浅析如何加强基层行政执法档案管理

胡文越

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 在我国全面推进依法治国的新时期，各级行政机构深入推动依法行政工作。然而，部分行政机构的行政执法档案管理工作中还存在诸多问题。本文根据目前行政执法档案管理现状，提出加强机关档案管理的具体对策。

关键词 基层 行政执法 档案管理

行政执法档案是行政机关在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法过程中形成的具有保存价值的文字、图像、视频、音频等多种形式的工作记录，是档案工作的重要信息资源。

在我国全面推进依法治国，各级行政机构扎实推进依法行政的新形势下，完整有效的行政执法档案是在必要时证明公共管理机构是否依法行政、行政相对人是否违法的有力证据。严格规范的行政执法档案管理，能够有效保障执法行为资料以及原始文书资料的完整性和安全性。执法档案管理的规范化、科学化程度直接关系到其信息质量能否发挥应有的作用。因此不断顺应基层执法工作的新形势、新任务，遵循档案管理工作的新要求，持续提高档案管理的科学化水平，具有十分重要的意义。

如何加强行政执法档案管理？笔者认为应从加强组织领导、完善设施配备、细化流程规范、强化管理考核等方面入手。

一、目前行政执法档案管理工作现状

（一）行政执法档案管理工作意识不够强

多年来，各地行政机构把主要精力都放在执法工作上，对执法之后形成了卷宗、档案淡漠以待，缺乏规范的管理。许多基层干部档案意识非常薄弱，对档案管理相关流程、法律法规和业务知识十分欠缺。由于对档案工作重视不够，档案管理中的人员、经费、场所等问题长期得不到解决。更有甚者，某地执法机构行政处罚案件出现大量案卷遗失的严重问题。在许多单位，档案管理重要性的认识程度普遍不高，在档案的收集、整理、保管和利用上缺乏科学有效的方法。

（二）执法档案工作人员业务素质不过关

当今，档案管理设备日益先进，档案种类逐渐多样化，载体形式日新月异，档案管理方法也在革新发展，这就对档案工作人员在业务素质、专业知识以及管理技能等方面都提出了更高的要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应当前工作需要，但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，只是在从事主业的同时附带档案管理工作，无法保质、保量完成档案管理的细致工作。有的单位干脆临时聘请专业人士定期协助整理档案，但对其工作内容提不出单位自身的要求，对其工作质量也缺乏监管。

（三）执法档案管理所需设施设备不完善

硬件方面，当前多数单位配置了专门的档案室，但普遍存在档案室简陋老化、配套设施缺乏的现象，档案柜不少是铁质的老式结构，安全措施没落实到位，防虫、防霉设施不配套。有的甚至档案室兼负了杂物存储功能。

软件方面，多数单位未能引进专业的档案管理系统，还还处于手工管理状态。许多单位的档案管理制度和机制不健全，致使归档文件的整理、分类与保管等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生，档案丢失、损毁、泄密等安全隐患问题日益突出。

二、加强执法档案管理的具体举措

执法档案管理工作事关重大，不仅是单位保存原始文件、资料的基础性工作，而且还关系到执法行为的有效性、执法工作的追溯性以及执法活动的风险防范，基层行政单位必须高度重视，应从加强组织领导、强化队伍建设、完善设施配备、细化流程规范、严格管理考核等方面，多管齐下，多措并举，切实提高行政执法档案的管理水平。

（一）加强档案工作组织领导

任何工作的开展都不能离开单位领导的重视，要想切实有效地推动档案科学化管理工作，各单位必须高度重视档案管理工作，严格落实《中华人民共和国档案法》，进一步健全完善档案管理办法，认真执行上级有关规定，严抓严管，保证档案管理工作各项规定要求落到实处。按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担当”的原则，要将档案管理工作纳入领导分工，明确责任领导、责任部门和责任岗位，认真履行档案管理职责，确保档案安全工作落到实处。领导层、管理层要从依法行政，规范执法行为的高度，充分认识到执法档案管理的重要性和紧迫性。同时，也要提高单位整体档案意识，形成人人重视档案、人人爱护档案的良好风气。

（二）强化档案管理队伍建设

行政执法档案管理是一门专业性、保密性、安全性很强的工作。面对新形势新要求，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。

