论高校档案工作如何向高层次发展

张建修（河南大学档案馆　开封　475001）

论高校档案工作如何向高层次发展

张建修
（河南大学档案馆开封475001）

摘要随着科技的飞速发展，传统高校档案利用工作模式已经明显无法满足社会各方面的需求。我们档案工作者应当从转变思想观念、构建档案信息资源体系、完善和优化馆藏、强化检索工具和目录建设、加强档案人才队伍建设等多方面入手，改变传统工作模式，将高校档案工作推向更高层次。

关键词高校档案工作高层次发展

目前，随着社会的不断进步和科学技术的飞速发展，以及人们档案意识的逐渐增强，档案和档案工作越来越被公众所认知。从而社会各界对高校档案工作提出了更高的要求，那些传统的服务功能和模式已远不能满足自身发展的需要，我们作为新时代的档案管理工作者如何打破这种被动局面，使档案管理工作更好地向高层次利用方向发展，已成为我们每一位档案人应该深入思考的问题。

一、更新观念创新体制

更新观念就是要求我们档案管理工作者不仅要管理好馆藏档案，更重要的是要跟上时代的步伐，进一步解放思想、开拓创新，树立开放意识、改革意识、竞争意识、科技意识、服务意识、法律意识和文化意识等，围绕学校中心工作积极主动、快速有效的提供优质服务，真正的发挥档案馆服务社会的功能。那么首先我们档案工作者应确立以下三种观念：一是开放的观念，就是要打破自我封闭，因循守旧的观念。也就是说我们只有从封闭走向开放，主动了解把握广大利用者的档案利用需求，不断增强应变能力，才能有效地开发和传递档案信息。二是注重档案的时效观念，充当“及时雨”与“雪中炭”，就是要求我们档案管理工作者不仅要具备一定的社会责任感和观察事物的敏锐性，更要主动配合学校各项重大活动，珍惜每一次显示档案工作的机会，及时把握学校活动的重点，并把这个重点作为开发档案信息的着力点，使档案信息在高校教学和科研工作中真正用得上、见实效，充分发挥档案信息对学校各项工作所起到的重要作用。三是主动服务的观念。就是要提高档案的服务性是档案工作的根本属性，我们只有确立主动服务的观念，在工作中才能产生自觉的服务行动，从而使我们档案工作者在进行日常档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。因此我们必须建立起开放的、现代的档案工作体系，紧紧扣住时代的脉搏，拓宽档案服务渠道；改善档案服务功能，变从属性为主动性和预见性；树立超前意识，树立大档案的观念，把我们的服务延伸到生产活动中去，延伸到领导者决策中去。我们要选定好主动服务的突破口，越是学校重要的工作就越要把档案管理延伸到那儿，档案信息服务就越要提供到那儿，越是人们关注的活动，档案工作就越是要跻身其中。只有这样，档案管理才能在各项服务工作中进一步扩大其影响，档案信息才能成为“源头活水”。

二、优化馆藏、加强信息化建设

我们作为高校档案管理工作者不仅要丰富并改善档案信息资源的结构，还要建立档案信息资源保障体系。档案馆藏量的优化和丰富与否，是实现提供档案利用服务的前提条件和必要手段。我们接下来的工作是要注重加强档案的征集工作，千方百计的完善和丰富收集范围与征集门类，力争建成档案内容丰富、数量充足、结构合理、质量优化并有特色的档案信息资源保障体系。

所以，要达到这一目标，首先要求我们档案管理工作者要把完善和优化馆藏作为我们档案工作的重点。并围绕这一重点制定出相应的政策和办法，调整馆藏结构，进一步丰富和优化馆藏。对学校在各项活动中形成的保存价值较大的而又重要的档案一定要征集入馆。例如：纸质档案、实物档案、照片档案、磁盘、录像带和光盘等存储介质的档案等。不但要征收，而且还要登记、立卷，这样我们的档案变得内容丰富，有东西可看，做到利用者愿意进、愿意看，更好地为学校的教学和科研工作提供优质服务。

