论信息时代学校档案管理工作

孙玲玲（烟台信息工程学校，山东莱州 261400）



论信息时代学校档案管理工作

孙玲玲
（烟台信息工程学校，山东莱州 261400）

【摘要】随着我国科技技术不断的深入发展，我国进入了知识信息的新时代。国家重视中职学校的发展，而学校的档案管理工作是我国中职学校一个重要的工作内容。是评估中职学校管理水平的一项内容。重视中职学校档案管理工作，信息时代飞速发展，档案管理工作也顺应时代发展的趋势，重视中职学校档案管理工作，能够更好的适应新形势发展需求与国际接轨的需求。能够使我国跻身国际先进教育水平。

【关键词】信息时代 中职学校 档案管理

互联网技术的应用的，带动了整个社会信息化的全面发展。达到普遍认同的是档案信息资源具巨大的信息量，信息时代已经到来。档案管理工作在高科技高信息的带动发展是任重道远的。信息化发展也为档案管理工作提供了坚实的后盾。开发和利用档案信息资源和提高职业学校档案管理水平，在现阶段新趋势下是职业学校快速发展的需要，中职业技术教育的发展，为学校管理工作带来了新的挑战、新机遇。各种档案实行的高度信息化，资源信息共分享和自身资源信息化共同发展，促进档案管理工作的信息化管理，中职档案管理工作有了更加广泛的发展前景。

1 信息时代中职学校档案管理的现况

1.1 中职学校档案管理的存在的弊端

目前，在传统教育管理方式和教育思想的影响下，传统中职学校档案管理的方法需要适应发展而进行改革、改进与提高。多数中职学校档案管理理念中，档案管理就是放在档案架子上看管保管，计算机信息化管理就是一个的辅助管理工具，对中职学校的档案管理的一个补充，认为它是微不足道 。这种想法是落后的思想，肯定与当前的科学管理理念是相悖的，已经无法达到新形势下高速、高效、高质量、高信息化、高科学的管理层次的需要， 无形中严重阻碍了学校档案管理工作开展；传统的管理理念和实际的现代化工作是不符合信息化时代的发展特点，从而也影响中职学校档案管理的发展，影响中职学校在新形势下竞争力。

1.2 中职学校档案管理的工作人员对信息化发展缺乏认可度

中职学校档案管理人员对信息技术的掌握熟练程度决定了学校档案管理的水平和工作效率。当前档案管理人员应该对档案管理的信息化网络系统有深入的了解，利用信息化现代管理技术提高工作效果，熟练掌握信息的输出、整合、查询、审核、并用等先进科学技术。这样能够发挥信息化的档案管理的广泛应用。

2 信息化下中职学校档案管理的重要作用

信息化下中职学校档案管理是以信息为支撑的。 需要及时更新了档案管理的新概念， 改变传统中职学校档案管理的过程，信息化下中职档案管理关注档案管理在知识性、信息性、科学性、现代化性，价值性等多层次的发展。档案管理人员在工作中时刻关注到信息化技术的发展变化，自如运用到中职学校档案管理实践中。信息化的档案管理培养在实践工作中独立思考的能力。职业学校档案管理要求管理工作要求全体师生注重的是全面发展和综合能力的提高。在档案管理工作实践过程中不断提高计算机的信息化能力，形成科学发展观。信息化档案管理管理理念培养中职业学校档案管理人员的创新意识。信息化档案管理以学校信息资源管理为中心，档案管理人员在运用信息化技术时，作为新的实践方式推广应用。

3 实施信息化中职学校档案管理措施

3.1 转变信息化下中职学校档案管理理念

当务之急要打破传统的档案管理的模式，档案管理就是为看管而保管的、更新档案保管陈旧的思想。学校也要顺应时代发展需要，根据学校当前的发展状况，在现有档案设施的基础上，淘汰更新。档案管理利用信息积极主动地为学校发展提供便利条件，高品质的信息服务。管理档案的工作人员树立信息层次的目标意识，开发档案信息资源，增进档案的服务意识。

3.2 注重中职学校档案信息化管理水平

信息化的档案管理广泛应用，要求档案管理人员能够日新月异，改变档案管理传统思维模式，创建以电子档案为基础的新型思维模式，符合档案管理现代化的发展趋势。既要精通档案管理业务，还需要熟练掌握计算机技术，同时拥有档案管理的知识和技术。有效与相关部门进行交流，积极主动地保护好档案。做好接收、移交等工作并妥善保管好。当前信息技术高速发展，已形成了网络化格局、数据化的时代。档案工作者必须提高现代化管理理念，运用网络环境下的档案管理。熟练运用现代化的技术，推动中职学校的发展，普及信息化的管理知识与技能。

3.3 加强中职学校档案信息化的规章制度

档案管理工作是中职学校重要的工作内容之一。也是学校管理水平的重要标志。也是参与评估的一项内容之一。建立档案管理的工作网络，完善档案的分级管理，制定严格的责任负责制度，将责任方案落实到个人。规定一套行之有效的管理政策，讲政策深入到每位职工的心理。对档案工作进行科学规范的管理。将档案工作制定在学校的工作计划和规划中，并入管理制度。

