督办管理平台助力提升管理效率

孙显德 马冬泉 刘会波

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 采用计算机管理方式取代传统的管理方式是当前信息化的首要内容，在现代企业中运用先进的办公管理平台来加强行政管理具有十分重要的。因此，本文针对以流程管理为核心内容的督办管理平台在现代企业行政管理中的应用进行分析，对督办管理平台的应用和创新进行阐述，以及如何促进企业行政的精细化管理，进而发挥出以信息技术为中心的流程管理的重要作用。

关键词 督办 流程 查询 统计

督查督办，是指办公室按照领导机关的意图和领导的指示，把有关事项.交给有关单位或部门办理并督促落实的工作，是保证政令畅通、提高工作效率的重要手段，是实现工作民主化、法制化、科学化的重要途径，是领导活动的重要辅助，也是办公室一项基础性工作，其职能具有中介性，它既不是决策者，也不是实施者，但它从属于决策者，协助决策者抓落实。督查督办工作的成效直接关系到上级的重大决策和重要工作部署能否顺利付诸实施、及时变为现实，关系到本单位的中心工作和领导的重要部署能否落实。

一、督办管理平台产生背景

目前，企业对重大事项的分解下达、执行跟踪多采用邮件、电话、会议等传统方式进行，想查看事项进展情况，只能询问，不仅十分繁琐，而且很费时，事项的进展情况的更新更难以实时获取，不利于决策层与管理层实时、全面地掌握各重大事项的执行情况，并且监控任务较多时，会有交叉，很容易出现遗漏，靠手工和EXCEL记录效率低下，召开办公会时，对提案的收集较为繁琐，不够体系。重点工作、重大事项如何才能高效、科学、规范地办理，一直困扰着很多企业。

二、督办管理平台概述

督办管理平台，指的是在企业单位应用通用型的网络办公平台，运用浏览器与服务器相结合的架构，不需要安装客户端，在内部配备网络短信与手机短信功能，促进各个信息处理的快速性和迅捷性。它以流程管理为核心，通过web表单设计器，添加一个上报流程，流程创建好之后，自动上传到未处理任务列表中，创建完一个新的任务。点击分发按钮，分发一个新的任务，进行任务流转，通过绑定用户，添加任务分发到信息处理人节点，使信息处理人自动接收信息。它主要以提高作业效率为目的，运用科学合理的管理方式转变以往的经验管理模式，自动根据流程设计的任务处理状态转达、传达任务，能够实现信息处理的自动化，从而有效的提高企业的行政办公效率。

督办管理平台的详细统计页，可以看到各种信息的内容、创建时间、类型、处理状态，通过强大的搜索、查询服务，可以用各种关键词进行搜索，方便易用的获取各种需要的信息，可以轻松看到各种类型信息的数量，以及信息的各种处理状态的统计（正在处理、未完成、已完成），通过督办管理平台可以进一步提升企业重要事项的执行性、规范性、实时可见性及沟通协作性，从而避免相互推委、扯皮。

通过平台管理所有信息并跟踪信息处理的状态和处理方法，方便大家共享，并且可以将有价值的信息进行有效的转化、积累、提炼和分享，从而有效的提高企业行政办公效率。

三、督办管理平台在企业行政管理中的应用分析

督办管理平台有效的实现了企业内部各个部门中资源信息的共享，进而显著的提高各个部门之间的协同办公效率。在企业行政管理中充分的将流程管理的功能进行发掘，通过固化、优化企业的业务流程，进一步促进企业朝规范性、精细化管理的方向发展。

（一）稳定强化工作流程、促进精细化管理

为了有效的执行重大事项的分解下达、执行跟踪，首先需要稳定、强化工作流程，在企业内部通过设置流程管理委员会，来对企业内部重大事项的业务流程进行梳理，进而确定业务流程整理需要的规范与模板，促进业务流程的规范化。

根据流程中涉及不同岗位的人员，对其赋予相应的业务流程办理权限。对流程权限进行设置的过程中，明确定位各个岗位的责任和权限，实现分工明确。另外，为了实现业务流程管理的细化，对业务流程进行分类，在各个流程设定责任部门，加强对流程运行情况的监控工作。为了保证流程的规范性，企业要制定管理制度，对负责流程管理人员进行定期考核。 应用督办系统的过程中，将行政系统中的流程管理进行深度挖掘，并监督流程管理业务的运行情况，最终实现公司的精细化管理。

（二）有利于加强监督，有据进行考核

企业督办管理平台中，进行的流程审批程序与信息处理流程具有公开性和透明性，并实现监控可视化，在工作人员的审批时间与审批意见中均有明确的记录。为实现各个单位、部门管理业务的可视化和可控化，企业可以通过实行分级管理适度放权来有效的加强流程的监控，针对每一项事务处理都进行详细的追踪和记录，给以后企业进行考核与实行限时办结提供有力的依据。

（三）建立统一的任务督办中心

督办管理平台虽然对其工作流程进行了固化与优化，他的实时性、可见性及沟通协作性还需要进一步深化，需要建立一个统一的任务督办中心来进行沟通、协调，对流程管理模块和流程督办模块进行管理。其中，流程管理模块以实现加强督办流程管理为目的，通过对管理人员的录入与督办考核流程的信息进行了解掌握，实现对流程督办信息进行更新和维护工作，并对流程办理数据进行分析，与督办流程时间限定进行比较，针对超过期限的办理流程人员进行督办或是设定自动短信提醒功能，催促用户进行流程处理，实现自动督办功能，以便有效的提高工作效率。

（四）决策辅助功能

督办管理平台多维度的展示、查询与统计功能，自动化的执行报告统计生成功能。方便大家共享，并且可以将有价值的信息进行有效的转化、积累、提炼和分享，从而为任务督办工作提供更加便捷、高效的工具支持，为决策提供更真实、实时的数据支撑，助力企业打造卓越执行力。

全新的知识经济时代，企业的管理层急需一种全新的管理理念和管理手段，督办管理平台遵循“管理+IT”的实施理念，帮助企业简化重大事项执行过程、提升效率效果、改善执行与控制过程、提升监控力度、加强跟踪反馈、深化协作沟通、有效支持企业决策，为企业打造重大事项办理跟踪的协同信息化工作场景。工作效率大大提高，决策反应时间大大缩短，过程控制大大加强。

督查督办工作是实施领导过程中的一个必不可少的重要环节，其目的是贯彻落实国家的法律与党的方针、政策，达到政令畅通，令行禁止。这是领导赋予行政办公室的一项重要工作职责。

一分部署，九分落实。当前，面对国家经济发展新常态、行业经济新变化，企业要适应市场竞争和变化，提高自身管理水平，就必须要具备强大的执行力。如何确保把改革的总体设计、发展战略、决策部署、具体措施在推进落实中“不变形”

“不缩水”、“不打折扣”地推进落实到位。严格的督查督办就是一种行之有效的工作方法，它通过督促、检查、协调、反馈、问责等一系列举措来作用于执行主体，成为转变干部作风的重要载体，严格管理的外在形式、确保安全的得力举措、提升效益的助推工具。