首先要优化岗位配置，设置专职档案管理人员，尽量避免档案管理人员的兼职，让其有充足的时间和精力致力于档案管理，实现档案的专人归档保管。其次要定期组织专业培训，重点学习《中华人民共和国档案法》及各类行政执法法律法规，使档案管理员及时掌握档案管理的新规定、新政策、新理念、新趋势，切实提高档案队伍业务水平。同时，要切实增强档案管理部门和岗位的服务意识，要围绕中心、服务大局，在坚持专业管理规定和原则的前提下，定期督促协助执法部门及时对行政执法文书、资料的归档、整理工作；对已经归档的文件资料，能够有效提供查询、借阅、保密等服务工作。

（三）完善执法档案设施设备

优化档案设施配置，改善档案保管条件。升级更新软硬件设施是提升档案管理科学化水平的重要途径，首先要建设专门的档案库房，专库专用，改善档案库房环境，加装电子监控、防盗报警器、空调、除湿机等档案保护设备，配备必要的电脑、打印机、扫描仪等现代化仪器，配置档案柜、档案盒、档案袋等专业的档案保管设施、设备，为档案的现代化管理夯实硬件基础。

引进专业档案管理系统，实现档案信息化。档案信息化是档案发展管理的必然趋势，是实现档案管理科学化、规范化的主要手段。基层执法单位应在上级主管部门统一协调下，充分发挥计算机网络的快捷实用性，建立起符合国家规定的档案管理系统，使档案管理更科学、更便捷。

加强档案安全防范，确保环境安全。行政执法档案因为具有一定的法律性、原则性、连续性和保密性，必须配备安全防护设施，随时做好档案室的防火、防盗、防虫、防霉变等工作，定期对各类设施进行维护保养，提高安全防范能力。

（四）细化档案管理流程规范

实践证明，只有健全完善档案管理制度，细化档案管理流程规范，才能保证档案管理各项工作顺利进行。相比市级执法机构，基层执法单位容易忽视档案管理制度的建立和执行。基层执法单位应在上级统一领导下，结合自身档案管理实际情况，一是要建立《行政执法档案出入库规定》、《行政执法档案借阅登记制度》、《行政执法档案销毁制度》等规章制度，要求制度上墙，并严格遵守。二是要设立行政执法档案室借阅登记台、监督台等，为档案入室、管理、借阅、归还提供便利。三是要进一步完善档案管理岗位责任制和奖罚体系，将档案管理融入到日常管理的全过程，按规定严格执行奖罚措施。四是要加强档案流程规范，提升过程控制。行政执法档案由行政执法单位在结案后规定时间内归档，装订归档时要一案一卷、一卷一号，涉及重大影响以及向司法机关移送的档案要永久保存、妥善保管。档案归档后需要借阅的，应当填写《档案借阅登记簿》，办理借阅手续。对超出保管期限且无保存价值的行政执法档案，应当由鉴定小组提出具体意见，填写行政执法档案销毁清册，经单位主要负责人批准后方可销毁。

（五）严格执法档案管理考核

当前，由于在某些行业和执法机构，由于档案管理不到位，安全意识薄弱，屡次出现档案损毁，卷宗丢失和信息泄密现象，值得高度关注。为强化管理，基层单位必须严格落实主体责任，严格监督考核。首先，要加大管理检查力度，定期开展自查和自上而下的评比检查，层层落实责任，加强监督和检查，及时发现问题，及时纠正。其次，要完善档案安全管理和责任追究制度，建立健全档案安全责任、风险治理、应急管理和防控机制。再次，切实提高档案安全相关工作人员安全技能和水平，提升事故防范和处理能力，坚决杜绝档案安全事故发生。同时，上级主管部门和当地档案管理机构要加强对行政执法档案工作进行指导和检查，加大督导考核力度，努力将不规范行为消灭在萌芽状态，从而促进行政执法档案工作有效开展。

三、结语

总之，加强档案管理，特别是执法档案管理，是基层执法机构适应全面依法行政的内在需求，是提高自身科学管理水平的必经之路。基层单位要不断加强档案管理工作，增强安全防范意识，加强组织领导，完善设施设备，强化专业队伍建设，严格监督考核，高效利用档案资源，为行政执法、依法行政决策提供信息应用支持和保障。

参考文献：

[1] 国家档案局文件.关于进一步加强档案安全工作的意见.（档发[2016]6号）

[2] 王英玮，高璐娜.关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J].档案学通讯，2013（03）.

[3] 高亚兰.区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案，2010（08）.