降本增效：邮政工时管理系统的应用和思考

2016-12-02庄磊

市场周刊 2016年2期

庄磊

降本增效：邮政工时管理系统的应用和思考

庄磊

工时管理在现代企业管理中具有不可忽视的作用。建立合理化、标准化的工时管理系统，可以有效提高企业的经营管理水平和生产管理水平。邮政企业经过多年的信息化建设，已经具备采集和统计营业、内部处理和投递等生产系统数据信息的能力，基本具备了工时精细化管理的条件。文章以中国邮政集团公司人力资源部提出的工时管理系统的开发建设为背景，从工时科学管理的原理出发，为邮政企业优化生产流程、作业组织、提升工时利用率提供可参考的解决方案。

工时管理；原理；信息系统；应用效果

一、前言

（一）背景介绍

随着人工成本在邮政企业总成本中的占比逐年增长，其对企业经营效益的影响越来越大。因此，对人工成本的管控必须给予高度的重视。自2009年以来，邮政企业开始学习借鉴国外邮政企业的先进经验，进一步加强邮政企业的工时管理。强调精细化工时管理，是企业降本增效的重要措施之一，是人工成本控制中非常重要的一环，也是推动用人制度改革的重要组成部分。中国邮政集团公司组织专家制定的对应邮政营业岗、内部处理岗、投递岗的定额定员标准（简称“双定标准”）也为工时的精细化管理奠定了理论基础。

（二）工时管理前提

并不是每个企业，任何一个阶段都能进行有效的工时管理。科学的工时管理需要符合3个前提条件，即工作任务项目化、项目工时定额化、业务量采集自动化。

工作任务项目化：工作项目任务化是实现工时管理的基础。不管是营业网点、生产车间还是投递部门，不管是手工还是通过机械设备操作都要求将具体的工作岗位分成若干个工作项目，再根据项目属性细分到每个工序，每个动作。只有这样所分析的工时才会更加的精细、科学。

项目工时定额化：在员工日常工作项目比较固定成型的基础上，企业人力资源部门、生产部门等多个部门配合，对员工日常工作项目所使用的工时，经过综合评价和科学测算后进行定额，制定详细的工时定额标准。

业务量采集自动化：业务量的精准统计和分析是工时有效计算的前提。业务量的统计和分析也往往是整个工时管理的难点，依靠邮政已有信息系统，通过计算机程序自动采集营业、内部处理和投递等环节的业务量，在此基础上进行忙闲规律分析，才能让工时管理变得真正可行。

二、工时管理原理

（一）生产线平衡原理

在实际生产活动中若一个人进行很多的工作，就要把需要的所有零件、材料、工具等生产资料集中在一起，按操作顺序在作业现场移动工作。而且要使一个人做各种不同的工作就需花费大量的时间培训或实践才能成为一名优秀的操作者。随着管理水平的进步，由一个人担当许多不同工作的做法显然不合适了。因此，把一项工作划分成若干份，让数名不同的人员分担，这样操作者只需在短时间、确定的场所反复进行同一作业。所谓生产线平衡就是指规定每一位操作者的工作量的分配方法。例如，20位操作者进行一个大中心局的火车转运工作，需要进行一系列的作业工序，如站台装卸、库房装卸、总包处理、发验单、装卸盘驳车、总包交运、信息处理等，如果只是简单分配每个人的作业量，这条生产线肯定不会畅通，因为工作量没有依据标准工时进行分配，就会出现有做得快而待工的也有拼命做也追不上的状况。在平衡生产线时，应当以一定的定额标准科学合理的给每一个人分配工作，作业者就会更有效率地工作。同时由于工作量相对平等作业者也不会有不满。生产线平衡的原理就是在研究各个作业工序和操作分析之前，综合地研究全作业流程的效率。如图一所示：最高柱形的作业工序需要时间决定了整个生产线的速度，而低柱形的作业工序就会产生很多等待时间。

图1　改善生产线平衡

通过设计更合理的工序，每个工序配置更合理的人员，使得作业总工时的波形图更加平滑，使生产效率得到提升。

由于邮政企业岗位众多的特点，各种岗位应用生产线平衡原理也有所变化。下面分别从营业岗、内部处理岗、投递岗的角度，阐述生产线平衡原理在这些岗位中的应用。

（二）营业岗工时管理原理

营业岗主要是针对邮政营业网点的相关岗位。实际生产中往往遇到这样的问题：网点从开门营业到关门，在有些时段业务量很大，而在有些时段业务量很小，在业务量集中的时段，作业人员显得不够，而业务量小的时段，又有人等待作业。这就引起了工时的浪费，如图2所示：

