我国公共档案馆的建设——基于国外公共档案馆的建设的思考

金怡虹　陈华韬

（上海飞机设计研究院科技情报档案研究部，上海　201206）

我国公共档案馆的建设——基于国外公共档案馆的建设的思考

金怡虹陈华韬

（上海飞机设计研究院科技情报档案研究部，上海201206）

本文就国内在公共档案馆建设的发展定位、资源方向、形象建设、服务战略等方面将国内外公共档案馆的发展现状和管理模式加以对比分析，借鉴国外公共档案馆的先进理念和管理方法，结合我国公共档案馆建设的实际情况，针对当前公共档案馆发展所面临的问题，提出公共档案馆的构建措施及策略，同时积极提升档案管理人员的素质素养，以期推动我国公共档案馆建设的顺利发展。

公共档案馆建设管理

国内外公共档案馆不论是从产生、发展现状和公众对其的认识都有着一定的差距。国外特别是西方的公共档案馆的建设源于自下而上的需求；在我国，公共档案馆的建设则更多的源于自上而下的压力，这或许是由于国情和管理体制等特色决定的。根据我国档案馆管理体制，公共档案馆可以理解为由国家和地方政府设立的，主要收藏和保护公共档案资源为主体，向社会公开并为社会公众提供服务的档案馆。笔者认为，公共档案馆的定位是：它不仅是人们获得档案信息的主要场所，也是人们开展精神生活的主要场所，它与公共图书馆、高校图书馆在某种程度上有着相同的社会职能。它至少应符合以下3个要素：（1）公共档案馆由国家或地方政府设立并管理；（2）资源属于国家和社会全体公民；（3）资源为全体公民所共享。

1　发展定位

1987年，我国颁布了《档案法》，要求各级国家档案馆向社会开放档案，从法律上明确了我国国家档案馆公共档案馆的性质。但在《档案法》颁布初期，由于公共档案馆工作人员自身的认识以及社会等多方面的因素，许多与档案馆开放相配套的设施以及相关政策、法规等并没有实施到位。伴随着我国经济、社会、教育、文化等各方面的快速发展，我国在公共档案馆建设实践方面已经取得了可喜的成绩，公共档案馆建设实践的各个方面也在不断的变革和完善。

国家档案局杨冬权局长在2009年度的全国档案馆工作会议上提出：下一个十年要把各级国家档案馆建设成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。

另外，“公共档案馆”这一概念已经在我国地方档案法规中出现。深圳市2002年5月颁布的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》中使用了“公共档案馆”一词，并对其范围进行了界定—“本条例所称的公共档案馆包括市、区档案馆和专门档案馆”，这在我国档案法律法规中尚属首次。从实践方面讲，我国自21世纪之初已经有不少省市开始开展新一轮的档案馆建设，已出现诸如广东省档案馆、上海市档案馆、深圳市档案馆、沈阳市档案馆等一批公共档案馆建设的典范，并且这些新建的档案馆普遍将职能定位于“标志性、文化性、公共性”。由此可见，公共档案馆是在传统档案馆的基础上，通过加强档案馆自身的“公共性”建设，来适应社会变革和发展的需要，为社会公众提供服务的真正的公共档案馆。

2　资源方向

一个档案馆之所以能成为公共档案馆，不只是缘于其向社会、公众开放档案资源，而且还要保证馆藏的档案资源具有公共性和社会性，保证馆藏档案内容与公众实际利益密切相关，贴近公众的日常生活。

目前我国各级公共档案馆馆藏资源结构相对单一，基本只归档政府机关的公务文书档案，这类档案材料公务性较强，与公众的日常生活、切身利益没有直接的关系，因此对于普通民众而言利用利用率极低；而民生档案、家族档案、口述档案、食谱档案等与普通社会公众息息相关，且具有较浓“民间”味道的档案材料却寥寥无几。相较而言，美国国家档案馆以及分布在其国内14个地区的档案分馆，他们不仅限于收集政府机关的公务档案，而且也收集个人档案、家族档案等，在收集纸质档案的同时也收集声像、底图等特殊载体的档案。