3.4 处理信息化档案管理的安全隐患问题

信息化档案管理下，档案的信息都存储在计算机的磁盘中。要永久的，长期的存储需要档案管理人员认真审核，核实做到准确无误，不能有半点遗漏。确保使用软件的安全性、长效性、稳定性、避免病毒入侵和感染。保证计算机正常使用并定期维护和检修。档案带有大量的信息，要求档案管理人员要在维护好软件应用的同时保护档案的个人隐私，避免泄露。这项管理是重要的内容之一，不容忽视。增强档案人员的安全隐患意识。

3.5 做好信息化档案管理人才的储备工作

中职学校要有计划的培养具有一定的档案意识和档案管理人员。定期学习和研究档案的科学管理。通过学习交流、教育、培训、研究等方式来提高档案管理人员的整体素质，增加档案管理人员的责任观和使命感提高档案管理的技术培训，掌握信息化档案管理的新动态变化，紧跟随时代的脚步，培养技术性、专业性、科学性、信息性等全面型的储备人才。

3.6 完善信息化档案管理工作条件

在信息技术改革的进程中，我们不仅要重视档案管理人员的运作能力、取长补短，还要积极重视了档案管理人员工作方法，培养档案管理人员多样化信息计算机管理，淘汰陈旧的工作设备，更新新时代信息化要求的新设施。设立档案管理部门，对档案实施分类管理，改变传统枯燥、乏味、繁琐的工作模式 ，营造一个轻松、便捷、富有人文、科学、信息的档案管理的文化氛围，发扬与国际接轨的人文精神。

3.7 细化信息化的档案管理的整合工作

在信息化的今天，档案管理已经成为中职学校管理的一门科学课程。学校的档案管理工作也要求具有科学性、整合性、需要精工细作。信息的收集、整理、分类、建档、立卷及归档等工作需要坚持计算机的信息化、科学化、人文化、服务化的现代科学管理理念。根据不同单位、不同领域、不同类型、不同年度等进行分类，综合管理。

3.8 扩展信息化档案管理的服务领域

在高度信息化下的档案管理形成巨大的网络系统，档案管理一方面发挥好信息档案储藏管理优势，发展新形势下档案管理特色、地域特色、时代特色的数据化管理，还要扩展档案管理文化服务优势。积极稳妥的开发档案管理的信息资源，利用档案管理信息的网络为各个工作领域提供便捷信息交流与服务。例如，及时通知服务、及时的信息资料库更新服务、及时的信息咨询服务等，扩大多样化的服务于公众。

3.9 拓宽信息化档案管理的信息阅读空间

在信息化下的档案管理进程中，拓宽公众的阅读空间为广大公众所欣然接受。定期更新相关文献资源、汇总各方面的知识信息、报道各领域的时事新闻、推荐有意义的文章赏析等等。提供广阔的阅读空间的同时保障阅读者的权益。

3.10 打造信息化档案管理的全面的网络系统

在信息化推动下，各个的高校档案管理工作通过网络系统与社会团体进行交流与合作，网络系统成为建立与开展，各个高校档案管理工作的基础模式，档案管理来源于学校的文化资源，宣扬学校的文化传统，培养人文精神需要紧紧跟随网络技术的发展，服务于社会的文化需要。定期开展档案管理举办相关信息资源的展示活动，利用网络资源共享平台向公众发布相关信息，让更多公众团体在信息化网络系统中提供可再生的资源。扩展活动范围，创造更广泛的学习平台。建造高信息、高质量的档案管理网络系统是时代发展的新要求。

4 中职学校档案管理的重要意义

大力发展中职学校的信息化的档案管理成为现在的学校档案管理主要模式。有利于提高工作质量与效率。有利于创新档案管理工作，有利于学校档案管理信息的利用率，有利于提高档案管理工作的透明度，有利于档案信息资源发挥最大化的效益，有利于资源信息的合理分配，有利于信息化可再生的资源的发展，有利于社会的进步。

5 结语

中职学校的档案管理在学校管理工作中占有重要的地位。用科学的理念意识把中职学校的档案管理工作做到最好，有价值的档案资料发挥其重要的作用，档案信息化是信息化时代对档案管理工作的一种挑战。档案管理和学校乃至社会带来巨大的发展空间，我们要发挥信息化管理最大化的益处，加大档案信息化管理的投入，迎合现代化的发展潮流，让信息化档案管理贡献与广大人民，贡献与社会。

参考文献：

［1］唐玉清.论信息时代中职学校档案管理工作［J］.财富网络，2009 （08）.

［2］陈梅英.谈信息技术中职学校档案管理中的实践［J］.科技导刊，2013（15）.

［3］峻岭.以人为本背景下中职学校档案管理探究［J］.神州，2015（10）. ［4］李莉.如何创新新信息化时代的学校档案管理工作［J］.现代交际，2016（23）.

作者简介：孙玲玲（1974—），女，山东莱州人，大专，毕业于山东师范大学，助理馆员，研究方向：档案管理。