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列巧替换实现省纸打印

2016-12-16马震安

电脑爱好者 2016年21期
关键词:记录表单元格插件

马震安

办公人员有时需要打印参会人员的名单,但有关部门提供的记录表往往只有一列,要打印Excel工作表中的所有参会人员名单,若记录非常多,直接将其打印在A4纸上就会造成很大的浪费。如果能将单列数据变成多列再进行打印,就会有效节约纸张(图1)。

快速实现单列变多列,可使用一段接一段地剪切、粘贴的笨办法,也可以使用更加方便的插件进行设置,或者也可以将记录复制到Word中再进行分栏。这些方案虽都可行,但操作起来都比较费事。其实,只需巧妙地利用Excel中的“替换”功能,就能轻松实现上述需求。

1. 建立替换内容

在本例中,假如想在A4纸上输出5列,这时就可以在C2、D2单元格分别输入“A2、A3”,在C3、D3单元格分别输入“A7、A8”。选定C2:D3单元格区域,向右拖动填充到G3单元格,再选定C2:G3单元格区域,向下拖动填充,直到所要打印的最后姓名所在的单元格的名称出现为止,在本例中显示出A109就可以了(图2)。

2. 单列转多列巧实现

完成替换内容的填充后,接下来就是见证奇迹的时候了。选定填充区域,点击“替换”按钮,替换内容中输入“A”,替换为中输入“=A”。这时候,被填充单元格的内容就变成了姓名列中的相应内容了。删除多余的一列原始数据,这时候就实现了单列变多列了(图3)。

接下来进行打印,只需要添加好表头,设置好打印区域,就可以省省纸打印了。

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