馆藏档案资源结构方面的差异，主要源自于公共档案馆接收档案渠道的差异。我国各级公共档案馆所接收档案的渠道主要来源于政府机关、企事业单位和社会团体的档案室，通常以被动的接收为主，馆藏资源的结构比较单一，与公众生活缺乏联系，因此造成利用群体少的局面；美国国家档案馆主要接收的档案来自于文件中心，它和移交档案的各个联邦机构和单位没有隶属关系，文件中心不仅接收多个政府机构的档案和私人捐赠档案，还对私人档案实行寄存管理，同时管理人员均有积极接收个人档案的意识。

3　形象建设

公众对于档案馆认识的提高对于档案馆的发展十分重要。英国公众对于档案馆的认识是：是英国公共社交和休闲的地方。在这些地方，公众有机会结识各行各业的使用者，并相互交换专业知识和专业意见，是英国家庭非正式学习的重要渠道。而在我国，公众对档案馆的认识还停留在档案馆是为政府机关事业单位服务的基地，极大地降低了公众的需求。由此，可以看出外国公众对档案馆的认识与我国公众对档案馆的认识有着较大的差别，其原因深究起来无非是因为在西方政治文化里，提供公共服务一直被视为许多西方国家政府的重要职能，因此将政府档案馆列为公共档案馆顺理成章。公众也本能的认为，档案馆是获取信息的重要渠道，是公共知识的重要来源，特别是在校大学生、大学毕业生和学术研究人员都会去档案馆。而在我国，各级政府机构就是国家机关、政府“衙门”，这种官本位的思想尤为突出，已成为一种思维定式，虽然现在人们对于档案的意识已经有所改变，但是原先这种根深蒂固的思想并不能如此轻易从这一代人的身上抽离出去。由此可以看出，档案馆形象建设的重要性和必要性。

作为档案工作者，我们不仅要从自身改变观念，把整个社会和全体公众看作自己的服务对象，不断改变公众对于公共档案馆的形象工作显得尤为重要。

4　服务战略

从国外公共档案馆的服务理念来看，它能满足人对获取档案信息的要求、满足人对环境舒适和工作方便的需要、满足人对受尊重的需要。而在我国，这种以人为本的服务方式和服务理念还有待进一步提高，档案馆服务的重点将向社会大众转化，人性化、以人为本的服务将占据主导地位。

回首过去，档案馆固步自封、消极接收、被动服务使得档案馆门

············可罗雀；展望未来，加强档案资源开发，满足社会公众需求，提升战略服务定会使得档案馆门庭若市。档案战略服务，即开发、开放档案信息资源，满足社会公众多样化的需求，通过扩大社会影响力来吸引公众的关注度和满意度，让公众建立档案需求的意识的同时，提高档案利用率和利用效果。面向未来，要建立国有档案资源为主，私人档案资源为辅的公共服务的档案信息资源库，包括阅览、展览、视听、编研、电子政务信息等各类信息资源，通过建立全文或摘要目录库，来实现档案资源整合及共享。要充分利用多媒体技术加快信息化建设步伐，推动档案信息资源向网络信息资源发展。

除了档案资源服务外，还可积极开展档案咨询服务、技术成果转化服务、建立资政服务、政务信息公开服务、诚信体系服务及档案寄存服务。在城市建档、社区建档、家庭建档个人建档中彰显全方位的服务功能，只要牢牢树立服务意识与公众意识，再辅以配套管理的一系列措施，档案馆就会以一种前所未有的崭新面貌出现在世人面前。

5　结语

客观地说，由于我国与欧美国家的档案馆形成、发展环境的不同，社会化方面存在的差距，有着历史的客观因素。欧美国家社会各方面的发展已经比较成熟，公共档案馆也处于相对比较稳定、发展成熟的状态；而我国作为发展中国家，大部分基层档案馆并不具备达到欧美发达国家的水平和能力，但是作为社会进步的趋势，应该借鉴国外档案馆的先进方法和理念，以促进我国公共档案馆的全面发展。