浅谈如何做好公文管理和保密工作

张雯

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 文章首先针对当前企业工作环境中公文管理和保密工作现状展开深入的分析，而后进一步在此基础之上，提出若干建议，用以实现对于公文安全体系建设的推动。

关键词 公文 管理 保密 安全

公文的管理与保密工作是否得到有效的贯彻执行，对于经济组织以及党政机关而言都有着不容忽视的重要价值。从实际工作的角度看，对于公文的保密和管理，是从长期的视角出发对组织实现保护，并且提升整体工作效率的必要基础，因此只有在对相应的法律法规坚持贯彻的基础之上，结合不同组织环境特征展开有效的保密工作，才能获取良好效果。

一、当前企业工作环境中公文管理和保密工作现状分析

对于公文的保密工作来说，我国有各级相关法案可以作为展开工作的依据。其中包括与国家机密相关的《国家秘密及其密级具体范围的规定》，以及《中华人民共和国档案法》等，通过诸多文件，以及企业环境中的对应工作规则，来确定本单位工作中的保密事项以及其不同的保密级别，并且进一步据此展开对应的保密和管理工作。

总管我国当前公文管理以及保密工作展开现状，可以发现存在如下几个方面的突出不足：

首先，规范不足是一个不容忽视的问题。虽然我国在宏观层面对于国家机密以及档案安全等方面已经具备相对完善的框架，但是更为具体的公文处理流程制度，尤其是在不同的组织环境中，具有针对性的制度仍然有待得以确立。这种状况直接导致在实际的工作过程中，虽然存在相对而言的宏观政策和法律来实现对于行为的指导，但是却会缺乏相应的规范对行为加以约束。

其次，对于人的约束缺失同样是造成公文保密工作展开不善的重要因素。主要体现在两个方面，其一在于相关工作人员的保密观念不足，其二则在于未能在组织内部构建起完善的考核机制，或者考核机制失效。对于后者而言，主要是公文相关人员的保密工作难以实现有效衡量，因此相应的激励机制也难以发挥效用。这种状况进一步影响到前者，使得工作人员对于保密需要认识不足。而单纯就工作人员的观念展开分析，可以发现长期面对一个领域进行工作，相应的麻痹大意就会出现，难免造成保密工作不足的状况。

最后，网络环境安全体系的建设，成为了公文保密的最后一个隐患。当前信息化时代之下，公文的发布等相关工作，多通过电子工具来予以实现，因此在公文制作的终端以及传输的网络环境中，如果存在安全隐患，必然会造成公文保密系统的漏洞，从而威胁到公文安全。虽然随着信息技术的不断进步，安全体系也在日趋完善，但是就目前的情况看，对于公文的保护仍然有待于进一步的提升。

二、积极推动公文安全体系建设

考虑到公文保密以及管理工作的完善程度，对于组织自身发展过程中安全水平的价值，甚至于对于社会经济平稳发展的价值，以及某些特殊领域公文甚至直接关系到国家安全的特殊性，有必要针对公文安全保密工作展开进一步的建设和完善。具体而言，有三个方面需要重点引起关注：

首先，完善规章制度是公文管理和保密深入展开的必要基础。对于规章制度的建设，更多应当聚集于最为基层的工作环境之中，强调日常工作中关于公文保密相关条例的可操作性。从公文文件的借阅、保管，一直到其传递等相关环节，无论是纸本公文还是电子版的公文，都应当围绕其文件的流转制定可行的、可以考证的行为依据，即工作规章制度。这些规章制度一方面应当作为相关工作人员的思想建设依据，另一个方面，还是对相关工作人员进行绩效考察的重要基础。除此以外，完善的规章制度还应当包括对于相关公文文件的规范，对于其订立和发放等环节进行规范，并且关注公文的内容格式等方面的标准化工作。通过此种方式能够有效建立起可识别的公文数字化体系，便于实现安全系统建设。

其次，妥善处理公文的利用与保密之间的关系。公文的利用与保密，从表面上看呈现出一定程度的矛盾特征，但是从根本上看，都是服务于组织自身的工作需求，在确保组织能够正常、有效、有序地展开工作的基础之上，进行有效的保护，实现保密。对于这一方面，应当强调公文在组织环境中的正常流转，满足其工作需求，不能因为保密需求遏制其流通，导致相关信息的闭塞，甚至于阻碍组织环境中正常工作的展开；但同时也不能对工作需求过分强调，导致保密体系本身无法得到建立，安全无法加以实现。

最后，做好公文相关文件的销毁工作，是其保密得以实现的重要环节，该项工作确保密级公文不遗失。每个工作周期结束，对当年本单位所收到的文件特别是密级文件对照收文登记作一次清点，对于清退整理过的、经鉴定没有保存价值的公文、资料、刊物等， 按规定予以销毁。通常而言，销毁的手段主要是将公文在专用的焚烧炉内进行烧毁，也可以将其送到指定的造纸厂进行再利用。无论是何种方式，都应当确保相关公文销毁工作得到落实，避免存在安全隐患。

三、结语

公文的保密与管理工作，存在于实际组织工作的每一个细微之处。因此在加强其保密工作体系建设的过程中，应当切实从实际出发，结合保密需求，遵守相关规定，才能实现公文保密工作的推进。

参考文献：

[1] 葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）.

[2] 李先进.机关公文处理工作“八项注意”[J].秘书，2011（5）.