论如何实现国有企业档案管理工作现代化

蔺一梅

论如何实现国有企业档案管理工作现代化

蔺一梅

在市场经济飞速发展的过程中，国有企业的档案是企业发展的推动力，在企业中有着至关重要的作用。随着社会信息化技术化的发展，国有企业的档案管理工作也被推上了新的高度，在档案管理工作中应引入先进的科学信息技术，使现代企业对档案管理的水平得以提升，还应对管理人员进行专业培训，使其素质得到提高。并且积极向市场经济体系中的档案管理新构架进行探索，做到与时俱进。这样才能实现国有企业档案管理工作的现代化，跟上企业档案管理发展的总趋势。

国有企业档案管理 现代化 管理途径

一、前言

国有企业档案的意思是指在各活动中累积的所有档案的总和，其中科学技术档案是主体。做好企业档案的管理工作能够在很大程度上使企业管理得到优化，从而提高企业的经济效益。在传统的国有企业档案管理模式中，主要内容即保存原始信息，以此来实现信息在必要时刻的凭证作用和考察作用。在自动管理技术和信息化技术发展的今天，企业已经开始通过资源管理的模式对所需信息进行控制，使企业的档案管理工作更好的服务于企业的经济效益。如何实现国有企业档案管理工作现代化？成为企业发展过程中面临的重要问题。

二、档案管理概述及意义

档案管理是国家的档案事业的核心组成部分，包括档案的收集管理、价值鉴定、统计利用等。各项工作相对来讲稳定存在但不固定，有一定的缓冲空间。也可以分为基础工作与利用工作。还有一种划分的方法是多层次划分。其中第一个曾次是档案管理和档案蕴含信息的开发，在这两个子系统之下又有很多小的系统。例如，档案管理中包括收集信息、分类整理、保管档案、统计信息等工作。而在信息开发方面又有两部分，分别是信息的加工和信息的输出。在整个档案的管理工作中都存在反馈机制，随着档案管理向着现代化的方向发展，档案管理工作的结构有一些细微的改变。档案管理的目的就是挖掘档案信息来服务于社会实践和企业效益。在档案管理的工作中各个环节都要有一定的程序，使之组成一个统一的有机体，在实现档案管理功能上发挥各自的作用。企业档案是企业的信息资源，蕴含着各个方面的信息。在企业的管理体制创新的同时，传统的档案资源管理不能突显企业档案的在现代企业中的作用和地位，所以必须对档案管理工作相加以深刻认识，把档案管理和现代化信息结合起来，树立全新的国有企业档案管理工作概念。国有企业的档案还是国有企业的一种信息载体和企业的经济效益息息相关，它全方位真实可靠的记录企业在厂房、机器设备、生产产品等方面的相关数据。还可以作为企业专利权、土地使用权等无形资产的凭证。

三、国有企业档案管理存在的问题

（一）国有企业档案管理人员专业素质有待提高

现在的企业档案管理工作地位上升，但是相对于企业产品生产、运行经营等方面还存在较大差距。相比之下企业投资在档案管理的人力物力很少，导致国有企业档案管理工作的人员不足，无法按计划开展档案的管理工作，使档案工作质量降低，效率不高。一些工龄较高的档案管理人员存在计算机水平低下等现象，而一些新入职的档案管理人员计算机水平过硬却缺乏专业相关的知识，这样导

致无法高效率的开展档案管理工作。虽然现在部分企业已经培养出一支档案管理干部队伍，但是在新时期的档案管理工作面前，这支队伍的文化程度，专业素质都不够高，不能满足工作需求。进入信息化的21世纪之后，更要求档案管理工作向着现代化方向迈进，国有企业的档案管理工作人员应该熟悉档案的内容，具备深层次发掘研究档案信息的能力。所以，国有企业档案管理人员的专业素质有待提高。

（二）档案检索的效率低下

在安全等问题的限制下，档案不是像书籍一样的具象概念，而是一个存在于企业内部的抽象概念。它不能像放在书架上的书一样直接供人挑选，而是应该借助于检索工具检索所需档案。所以，完善检索工具是档案管理工作的重中之重。目前许多企业的档案管理部门花费很多时间和精力来完善检索工具，但在检索过程中仍然出现很多问题。例如检索的语言出现障碍、检索的途径较为单一、检索人员的专业素质不够高等。