图2　营业岗工时管理原理

由图可知，在上午的10点到11点以及下午的2点到3点这两个时段的业务量相对集中，所以应该配备更多的作业人员；而在上午8点到10点以及下午3点到5点业务量相对平稳并较小，所以应该配备相对少的人员。生产管理人员通过这种根据业务量波动进行“梯形排班”的方式，可以大大提高工时利用效率，优化人员配置。

（三）内部处理岗工时管理原理

内部处理岗位的工时管理原理可以参照本章第一节中生产线平衡中的说明，邮政企业可以利用交叉作业法或通过优化作业流程，使全作业流程所需的总工时降低，从而提高工时利用效率。

（四）投递岗工时管理原理

投递岗主要是针对邮政投递部门的相关岗位，实际生产中投递岗是以段道为单位组织作业人员的，如图3所示：

图3　投递岗工时管理原理

一般投递部都是一个段道安排一个作业人员负责，如果未进行合理的业务量统计，那么很容易出现有的段道业务量很大，一个人员超工时作业也无法完成，而有的段道业务量小而浪费了作业人员的有效工时。通过统计业务量的分布，如果某个段道的业务量少可以通过合并段道的方式，减少有效工时的浪费，但如果某段道业务量很大，则可以通过拆分成两个或更多个段道的方式降低员工的作业强度，从而实现员工的合理配备。

三、工时管理系统介绍

工时管理系统的开发是为了充分利用信息化的手段，利用邮政企业已有的信息网络资源，真正实践工时管理的探索与尝试。在多次组织业务骨干讨论业务需求的基础上，投入充分人力保证系统按时开发上线。

系统软件体系结构如下图所示：

图4　系统软件结构图

应用软件从层次结构上划分为以下四层：

表现层：负责与用户的交互，具体表现为系统提供的多种类型的客户端。当前主要提供两种类型的客户端：基于浏览器的客户端、基于字符终端的生产作业设备。浏览器客户端的交互控制逻辑由Web Server来完成，字符端的交互控制逻辑由客户端程序完成。

应用层：负责完成特定的业务逻辑，来实现业务功能，包括系统管理、排班管理、考勤管理、业务量忙闲分布、工时统计等功能。

数据访问层：负责为数据的接收、存储、与分析。通过封装的数据库组件屏蔽底层业务数据，实现数据存取和业务处理分离，以便适应以后可能的数据模式和数据访问机制的改变。

数据层：包括工时管理系统数据库以及与本系统相关联的其他数据库系统。

四层的架构使得系统的软件系统构成更灵活、应用的可维护性更高、系统的安全管理更严密，有利于变更和维护应用系统，为模块化提供基础。

四、预期应用效果

（一）工时管理对于员工的影响

一是调动员工工作的主动性。通过工时管理可以清楚地看出每名员工每日工作负荷的饱满程度，并可作为职工岗位设定的参考，这就使员工产生了每日做满工时的内在动力，使员工主动寻找本职岗位中应当完成的工作，从而形成了由部门负责人安排任务变为职工主动要任务、找任务的局面，极大地调动了职工工作的积极性和主动性。

二是提高员工的工作效率。从粗放式的管理到精细的工时管理之后可以明显地提高工作效率。此外，在标准工时的范围内，员工可以通过提高工作效率来多完成工作项目，从而多得工时，并按相应的管理办法获得奖励，这就增强了员工提高工作效率的积极性，使员工的聪明才智在提高工作效率上得到充分发挥。

三是有利于员工掌握工作规律。日常工作表面上看起来繁琐而杂乱，然而其却有着自身内在的规律。员工通过每日在工时管理系统中记录排班考勤情况，通过系统的汇总分析之后，就很容易发现和抓住日常工作的头绪，从而找到工作的规律和特点，从而全面地统筹布置工作岗位。

四是激励员工提高个人能力。工时制是一个衡量标尺，职工的工作能力在工时制的评定下，很容易进行量化评比而分出高下，它既给了优秀人才通过工时计算脱颖而出的机会，也给了能力相对较差的职工看到差距、找到榜样、抓紧学习的机会，这对每一名员工都是一种激励。

（二）工时管理对于企业的影响

一是为部门、岗位设置提供参考。工时制管理办法可以为管理人员设置部门、岗位提供一定的参考。一个部门、岗位设置得合理与否，很容易从工时上反映出来。在标准工时定额下，一个部门或岗位每天工时都安排得满满的，超工时的情况经常出现，从一定程度上就可说明这个部门或岗位设置不太合理；而一个部门额定工作工时经常安排不满，则也在一定程度上说明这个部门或岗位需要进行调整。

二是为企业完善用工制度提供参考。对超工时的员工需要安排补休或支付加班工资；长期达不到制度工时的如果是技能或业务能力差的，应要求相关人员提高技能或者作人员调整；针对工时不足的，需安排人员工作补足工时，或者提高相关人员的工时利用效率。