列巧替换实现省纸打印

马震安

办公人员有时需要打印参会人员的名单，但有关部门提供的记录表往往只有一列，要打印Excel工作表中的所有参会人员名单，若记录非常多，直接将其打印在A4纸上就会造成很大的浪费。如果能将单列数据变成多列再进行打印，就会有效节约纸张（图1）。

快速实现单列变多列，可使用一段接一段地剪切、粘贴的笨办法，也可以使用更加方便的插件进行设置，或者也可以将记录复制到Word中再进行分栏。这些方案虽都可行，但操作起来都比较费事。其实，只需巧妙地利用Excel中的“替换”功能，就能轻松实现上述需求。

1. 建立替换内容

在本例中，假如想在A4纸上输出5列，这时就可以在C2、D2单元格分别输入“A2、A3”，在C3、D3单元格分别输入“A7、A8”。选定C2：D3单元格区域，向右拖动填充到G3单元格，再选定C2：G3单元格区域，向下拖动填充，直到所要打印的最后姓名所在的单元格的名称出现为止，在本例中显示出A109就可以了（图2）。

2. 单列转多列巧实现

完成替换内容的填充后，接下来就是见证奇迹的时候了。选定填充区域，点击“替换”按钮，替换内容中输入“A”，替换为中输入“=A”。这时候，被填充单元格的内容就变成了姓名列中的相应内容了。删除多余的一列原始数据，这时候就实现了单列变多列了（图3）。

接下来进行打印，只需要添加好表头，设置好打印区域，就可以省省纸打印了。