以图言志 制作PPT中的精彩信息图

刘成

俗话说：一图胜千言。图片能给人带来直接、丰富的视觉信息，并且更适合现代人快节奏的阅读习惯。所以所以无论是在微博上、微信上、PPT中，大家都爱用信息图进行表达。那么有哪些好的信息图制作工具，又可以怎样快速在PPT等Office文档中插入长信息图？

磨刀不误砍柴工 了解信息图制作步骤

要制作出包含丰富信息的图片，显然不是指绘制一张简单的图片就可以表达。要完成一张信息图的制作，首先需要明确信息，明白整张图表要用来表达什么意图，确定了表达的基调后就需要选择使用什么图形模型来进行图片的组织和布局。比如并列型信息图（文字间的逻辑关系是并列的），它的特点是更直观易懂，适用于表达一些比较简单的事情；递进型信息图则大多以时间为核心的增长，一般用于历史事件的表述（图1）。

确定表达主题后就可以使用具体工具来进行图片的绘制，绘制图片应该简洁明了，便于看图者一眼就能够看懂我们需要表达的意思。完成图形的绘制后为了更易于用户的阅读，一般还需要在图片上添加注释文本，最后再对信息图的版面进行调整，润色就可以完成信息图的制作了（图2）。

事半功倍 用好信息图制作工具

信息图制作都比较专业，使用手绘难度较大，因此我们可以借助一些专业工具进行绘图。常见信息图制作工具一般分为：

1.专业工具，如Illustrator、Indesign、Coreldraw、Photoshop等等，这类工具制作出来的信息图专业、精美，但是对操作者要求较高，需要有足够的绘画专业能力，仅适合专业人员使用。

2.在线制作工具，如http：//www.easel.ly/、https：//venngage.com/、https：//www.gliffy.com、https：//www.processon.com等提供的在线制图服务，这种方法制作简单，网站提供大量的图表、素材等，我们只要联机即可使用。不足的是网站提供的在线素材有限，信息图制作还受网速等的影响，无法制作出比较专业的信息图，适合新手们使用（图3）。

3.常用软件，如Excel、Word等办公套件，这些组件是每个用户必装的软件，而且大家用起来也较为顺手。比如Excel具备图表生成和制作能力，结合文字注释可以做出非常专业的信息图来，适合大多数用户使用。下面我们就介绍如何使用Excel 2016制作一张信息图。

首先确定制作信息图的主题，比如要设计一个天猫购物流程，因为这是购物步骤，所以可以选择一个流程图结构。确定信息图结构后就可以打开Excel，然后根据整个购物流程，点击“插入→形状”，插入各种图形元素和箭头等连接符号制作信息图即可（图4）。

完成信息图的架构后，还可以在其中插入说明文字，并且对图形粗细、颜色、样式等进行修饰，完成合适排版后就完成信息图的制作了。

由于现在信息图的内容都比较丰富，制作的信息图大多比较庞大。在Excel完成信息图的制作后，对于较小的信息图可以使用视图缩放的方法，选择合适的比例能够显示全部图片内容后用截图的方法即可提取信息图。对于长信息图的截取则可以使用分步截图的方法，利用Excel的表格线作为参考先选择图形的上部进行截取，然后再截取图形的中部、下部，最后组合成一幅完整的信息图即可（图5）。

完成信息图的创建后就可以将其插入PPT中作为演示，不过对于长信息图在PPT中的使用我们还要注意一些问题。

比如在PPT中插入的是图表类的图形，由于PowerPoint默认会自动调节坐标轴的最大值/最小值，这样会导致很多情况下过度强调某一数据。当一组数据起始值如果较大，这样在插入PPT后，PowerPoint坐标的最小值就会被自动调节为大的数值，这样图表就无法真实表现信息图真实数据，如下图中类别4和类别1实际值差别不大（610：545），但是被PPT自动调整后在信息图中看上去则像相差2倍。

因此对于这类信息图需要自行设置坐标轴格式，如最小值调整为50则不会出现上述视觉误差了。此外由于长信息图包含信息过大，而默认每张幻灯片默认尺寸有限，在一张幻灯片中可能无法完全显示。此时一可以缩放插入的图片，使得插入的信息图刚好可以完全显示；如果缩放后无法看清图片内容，则可以自行定义幻灯片的大小，选中插入图片的幻灯片，切换到“设计→幻灯片大小→自定义幻灯片大小”，然后根据实际信息图的尺寸进行设置（图6）。

这样在PPT中就可以直接预览到整张幻灯片，可以比较直观地看到整张信息图了，不会由于缩放而看不清信息图的内容。