运用PDCA提高国家自然科学基金申报形式审查通过率

林桂平* 陈翠薇

中山大学孙逸仙纪念医院 广东广州 510120

运用PDCA提高国家自然科学基金申报形式审查通过率

林桂平* 陈翠薇

中山大学孙逸仙纪念医院 广东广州 510120

我院国家自然科学基金申报项目在形式审查环节多年来都存在不通过的现象，为解决此问题，我们以“提高国家自然科学基金申报形式审查通过率”为目标，通过运用PDCA质量管理方法，实施多个有效对策，将国家自然科学基金申报形式审查通过率提高到了100%，说明运用PDCA的原理和方法确实有利于提高国家自然科学基金申报形式审查通过率。

PDCA；国家自然科学基金形式审查；通过率

一、前言

近年来，PDCA 循环管理方法被越来越多地应用到了医院管理中，使医院管理更为规范化、科学化与精细化。国家自然科学基金项目是医院科研管理部门一年工作中的重头戏，其申报工作同样需要借助PDCA的管理模式，从而避免出现不必要的失误。

二、PDCA的运用

（一）计划阶段

1、选题理由

基于国家自然科学基金竞争的激烈性，拟申请者须从正式申报前一年的八月起，经历半年甚至更长一段时间的查阅文献、做预实验、整理数据、撰写标书等过程，方能酝酿出一份有竞争力的申请书，其付出的时间和汗水不言而喻。国家自然科学基金项目的评审流程一般包括五大步骤，分别是形式审查、初审、同行专家网络评审、学科专家会议评审、批准立项。其中，形式审查是项目评审的首要步骤，也是关键的一步，审查的内容包括申请材料的形式要件是否具备，如申请人的基本条件是否具备、申请人或项目组成员是否超项、选择的领域是否正确等，以及填报是否符合规定形式。形式审查犹如一条“生死线”，决定着申报项目的命运，申请人学术水平再高、申请书写得再出色，如果形式审查不通过，其项目将马上被淘汰，无法进入科学评审阶段。然而，申请人往往会将注意力放在标书本身的内容上，而忽视了形式上的要求，在初审时惨遭淘汰，痛失竞争的机会。由此可见，提高国家自然科学基金形式审查通过率的工作势在必行。

2、现况调查

2008年至2014年的数据显示，我院每年都有申请者在形式审查这一环节被淘汰，其中2012年多达7个。形式审查通过率同样说明问题，不通过的项目数越多，形式审查通过率也就越低，2012年的通过率低至95.9%。其中，还有不少教授级别的申请人也因形式审查不通过的问题而无缘国家自然科学基金。

表一　近年来我院国家自然科学基金申报项目形式审查情况

3、原因分析

通过反复调查、总结，我们找出了如图十一点、十九小点导致形式审查不通过的原因，并从重要性、迫切性、可实施性三方面进行了讨论，最终确定五个导致形式审查不通过的最主要因素，归纳起来则为：（1）申请人、科管人员培训不足；（2）形式审查没有固定的参考标准；（3）科研科与学校未形成牢固的双重保障。

图一　形式审查通过率不高的鱼骨图分析

4、制定对策

找出要因之后，科研科进行了深入地探讨，针对要因逐条制定了改正或改进的对策，尽可能做到“连根拔起”，杜绝形式审查不通过的现象发生。

表二　提高国家自然科学基金形式审查通过率的对策列表

我们希望通过实施以上对策，使国家自然科学基金申报形审通过率达到100%，实现我院形式审查不通过项目数零的突破。

（二）执行阶段

1、对职工进行培训

第一，针对申请人经验不足、缺乏培训的问题，定期举办国家自然科学基金申报培训会，向申请人系统讲解申报规程、项目申报书撰写规范注意事项，强调形式审查在国家自然科学基金申报过程中重行性。同时，邀请院外专家来院开展申请书撰写帮扶，在帮助申请人理清研究思路、凝练科学问题、制定研究计划的过程中发现并提示其改正形式错误。第二，针对科管人员，要求其参加院内外至少两场的国家自然科学基金申报培训会，并须认真记录在形式审查方面需要注意的事项，以便用于开展院内形式审查工作。

2、制定形式审查参考标准

为细化国家自然科学基金申报工作，科研科对申请书逐个地方注意事项进行整理后，以通知形式发布在医院网站，方便申请者查阅并逐条对照修改。此外，在申请者提交申请书前，科研科还发放形式审查对照表给申请人，进一步为申请人形式自查提供帮助。

3、形成院校双重保障机制

一方面，科研科形成内部联动机制，每份申请书须经至少3位科管人员审核确认无误后方可提交至上一级管理部门；另一方面，作为高校附属医院的科研管理部门，科研科加强与学校科研院的交流、沟通，形成科研科与学校的双重保障机制，再次确保申请书没有形式问题。

（三）效果确认

通过为期四个月的对策执行，科研科顺利地提交了所有申请书。2015年5月，国家自然科学基金项目形式审查结果公布，我院形式审查通过率达到了100%，实现了我院形式审查不通过项目零的突破。

（四）巩固措施

通过针对要因实施对策，我们达到了预想的目标，这说明我们采取的对策确实可行、有效。对于有效的对策，我们将其整理制定成为制度、标准或使其成为例行会议，如每年举办国家自然科学基金项目申报帮扶的制度、形式审查要点参考标准、申请书撰写培训会等。通过制定这些制度、标准或举办例行会议，才能保证对策效果的持续稳定。同时，我们也将继续探索和学习新的对策，进一步改进国家自然科学基金项目申报过程中的不足之处，并借鉴同行中好的经验，在工作中不断地发现问题并解决问题。

三、讨论与总结

此次我院通过运用PDCA质量管理方法，针对申请人和科管人员培训不足、形式审查无固定的参考标准、科研科与学校未形成牢固的双重保障三方面进行了改进，使我院国家自然科学基金形式审查通过率达到了100%，全部申报项目均通过形式审查并进入科学评审环节。在取得成绩的同时，我们也发现了许多不足之处，如申请人自身对于国家自然科学基金项目申请的要求重视程度不够；受申报时间限制，若申请者未遵循科管部门规定的提交时间，可能导致申请书不能得到全面的审查；少部分形式审查受到主观因素影响等。质量改进是一项持之以恒的工作内容，长期的成绩和效果需要持续的改进工作方能得以延续。今后，我院科研科将在科研管理的其他方面进行持续改进，进一步提高医院科研水平。利用PDCA循环方法提高我院国家自然科学基金项目形式审查通过率属我院科研科首次尝试，希望能对其他同行单位提供借鉴和参考。

[1]邓艳.PDCA循环模式在医院感染管理中的应用效果[J].实用临床医药杂志,2016,04：187-188.

[2]邵晶晶,魏永祥.加强国家自然科学基金申报组织与过程管理的质量控制[J].中国科学基金,2007,02：113-116.

[3]于迎建.国家自然科学基金项目申报的精细化管理探讨[J].农业科技管理,2011,05：27-29.

林桂平，男，1977年出生，中山大学，医学博士，研究方向：医院科研与学科建设。

陈翠薇，女，1990年出生，香港大学，公共卫生硕士，研究方向：医院科研与学科建设。

林桂平