食品样品管理是检验检测之基础

文 刘桂琼

食品样品管理是食品检验检测过程中的关键控制点，其管理的合理性直接关系到食品样品的检验检测报告是否客观、公正、准确，做好食品样品管理是检验检测工作的必要环节。检验检测机构需根据《检验检测机构资质认定评审准则》的要求建立和保持样品管理控制程序，确保样品在运输、接收、存储、制备、处置过程中得到妥善保存和合理处置，保证样品的完整性、代表性和有效性，以确保检验检测结果的科学、公正。

监督抽检样品不得由被抽样单位送达

检验检测机构的食品样品一般分委托样品和监督抽检样品。委托样品的抽取和运输由委托方自行负责，监督抽检样品的抽取和运输由抽样单位抽样人员负责。监督抽检的样品、抽样文书及相关资料应当由抽样人员携带或者寄送至检验检测机构，不得由被抽样食品生产经营者自行送样和寄送文书。

食品安全监督抽检和风险监测的抽样检验工作应按照国家食品药品监管总局发布的《食品安全抽样检验管理办法》和《食品安全抽检实施细则》（2 0 1 6版）规定执行，保证食品安全抽样工作的科学性、规范性。对有特殊贮存和运输要求的样品，抽样人员应当采取相应措施，保证样品贮存、运输过程符合国家相关规定和包装标示的要求，不发生影响检验结论的变化。如需要检测微生物指标的样品，由于其特殊性，复检机构不得予以复检，所以对需要进行微生物检验的散装食品抽样时，应现场填写《散装食品微生物抽样现场记录单》，记录现场环境、取样设备等情况，记录单与抽样单一起作为检验原始记录保存。对存放时间长短会影响检验检测结果的样品，抽样人员应特别告知检验检测机构，迅速安排检测，确保样品满足检验检测要求。

接收样品需进行严格查验评审

接收客户委托样品时，应填写《检验检测委托协议书》，协议书内容应包括：单位信息、样品信息、检验性质、检验项目、检验依据、相关资料、是否同意分包、样品处理方式、取报告方式、检验费用及检验检测机构与委托方的确认签名等。接样员进行合同评审时，要根据客户的检验检测需求，查看样品状况（包装、外观、数量、型号规格、等级等），并清点样品，认真检查样品及资料的完整性，检查样品的性质、状态是否适宜进行要求的检验检测，评审符合要求的，接样员（受理人）与客户确认签名，协议生效。客户若有特殊要求时，应报技术负责人进行合同评审。需要在检验检测报告中标注生产厂名的，协议书需加盖委托方单位公章并提供营业执照、委托人身份证等证明文件查验，协议书及提供的相关资料复印件要同检验原始记录一并存档。委托样品一般只接收检样无需留样，样品量应满足所检项目需要。委托检验的检验检测报告结果仅对来样负责。

接收监督抽检样品时，应签订委托协议（检验检测机构自己承担的抽样除外），查验、记录样品的外观、状态、封条有无破损以及其他可能对检验结论产生影响的情况，确认样品与抽样文书的记录是否相符，评审符合要求的，分别对检验样品和复检备份样品加贴相应标识，按照相关要求入库存放。对抽样不规范的样品，检验检测机构应当拒绝接收并书面说明理由，及时向组织或者实施监督抽检的管理部门报告。

标识唯一可追溯，储存保证完好性

样品验收合格后，收样员对接收的样品立即加贴样品状态标识，同时写上样品编号（编号为 “报告编号”），标识上应标注“检样□”、“留样□”，在“检样□”处打“√”的样品及时送检验室，在“留样□”处打“√”的样品交样品管理员登记保存于样品室。样品标签一般应粘贴在样品包装上，当一份样品在检测过程中需分割、分离成多份时，其样品编号应进行相应的转移标示，样品在检验室传递中，样品编号不得改变，以确保样品标识及其状态标识的唯一性和可追溯性。