学校档案馆是立足于学校，为学校的改革和发展起到了重要作用。所以，切实改变各部门档案信息资源的分散管理，实现集中统一管理全部档案，把档案馆建成一个学校档案信息资料中心是时代的需要。通过建立档案馆将档案信息分类管理可以适时统计档案室最新的馆藏情况，通报各方面的利用档案取得的成效，开展各种形式的咨询服务活动，以此引起师生们的重视，提高其参与利用档案的意识，引导师生们积极利用学校档案解决实际工作中的难题，处理一些事务纠纷。

随着档案信息资源的快速增长，人们对档案的利用也愈来愈频繁，传统的档案利用方式与方法已远远不能适应现代社会对档案信息利用和信息源加工工作的实际需要。当然这些都要求档案管理者能够及时、全面、准确、系统地将档案信息进行有效地浓缩和有效地存贮，以便于更好地为利用者提供服务。因此，要创新现有档案信息资源开发利用工作的方式，大力改进和积极更新档案利用的内容和方法，并尽可能地学习使用现代科学管理技术，特别是要更好的利用计算机技术和网络应用技术。

目前我校档案馆在信息检索方面已得到一定的改善，正在努力建立一个系统的、科学的、相互配套的、结构合理的档案信息检索网络，并将利用率高的档案信息开发成全文数据库，放在网络上供师生查阅、下载。对于日常利用率一般的档案信息，则建立目录数据库，为学校利用者查考、检索提供便利。力求实现档案利用的现代化、科学化，以全面揭示和介绍档案室保存的档案分类和内容，力争方便、快捷地为师生们提供高质量、全方位的信息检索查询服务。

三、提高档案工作者素质

档案信息的利用工作是一项对档案信息资源进行开发、整合、编研、录入、查询和提供利用，以满足广大用户对档案信息需求的过程。对于其中的若干个工作环节的完成，无疑要靠档案管理工作者。因此，我们作为档案管理工作者是档案信息利用中不可缺少的关键要素之一。尽管近几年来我们的档案工作者们在档案的科学管理方面较前几年有了很大地提高，但在一些方面仍难以适应时代发展的需要。例如：对电子档案管理以及电子数据处理方面等，如果我们现在还麻木不仁，无动于衷，那将会使我们的工作始终处于被动状态。所以我们必须开展多种形式、多种层次的知识技术培训，不断增强档案工作者的知识储备、技能储备和创新能力，努力建立一支与时俱进的高素质档案人才队伍。使档案管理工作者们不仅文化素质高，政治觉悟高，档案专业理论水平高，而且在日常管理工作中的实际操作能力也要得以相应的增强，以能熟练使用现代化管理工具，具备信息技术对管理人才的基本要求——计算机应用，网络应用知识等。只有这样，我们才能争取主动，也才能使我们的档案利用工作跨上一个新的台阶。

总之，新时代的档案利用工作就是要“揭开面纱，展露自我”，实现理念上的全面更新，大胆跻身于市场经济的大潮中。我们应顺应这种潮流，充分挖掘档案的潜在利用空间，走出自我，敢于开拓，重塑档案利用的全新形象。

参考文献

［1］菅娉娉.论高校档案工作的可持续发展［D］.山东大学，2008.

［2］乔茂有.关于构建高校档案工作新模式的探讨［J］.档案学研究，2009（2）.

［3］关莉莉.浅析高校档案管理创新［J］.科技风，2014 （22）.

Discussion on How to Develop the Archives Work to a Higher Level in Colleges and Universities

Zhang Jianxiu
（Archives, Henan UniversityKaifeng475001）

AbstractWith the rapid development of science and technology，traditional colleges and universities archives work mode has already unable to meet the needs of all sectors of society. In order to promote the archives work of colleges and universities to a higher level，we archivists should change traditional work mode by changing ideas，building archival information resources system，improving and optimizing collection，enhancing search tools and directories construction，strengthening the talent team construction and so on.

KeywordsColleges and universitiesArchives workHigher levelDevelopment

中图分类号G270.7

文献标识码B

文章编号160229-7214

作者简介

张建修，男，1959年9月生，副研究馆员。