重要措施，有效地推动着档案管理工作的科学有序发展。基层档案实施规范化建设能够将单位信息同档案信息同步规划实施，有利于利用档案的数字化、信息化来构建档案资源的共享，使其能够高效地服务基层单位各项工作的开展。

1.2 基层档案的规范化建设为档案资源的开发利用提供了资源保障

档案是一种原始记录，其将人类的社会实践活动记录下来，是留存社会记忆的一种方式，具有重要的参考作用和凭证性。档案管理工作不仅仅是保管档案资源，更重要的是对其进行开发利用，充分认识档案信息资源的价值，将其变成活生生的能够服务社会发展的信息资源。基层档案工作规范化的实施，能够提高基层档案管理工作的科学性和规范性水平，是档案资源价值开发的重要保障。

2 基层档案实施规范化管理的现状

2.1 档案认识不足，意识淡薄，队伍素质不高。

当前，基层单位对档案管理工作缺乏足够的认识和重视，认为档案管理是一项可有可无的工作，因此，在人、财、物等方面的投入非常少，无法保证档案管理工作的顺利开展[3]。有些基层单位也将档案管理纳入年度工作计划，并设置专人负责，但却未能将档案管理工作作为长效工作来抓。这也就使得档案管理工作人员的工作积极性不高。然而，档案管理工作的专业性较强，档案管理人员若无良好的工作态度和深厚的专业素养是很难胜任此项工作的。在实际工作中，许多基层档案管理人员却无此专业知识，加上一岗多职，使其难以有精力和时间来提高档案管理业务技能，尤其是在工作频繁变动状态下，档案管理人员更是无心也无力去专研档案业务技能，进而导致基层档案管理人员专业素养普遍较低，这极大地影响着基层档案管理的持续性和稳定性。

2.2 基层档案管理体制不够完善，保管条件差。

基层档案管理工作中，缺乏完善的保管、收集、利用、借阅和保密制度，尽管有些基层单位建有一系列档案管理制度，但却未能严格执行，致使其形同虚设。对档案的归档、收集及分类整理等工作均未能及时完成，借出及归还手续不全，甚至存在不归还等现象。这种现象，不仅有对档案工作的重视不够有关，也同其管理无完善体制相关。此外，基层档案的保管条件较差也其得不到重视的重要体现，更是其价值未能被利用的真实写照。当前，许多基层档案室没有除湿机、空调及灭火器等基础设施，且设备陈旧老化，许多设备的存在价值仅是应付检查。甚至一些档案室成为杂物及废旧物品的堆放地，非常凌乱，这些存档保管条件很难保证档案的完整性，很难适应当前档案管理的新形势和新要求，也很难有效开发利用档案的价值。

3 基层档案实施规范化管理的相关建议

3.1 完善基层档案管理的制度建设

基层档案管理的制度建设既有管理制度也有人才制度。实施规范化管理必须以此完善的制度建设来保障，这种系统的制度同时也是实现基层档案规范化管理的重要途径。构建完善的管理制度，需要对档案进行集中管理，对档案的收集、分类整理、开发利用及保管等制定完备的业务制度，并严格执行，以制度管理档案和管理工作人员，形成依规办事和遵章行事的良好风气。同时，应重视人才的建设，强化人才队伍建设，组建一支专业性强的人才团队。档案管理不仅要理论知识扎实，还要有较强的责任心、耐心、事业心及较高的专业技能知识。然而，基层档案管理人员工作调动频繁，管理队伍极不稳定，这位管理团队的建设带来一定难处。因此，相关单位应采取定人定岗的措施，以确保人员的稳定，进而保障基层档案管理工作的有效性和持续性。

3.2 重视档案价值和加大档案管理的投入

要想做好档案管理工作必须先从思想上认识到档案的重要性及其利用价值。尤其是部门领导，应首先提高思想认识，加大对档案管理的投入，为其规范化管理提供物质、技术及人才保障。基层单位应明确管理的目标和职责，对档案的分类整理、收集及保管、开发利用等程序进行明确，构建由上至下，环环相扣的运行机制，做到制度性和准则性。同时，建立考核督查机制，对基层档案管理工作进行定期检查和总结，并对其阶段性工作进行分析总结，查找管理中的问题及不足，并及时纠正问题，必要时向领导汇报或邀请相关专业人员进行指导。此外，还应强化档案室的硬件设施建设。利用现代技术装备和环境来确保其管理的规范性和高效性，并将其作为评价规范管理的重要指标。基层单位应加大投入，为档案规范化管理积极创造条件，不断提高管理技术水平和装备水平，改善档案保管的环境。

总之，基层档案管理的规范化建设，需要主管部门提高认识，切实意识到档案的价值，为档案的规范化管理提供良好的制度保障、人才保障和物质保障，加大基层档案管理的硬件设施建设，利用现代科学技术和管理手段来实施规范化管理，并不断开发利用档案价值，使其价值得到最大发挥。

参考文献

[1]李双.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代国企研究，2015（14）：63.

[2]王冬梅.新形势下如何实现档案管理工作的规范化[J].民营科技，2016（07）：99.

[3]李亚红.事业单位档案管理规范化路径探讨[J].办公室业务，2016（17）：109.

作者单位

1.国网冀北电力有限公司香河县供电分公司 河北省香河县 065400

2.国网冀北电力有限公司大厂县供电分公司 河北省大厂县 065300