信息化视角下的人事档案管理

苗李蒙+++周海霞

摘要：近年来，各机关企事业单位人员之间的流动性也大幅提高。人员的流动不仅仅带动了一个单位、部门的活力，同时，随之增加的还有人事档案管理工作的复杂程度。通过对人事档案管理历史变革和管理要求进行分析，进而总结了人事档案管理信息化实施障碍并针对问题提出解决对策。

关键词：信息化 人事档案管理

近年来，我国在政治、经济体制的改革力度和深度越来越大，各机关企事业单位的干部人事制度改革也随之深入进行。受其影响，各机关企事业单位人员之间的流动性也大幅提高。机关干部去企业任职、高校教授去机关挂职的现象日趋增多。人员的流动不仅仅带动了一个单位、部门的活力，同时，随之增加的还有人事档案管理工作的复杂程度。受制于传统的纸质人事档案占用面积大、检索耗时的问题，有关人员在进行查阅档案是效率普标较为低下。而且，人事档案的管理一般均有机要部门负责，在人事档案的传递中也受到了限制。通过对传统的人事档案推进信息化建设，将大幅节约传统纸质人事档案所占用的空间。同时，人事档案建设信息化，将有助于提高信息检索的效率。因此，推进人事档案信息化建设是深化人事档案管理改革的必由之路。以信息化视角对人事档案管理进行讨论，将为推进人事档案信息化建设提供参考意见。

一、人事档案管理历史变革和管理要求

人事档案是指以文字形式保存的，能够记述并反映一个人自身的经历、工作以及个人能力的，由个人工作所在单位管理保存的重要记录。一般而言，人事档案包括个人履历、组织和单位对其进行的鉴定和考核以及个人的学位、学历和考试成绩等。人事档案管理自我国古代就已经有所涉及。自夏商周时期开始通过血缘关系进行的世袭制度本质上就是以宗法理论为依据，通过记录血缘关系的变更而进行的制度。到了秦朝时又增加了对个人战功进行记录，以在战后进行封赏的制度。随着汉朝之后，国家面积大幅扩大、人口迅速增长，各方面的人才均得到国家的任用。人事档案管理制度在汉朝也得到了迅速的发展。

人事档案首先要保证其真实性。由于组织和单位在对所要使用的干部和职工进行考察时的主要依据就是人事档案。通过人事档案了解干部和职工的个人经历、工作业绩以及道德水平和思想动态等。因此，人事档案的真实性就是保证组合和单位能够正确的对所要使用的干部和职工有一个明确的认识和评价。人事档案的真实性就是要求在档案中记录的文字材料要保证其客观性。不能因为记录人员自身的认知水平或设计政治层面的问题而刻意扭曲对人事档案的记录。人事档案其次就是要求持续性。每一名干部和职工的自身情况都是随着事情的发展而变化的。这就要求在人事档案管理工作中要保持一定的持续性。当干部和职工个人经历、业绩等发生变化时，人事档案的记录也要随着有所表现。只有当干部和职工逝世后，其逝世的信息也要跟随人事档案予以录入。人事档案还要求具有保密性。保密性要求凡是涉及国家机密或个人隐私的材料在记录、保存和借阅的过程中都需要遵守相关保密协议，以保证个人利益和国家利益不受损害。

二、人事档案管理信息化实施障碍

虽然近年来互联网技术以及计算机软件硬件水平得到了质的提高，人事档案管理信息化也在稳步推进。但需要指出的是人事档案管理信息化过程中仍旧存在一定的障碍。具体表现在发展规划缺乏关联性、要求标准高、存在泄密风险。其中发展规划缺乏关联性表现在从全国人事档案管理部门到各个省、自治区和地市县一级的人事档案管理部门，甚至是同一地区的不同部门之间的人事档案管理部门，在信息化进程中缺乏有效的沟通，同时也难以确定一个具体的短、中、长期相结合的建设目标。往往是各个人事档案管理部门各自为政。这不但造成了引进设备设施的资源浪费，更使得不同的人事档案信息化网络之间难以兼容。而现阶段下不同部门之间的干部和职工互相调动工作或去异地任职的情况已经屡见不鲜。难以兼容的信息化网络使得电子版的人事档案信息难以调阅。最终，人事档案管理部门还要使用传统的纸质档案。人事档案管理信息化过程要求标准高体现在凡是涉及人事档案的信息均需保证其真实性和有效性，更要保证在调阅时的可读性。这就使得在信息的录入时，只能使用人工手动输入或者电子扫描的方式。但是由于本身传统纸质档案就已经使得档案管理工作过于繁重，再对档案进行手动输入则必然会增加档案管理建设工作的成本。如果使用电子扫描的方式对传统纸质档案进行扫描录入，往往会出现扫描图像模糊的现象，给日后的调阅添加困难。同时，推进人事档案管理信息化建设也对保密工作提出了更高的要求。有关人事档案信息一般都会涉及国家和个人机密，但由于信息化建设离不开互联网和计算机，这就增加了国家和个人机密泄露的危险。当人事档案管理人员所使用的计算机在连接互联网的过程中被黑客入侵后会导致档案的泄密和丢失。而即使不适用互联网而仅仅使用单位的内部网络，移动存储设备也会导致档案的泄密和丢失。

三、推进人事档案管理信息化对策分析

通过上述讨论看出在推进人事档案管理信息化进程中仍旧存在一定的障碍。针对这些障碍可以通过自上而下整合信息化网络建设、加快建设高水平管理人才队伍和提高保密意识的方法保证信息化工作的开展。首先，信息化网络建设可以通过自上而下的形式对网络建设进行标准化、规范化处理。可以由中组部和国家档案局牵头，对信息化网络进行顶层设计，然后由各个省、自治区对自身的信息化网络进行搭建。同时，中组部和国家档案局负责不同省、自治区之间网络连接互通工作。通过这种自上而下的网络整合，使得不同地区之间、不同部门之间在进行人员调动时以及人员档案信息查询时，其档案信息可以实时进行传递和查找，免去了传统纸质档案储存占地过大、调阅查找困难的问题。其次，推进信息化建设就需要建设一支具有高水平信息化管理能力的队伍。现阶段档案管理的工作人员大多适用于传统纸质管理，对信息化管理尚缺乏一定的经验，更缺乏应有的技术能力。通过信息化队伍的建设不但增加了电子档案信息的录入和调阅效率，更有助于信息化档案的保密工作开展。最后，推进信息化建设还需要提高保密意识。这与加强信息化队伍建设是相辅相成的。提高保密意识就是要求相关工作人员思想要紧跟形势发展。在信息化大背景下，开展档案管理工作需要认清互联网在带来便利的同时也会带来风险。在使用互联网或者移动存储设备时对涉密信息或敏感信息均需格外谨慎，严防泄密或文件丢失。

参考文献：

[1]李玉海，文露霜.高校毕业生人事档案信息化管理的障碍与对策[J].图书馆学研究，2007，（10）.

[2]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012，（15）.

[3]邓绍兴.人事档案的历史沿革[J].中国人才，2002，（06）.

（作者单位：[1]苗李蒙：青海油田公司花土沟社区管理中心；[2]周海霞：青海油田矿区服务事业部人事劳资部。）