样品管理员负责样品的储存。样品室应配备相应的设施，专人管理，限制出入。样品要分类存放，确保安全、不污染、不变质，存放样品应标识清楚、做到物账相符。样品的储存环境条件要与样品的要求相符，储存分为常温储存和低温（冷藏或冷冻）储存两种方式，不易变质的如大米、面条、糖果等样品常温储存即可，如湿米粉、牛奶、糕点等样品需要低温冷藏柜储存，如冷冻饮品、水产品等样品需要冰箱、冰柜冷冻储存。样品管理员负责保管样品的完好性，应根据样品的储存条件要求储存样品，定期检查样品储存状态是否符合要求，监控和记录这些环境条件以保证其在保存期内不变质。留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。

对抽样不规范的样品，检验检测机构应当拒绝接收并书面说明理由，及时向组织或者实施监督抽检的管理部门报告。

流转记录应完善保存，制备应真实有效

样品流转按检验工作顺序进行，评审符合要求的样品，收样员做签收登记并及时移交至检验室，检验室人员检查样品符合后确认签收。检验室分样人员按检测指标填写《样品流转单》分配到各检验人员，样品传递时样品（报告）编号不得改变。检验员得到样品后，在样品标识的“待检□ ”中标记“√”，开始检验后“在检□ ”中标记“√”，完成所有检验检测项目后，在“已检 □”中标记“√”（样品完全损耗除外）。检验室人员在样品试验完毕后，有剩余样品的及时将余样返还业务室交于样品管理员转入样品室保管。样品管理员应把余样统一放置在有检验完毕标识的区域。样品在检验检测机构的整个周期内的流转记录应妥善保存，以备核查。

样品的制备是确保检验检测活动有效性的关键因素之一，当样品需要准备/制备时，检验人员应严格按照相应的要求进行操作，制备时应将样品及样品的标识加以保护，使样品处于真实的待检状态。

样品处置分类、分段进行

委托的剩余样品，根据客户签订的有关协议书要求，按以下几种方式处理：（1）客户需领回的样品，一般客户在领取检验检测报告单时领回；（2）有价值不领回的样品，每季度清理处置一次（不宜保存的，在报告申诉期过后立即处置），处置时样品管理员要填写《样品处置单》，经业务室负责人审核，报分管领导批准后进行处理 ；（3）破坏性检验检测的样品，检验室可作为生活垃圾进行清理。

监督抽检样品检验结束后，样品管理人员根据检验结果对样品应作出不同方式的处置：（1）检验结论合格的，检验检测机构应当自检验结论作出之日起三个月内妥善保存复检备份样品。复检备份样品剩余保质期不足三个月的，应当保存至保质期结束。食品生产经营者检验合格需退回的样品，在满三个月后通知领取并登记签收确认（购买的监督抽检样品可不退回）。合格且不退回的监督抽检样品，样品管理员要填写《样品处置单》，经业务室负责人审核，报分管领导批准后进行处理（超保质期的，可作生活垃圾销毁处理）；（2）检验结论不合格的，检验检测机构应当自检验结论作出之日起六个月内妥善保存复检备份样品，复检备份样品剩余保质期不足六个月的，应当保存至保质期结束。不合格且超留样期的监督抽检样品，样品管理员应填写《样品处置单》，由业务室负责人审核，报分管领导同意，作为生活垃圾销毁处理。

避免样品非检验性损坏、丢失

抽样人员和检验检测机构中接触样品的相关人员要对样品的安全防护负责，严格遵守有关样品的使用说明，避免非检验性损坏，防止丢失。接触到样品的各室应按相关的安全防护要求实施有效控制并作好记录。

检验检测机构对客户的样品和有关资料信息予以保密，与检验检测无关的其他人员均不得查看样品，对客户提出的特别保密要求，各岗位人员按相应的保密措施控制实施。如发生样品损坏、丢失等情况应及时调查并说明原因，由责任人或部门做出《样品损坏、丢失报告》，质量负责人提出处置意见，报技术负责人审批后作相应处理，必要时，与委托方联系解决。

样品管理工作看似简单却繁杂琐碎，容易被忽视，但食品样品管理是检验检测活动的基础，样品管理的好坏直接影响检验检测结果的准确与否，检验检测机构保护样品完整性不仅是检验检测的需要，也是保护客户机密和所有权的需要，以及检验检测机构证明诚信服务的需要。因此，检验检测机构应严格实施样品管理程序，降低检验检测风险，更好地为客户服务。