浅析信息化时代提升县级图书馆档案管理的重要性

李芳

（宁德古田县图书馆，福建宁德 352200）

浅析信息化时代提升县级图书馆档案管理的重要性

李芳

（宁德古田县图书馆，福建宁德 352200）

图书馆档案是图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，它与图书馆服务工作是一脉相连、相辅相成的，它记录了图书馆的发展过程和演变历史。随着社会的发展和时代的进步，作为信息存储并提供利用的档案工作其重要性日益突显出来。因此，如何加强档案管理工作，适应新形势的要求，已经成为当前的一个重要课题。本文浅析了信息化时代提升公共图书馆档案管理工作的重要性。

信息化时代 档案管理 重要性

档案管理是图书馆工作与服务的基础和保证。随着社会的发展和科技的进步，图书馆档案数量的不断增加，如何优化档案管理，解决图书馆档案管理工作中存在的问题，是各级图书馆必须认真对待的一项重要任务。

1　图书馆档案的特点

图书馆的档案主要分为三大类： 文件档案、文献档案、文书档案。首先是文件档案的特点，文件档案主要是指，由上级主管部门下达的关于图书馆的日常事务以及管理方面的相关政策性的文件，这些文件具有相当的重要性、针对性，一定的保密性。

第二类是文献档案，包括文献典籍、地方文献等，这些档案保留的时间较长，是图书馆价值珍贵性的永久保存的档案。第三是文书档案的特点，文书档案来源于图书馆自身的一种文件。是图书馆长期开展的各项工作和各种活动中形成的文字记录，由于一定的目的需要保存下来的，内容比较丰富，涉及图书馆工作的方方面面，比如会议的记录、人事方面的材料、财产的相关记录、借阅登记的记录及收发的文集、照片录音等各种具有保留价值的文件等等。

2　县级图书馆档案管理存在的问题

目前阶段，我国的县级图书馆档案管理在数字化建设方面还有很多工作需要改进。主要体现在几个方面；（1）档案管理意识不强。长期以来，各级图书馆对业务档案管理工作的重要性普遍认识不足，业务档案管理工作中除了文献档案管理外其他项目档案没有从根本上得到重视。没有完善的档案管理制度，业务档案管理不规范，随意性强；缺乏搜集档案的主动性，建档不及时；有的工作档案没有文字记录。由此，导致难以做好图书馆档案管理工作。（2）档案管理的设备和技术落后。图书馆档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段，普遍落后于本馆其他各项业务，档案从收集到利用得不到应有的基本保障。有碍于提高图书馆业务档案管理水平。（3）档案建设基础薄弱，数字化建设进展缓慢。不少公共图书馆档案管理工作还停留在纸质化阶段。很多的资料没有进行电子化的处理，也没设专门的系统对档案进行管理。这样就容易造成数据的丢失，不利于资料的保存和查找。（4）经费和专业人员紧缺。县级图书馆经费和专业人员不足，档案的管理大多是兼职，很少有专门设岗，使图书馆档案管理系统没有充分利用起来，没有专门的人员来进行系统的维护，同时人员素质难以跟上数字化系统的发展，人员与系统管理不相配。这些方面的问题对信息化时代的县级图书馆档案管理工作都是极为不利的，大大影响了图书馆档案管理工作的顺利进行。（5）档案数字化资源没有得到充分的利用和开发。有些县级图书馆档案进行了数字化的建设，资源是极其丰富和宝贵的，但由于图书馆档案数字化资源没有得到充分的利用和开发，这样也造成了很大的资源浪费。

3　信息化时代县级图书馆档案管理工作的创新措施

在数字化的信息时代，根据县级图书馆档案的这些特点，改进和创新档案管理工作是十分必要的。主要从以下以下几方面入手；（1）加速县级图书馆档案数字化网络建设。努力完善图书馆档案管理的信息化系统，这是对图书馆进行数字化管理的基础，没有这个图书馆档案数字化网络建设，就无从谈起对图书馆档案的信息化管理。我馆已建立了一个由计算机网络管理人员专门负责馆内数据库的建立和维护，开启了“万方数据库、”“维普中文数据库”，让读者较容易地学会了使用本馆的数据文献和检索资料，在图书采编、文献分类、编目、目录体系、馆藏文献状态、流通状况做到一目了然。并将这些资料定期整理、刻录、归档。（2）加强档案自动化管理系统中的专业人员配备。随着图书馆自动化、网络化水平不断提高，以及软硬件配备和整体系统的完善，对于专业工作人员的整体专业素质的要求显得更为重要，要有与系统相匹配的专业人员来对图书馆档案系统进行良好的管理，这样才能充分发挥图书馆档案管理系统的作用，为社会提供更多更好的服务。今后， 应该加强对现有的在职档案人员进行档案现代化管理和计算机、网络等信息技术方面新知识、新技术的培训和再教育，积极引进复合型人才，为档案信息化管理注入新的活力，提升综合管理能力，应对工作中可能发生的意外事故，及时发现问题和解决问题，维护系统的安全和正常运行，避免数据信息的流失，确保档案信息的完整性。（3）建立和健全档案管理规范化制度。档案管理工作在进行时一定要有相应的制度，这样才能使档案管理工作形成规范化，要完善检索体系，编制案卷目录、案卷文件目录、专题目录等，避免在工作中出现矛盾和冲突，才能在服务工作中实现档案的真正价值。 因此我们就可以依据档案室提供的各阅览室月报表，及时调整多媒体阅览室空间，添置计算机，增加读者座位等。（4）实现图书馆图书、情报、档案一体化管理。图书、情报、档案一体化管理可以充分发掘和综合利用图书、档案、情报信息资源，发挥系统整体的功能优势。这样便于在图书馆内实行统一管理，有效实行图书、情报、档案的一体化管理。（5）加强档案信息安全管理。在信息化时代，信息的安全工作要引起足够重视。随着档案信息化进程的深入，必须要有严格的管理制度、负责的管理人员和实施到位的管理程序，同时应该建立可信可控的内部网络，管理好内外网通道，管理好软件资产，以防引入潜在的安全漏洞，运用先进网络技术和信息安全技术是确保数字档案安全的重要保障。（6）积极探索档案利用工作的新途径、新方法。 档案利用工作必须紧跟时代发展的要求，积极探索新的途径，采用新的方法，满足新形势的要求。如积极采用互联网这一新技术，提高档案利用的及时性、广泛性。充分利用现代互联网技术通过各种形式的应用展示，突出档案利用的实效性。

4　结语

信息化时代的图书馆档案管理是一个新的命题，随着信息时代的发展县级图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势，加强县级图书馆档案的信息化建设也是必然的趋势 ，因此信息化时代提升县级图书馆档案的管理工作就尤为重要。

［1］王宝霞.档案信息化管理中安全问题的解决途径［J］.学理论，2009（14）.

［32］郭海岚，做好图书馆档案管理工作之浅见［J］.黑龙江档案，2014. 03期.

李芳（1965—），女，福建宁德人，大学本科，档案馆员，是福建省档案学会会员。