小细节成就大展会

韩莉

一个展会是由无数个细节环环相扣构成的，每一个细节都会影响到一个展会的品质，成为一个展会能否成功举办的关键点。这些细节涉及到展会的方方面面，包括展会的策划与组织、展会现场的管理、展会的外部接待，以及整体会展环境。

广交会能每年吸引全球各国的采购商云集于此，“注重细节”是其成功的因素之一。偌大的琶洲展馆，数万个展位，从A、B馆到C馆，每隔几米处就有专门的服务人员，虽然人群熙熙攘攘，但看不到一丝混乱。走进展馆区，“医疗室”、“大会服务中心”、“商品信息查询台”等很多服务性的小区域随处可见，小到买一瓶水、复印，大到租用展位上的装饰品、运输货物，一般客商所需要的服务都能提供。

香港会展业的硬件在全亚洲不算是最顶级的，包括租金和附近酒店物流等配套设施都有改善的空间，但是香港会展业的很多细节值得其他城市参考和借鉴。

由香港贸易发展局主办的香港美食博览会，已连续举办27届，是国际食品业界的品牌展会。美食博览会不仅展示林林总总的环球美食，为业界采购提供多元化的选择，还会推出“湾仔饮食文化地图”，免费介绍展馆附近的美食好去处。主办方表示，之所以特别制作出这份“湾仔饮食文化地图”，是希望参展人员在闲时也能好好地感受香港的文化餐饮，对香港的商贸有更感性的认识，因为，一个展览其实需要延伸出很多不同的东西给远道而来的客人，虽然参展是最主要的行程，但是能领略当地的人文与风情也是非常重要的。

对此，笔者感触颇深。作为一名会展媒体人，笔者有幸参加了很多展会，每到一个城市，每参加一个展会，常常因为一些微乎其微的小细节，而对一座城、一个展会有了不一样的感受与体验。

因为一个人，爱恨一座城

当我们到一个城市参加某个展会时，首先感受到的是这个城市的交通。除了四通八达的交通枢纽、便利的交通工具等硬件外，某些细节也能让人感受到不同的城市气息。

前不久，笔者到成都参加2016第十九届成都国际汽车展览会。一下飞机，的士司机问我去哪儿，听到地名后，司机貌似不想去，犹豫之后，还是让我上了车。等到了目的地，原先在高德地图上查询的车费参考价30元，变成了现实中的150元。虽然心中颇为疑惑，想到出差在外、工作要紧，也就照价付了车资。下了车，酒店门口的服务生主动递给我一张纸条，上面记着刚才那辆出租车的车牌号，并告诉我，如果有疑义，可以拨打成都出租车投诉专线电话。回到房间后，我抱着试试看的心态，向有关部门反映了这个情况。没想到，很快有了反馈，成都出租车管理部门特意打来电话道歉，并退还相应款项，还做出责令司机停运一天的处罚。

本来，司机的宰客行为让我心里颇为不爽，对成都的印象也大打折扣。但是，酒店服务生的一张小小的纸条，让整件事情逆转。且不说展会本身取得的优异成绩，就因为这个小小的细节，让我爱上了这座城市，对此次参展也有了不一样的体验。

接着，我又去了东部沿海的某座城市参加当地的一个展会。下了高铁，走到出租车候车区域，按照规定，由车站工作人员统一安排乘车。我注意到，工作人员没有安排离我最近的一辆出租车，很明显那是一辆普通出租车，而是隔着几辆出租车，让我拖着沉重的行李箱，乘坐一辆黑色雪铁龙出租车。遵从安排，我坐了上去，到了目的地，车费比高德地图上的参考价超出50%。原因很简单，高德地图参考的是普通车型出租车的价格，而我被安排的是豪华车型出租车。只因工作人员这个自以为聪明的小动作，让这座城市在我的心里留下了一丝小小的阴影。

展会接待的两个小细节

展会期间，八方来客聚集到一个城市，这其中，有一部分人的行程是由主办方负责接待的。除了日常的房间预订、车辆安排等工作外，还有哪些需要注意的细节呢？笔者朋友的两次参展经历，或许可以给我们一些启示。

9月5日，受主办方邀请，朋友来到青岛参加2016年第十五届青岛国际汽车工业秋季展览会。这已经不是他第一次来青岛参加这个展会了，每年两次的青岛车展，是国内外汽车巨头开拓山东乃至华东市场的战略阵地，朋友感受着这个展会一年一台阶、年年有创新，感受着它的各项数据不断创新高、品牌效应和影响力不断升级。只是每次都是来之匆匆、去之匆匆，对青岛这座城市几乎没有留下什么特别印象。

但这一次不同，这一次主办方安排的酒店没有像前几次那样在展馆附近，而是在据展馆差不多40分钟车程的海边，从酒店走到海边也就三分钟。清晨，趁着去展馆的大巴车没来之前，朋友信步来到海边，才发现青岛的海多么地与众不同。站在海边的木质栈道上，凭栏远眺，眼前的海水温柔地轻漾着，随着波纹一波波、一圈圈地向远处延伸，仿佛所有的忧愁、烦恼、困惑、不安也都跟着海水一起远去了、消失了，内心一片宁静！那些沿着栈道慢跑的、在岸边绿植隔离带锻炼的，还有散步、遛狗的青岛市民，伴着低回的潮声、映着五彩的朝霞，构成了一副青岛版的清明上河图，如梦如幻，令人流年忘返。

从酒店去展馆的路上，朋友再次领略到青岛的美，街道干净整洁，道路两旁绿树阴阴，远处现代感十足的高楼林立，与湛蓝的天空交相辉映，美不胜收。前几次，主办方从方便嘉宾参展考虑，尽量安排离展馆近的酒店；这次因为展馆附近酒店爆满，只好安排到离展馆较远的海边。殊不知这次无奈的意外，却让一车的人尽情领略了青岛的魅力，40分钟的车程，让大家深深喜欢上了这座城，等到了展馆，自然对这个展会也刮目相看。

可见，酒店安排不一定非得离展馆近，一定时间的车程，让大家一路感受该展会城市的特色，会反过来促进嘉宾对展会的全新体验，这也是会展业带动城市经济发展的重要体现。

但是，车程路线一定要安排好！笔者这位朋友提到他到另一个城市的参展经历，这次主办方安排的酒店距离展馆需要30分钟的车程。但是，在行程路线安排上，主办方没有考虑到利用这30分钟的时间展示这座城市，而是只考虑到尽快到达展馆，使得这座具有三千多年历史的中原古城，完全淹没在一堆钢筋水泥之中，等到大巴车驶上高架桥，远远看见展馆时，只见一个突兀的怪形大物出现在眼前，毫无亲和感，只想逃离。一车人还没参展，就已经对这个城市的会展印象分大大减低。

一个展会的成功举办，是无数个细节的完美体现。与展会的策划、组织、运营、管理等大手笔相比，笔者提到的都是些微乎其微的小细节，但正是这些微乎其微的小细节，让一个个展会一步步做大、做强。