高校二级教学单位教学档案管理研究

王 勇

高校二级教学单位教学档案管理研究

王 勇

教学档案管理是高校教学管理活动中十分重要的一个环节。教学档案的完整性、准确性和实用性为学校和二级教学单位提供了重要的基础信息和数据支持，也是高校开展各项改革和发展的重要保障。

二级教学单位 教学档案管理

高校二级教学单位教学档案是在教学、科研、学生管理等活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等形式的原始记录。这些教学档案是随着学校发展不断积累起来的，记录了学校和二级教学单位的真实发展历程。

一、教学档案管理工作的意义

随着高校内部管理体制改革的深入，二级教学单位有了更大的办学自主权和行政管理权，这其中一项重要的管理工作就是教学档案的管理。由于权力的下放，二级教学单位作为基层的管理组织，做好相关教学资料的收集整理对保障学校教学运行，提供数据信息支持具有重大的现实意义。

教学档案包含二级教学单位在教学实践和科学研究中积累下来的众多信息资料，具有重要的凭证和参考作用。纸质档案管理、手工方式收集表现出的滞后性和低效率严重影响了教学档案管理的服务质量。随着信息技术的飞速发展，利用数字网络技术、多媒体技术进行教学档案的管理已经迫在眉睫。很多高校已经在教学质量测评、学生选课、成绩查询等方面实现了数字化管理，对于教学档案管理的现代化也正处于开发和初步利用的阶段。

二、高校二级教学单位教学档案管理中存在的主要问题

高校管理者非常清楚教学档案管理工作的重要性，然而在实际运行中依然存在不健全的情况。主要问题有：制度不健全，管理人员不专业，管理行为不规范，资金投入少，管理手段落后等。

很多二级教学单位没有配备专门的档案管理人员，材料的收集、整理、移交都由教学干事来负责。然而教学干事日常工作繁杂，很多都没有受过档案的专业知识培训，没有充足的时间和精力再进行教学档案的管理工作。另外，很多二级教学单位在教学档案管理方面没有具体的要求和标准，管理制度不健全，管理人员不专业是比较常见的问题。由此也必然导致档案管理行为的不规范。

随着高校办学规模的扩大，很多高校将大量资金用于校舍建设、教学设备、图书资料等方面，在教学档案方面的投入甚少，不要说档案管理信息化数字化，很多部门甚至连最基本的档案室、档案柜、档案盒都没有，这样即使教学档案收集齐全了，也没有合适的空间保存。高校教学管理的现代化应该是全面的，无死角的覆盖，在在教学档案归档方面要改变以手工操作为主，计算机操作为辅的落后的管理手段。

三、高校二级教学单位教学档案管理规范化措施

首先，增强档案意识，提高档案管理人员业务能力和综合素养。教学档案管理人员素质的提高是做好教学档案管理工作的基础和根本。二级教学单位应该尽量配备专门的档案管理人员，如有困难，也要对负责教学档案管理的人员进行业务能力和管理技术知识的专门学习和培训。同时，要全面提高管理人员工作积极性和组织协调能力，使他们能够树立起强烈的责任心和档案意识，增强为教学、科研服务的意识，积极有效的开展工作。

规范完善档案管理制度，确立教学档案管理的具体要求和标准。教学档案的管理和收集应该有一个完整的管理体系，建立系统的管理体制，落实人员责任制。二级教学单位可以将教学档案的管理分为院系和教研室两级，让教研室承担一定的责任，将档案管理工作细化，有利于教学档案的归档。同时，二级教学单位要就教学档案的门类、范围、保管期限、借阅制度等内容制定完善的规章制度和具体的要求和标准，对档案资料的完整性、系统性、准确性有可行的判定标准，使教学档案管理人员能够管理有序，有章可循。

加大资金投入，注重教学档案信息资源的开发和利用，逐步实现档案管理的现代化。高校很多部门都实现了管理的信息化和数字化，在教学档案管理方面也要注重信息资源的开发利用，努力实现教学档案的电子化、信息化、数字化、网络化，使档案管理人员充分高效地利用现代化手段，减轻劳动强度，缩短劳动时间，提高工作效率，使教学档案能够更好地服务教学、服务科研、服务学校整体发展。

教学档案的生命力在于它的实用性。要使教学档案更好地服务学校发展全局需要学校从全校到二级教学单位不同层面做出积极的努力。学校高层管理者要充分意识到档案管理在学校发展中的重要作用，加大资金和技术投入；二级教学单位的管理者和具体的档案管理人员也要积极主动参与管理活动，开展更多的调查研究，借鉴外来经验，及时了解和掌握本院系、教研室的教学活动情况，为教学科研工作服好务，为深化学校的各项改革提供有效信息。

高校在办学过程中要重视二级教学单位的教学档案管理工作，正确分析这项管理工作中存在的问题，并提出有针对性的解决对策。只有这样才能不断提高学校整体的教学管理水平和服务质量，为学校教学改革和发展提供基础保障。通过深层次的挖掘学校教学档案资源，为学校发展和学校形象价值建设服好务，为学校文化建设提供有力支持。

［1］张敏，姜波.高校二级教学单位教学档案规范化管理研究［J］.吉林工程技术师范学院学报，2013，29（11）：68～69.

［2］邵雪梅.高校二级学院教学档案管理规范化研究［J］.中小企业管理与科技旬刊，2014（4）：45～46.

（作者单位：长春工程学院外语学院）

王勇（1982-），男，山东济宁人，长春工程学院外语学院助理研究员，硕士，研究方向：外语教学、教育管理。