（三）电子档案管理不甚发达，档案权属混乱

现在企业中的电子档案越来越多，区别于传统档案的形式，这给国有企业档案管理工作者带来巨大挑战。其中之一是电子档案几乎完全依赖于计算机的操作，而电子计算机系统有很强的易改性，可以方便快捷地删改电子档案，而且不露痕迹，这就使得电子档案的安全系数降低。还有就是数据的标准不统一，这样导致的后果是数据不能兼容，能在其他设备上共享，很大程度上影响了数据的开发利用。电子档案的管理还存在许多问题例如，没有健全的电子档案管理制度规范，电子档案整理不够及时，保管存在一定难度，而且在开发档案的过程中也有一定的局限性，最重要的是电子档案的安全性难以得到保障。这就很可能导致档案的权属混乱。在企业改革制度之后，档案的所有权享用问题是一个难题，一些学者认为企业改革后，电子档案是企业中的一个整体，应该保存至档案馆。但另一些学者认为，企业的电子档案属于企业的一部分资产，应该在资产转移的过程中交给新的企业。由于目前的档案管理法律法规仍在完善阶段，所以关于电子档案所属权的问题还有待进一步讨论。

四、国有企业档案管理实现现代化的途径

（一）提高档案管理人员的专业素质

提高素质的前提条件是更新档案管理的概念，在传统概念的基础上注入新的理论，使国有企业的档案管理工作不再禁锢在旧的管理形式上。使工作人员认识到事物都在进行新旧更迭，要跟上时代发展的步伐，把与时俱进的思想观念树立起来，这样才能整体提升国有企业档案管理的水平。［1］档案的管理人员是档案和档案利用者之间的桥梁，档案管理人员的素质会直接影响到档案的利用。所以，稳步推动国有企业的档案事业的发展关键就是把档案管理人员的素质提高上来。在选拔人才的过程应严加把关，注意多招收兼备知识技能和专业文化的人才，企业应该加强对工作人员专业业务的培训与考核，杜绝滥竽充数的情况，使得档案管理的工作人员都成长为高素质高技术的专业人才，为档案管理的现代化发展贡献力量。当今社会处于飞速发展的时期，不断出现新的行业，领域也在逐步拓宽，这就需要档案管理人员边工作边学习，丰富知识储备，拓宽视野，把自己的工作与档案管理领域的研究现状和发展情况结合起来，努力使自己成为涉猎广泛、有足够的网络知识储备、专业技术过硬的国有企业档案管理工作人员，利用新技术和现代化的方式实现档案管理新发展。

（二）完善目前国有企业档案管理规章制度

档案管理应该建立在强有力的规章制度约束之下，这样才能使各项工作各个环节有序进行。应积极推进制度创新，在不违背相关制度的前提下，废除不合乎实际情况的规定，调整一些不相宜的规定，还应制定电子档案的管理标准，填补电子档案管理缺陷。把新制度和旧制度有效地结合起来，形成一个更适于工作研究的完整体系。还应积极调整国有企业档案管理的工作思路，使档案管理的目标得以明确，探索档案管理新思路，使档案管理水平得到进一步提升。［2］

（三）促进国有企业档案管理现代化发展

社会的信息化发展很大程度上带动了企业的信息化发展，所谓企业的信息化、现代化，就是指应用先进的管理技术和理念对国有企业档案管理做出改进，它为企业的档案管理工作提出新的思路与方法。企业的管理阶层应该抓住机遇，把档案管理现代化纳入管理工作的工作日程中，运用高科技的信息管理方式提升档案管理水平，促使档案管理现代化和企业发展现代化共同发展，还应该把计算机技术充分引入档案管理，这是国有企业档案管理实现现代化、信息化、网络化的重要基础。［3］

五、结语

综上所述，应该从提高档案管理人员的专业素质、完善目前国有企业档案管理规章制度、促进国有企业档案管理现代化发展等方面加强国有企业档案管理工作现代化改革，及时发现档案管理工作存在的弊端。从信息来源、员工工作情况、档案管理系统等方面认真严格的排查问题的源头，做到根治档案管理工作的问题，使企业的档案管理向着健康良好的方向发展。只有与时俱进，才能使之与当前的形势紧密结合起来，打开企业档案管理的崭新局面。在合理管理利用档案的同时使之发挥出更加巨大的潜在价值，为企业的经济发展贡献力量。

［1］邓丹.关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究［J］.经营管理者，2014（26）：298.

［2］李铁英，徐华妹.提高档案管理科学化水平的路径选择［J］.经营管理者，2015（4）：317.

［3］胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径［J］.中国科教创新导刊，2014（7）：252～253.

（作者单位：中国华能北方联合电力达拉特发电厂）