物资计划审核辅助系统的开发应用

谢磊

摘 要：物资计划管理为实现公司经营管理目标发挥着重要作用。开发物资计划审核辅助系统，部署于公司ERP，形成统一管理平台。批次采购计划通过系统自动分析，可以准确分配采购批次，自动提示申报错误。经过实际应用，证明该系统显著降低人工审查工作量和人为操作误差，提高计划申报质量和审核效率。

关键词：物资计划；审核辅助系统；开发；应用

中图分类号：TP399 文献标识码：A 文

1 引 言

电网公司所采购的物资具有规模大、专业强、品类多等特点，由需求单位按照批次安排申报物资采购计划。物资计划管理作为实施集中规模采购的前提和基础，是推进物力集约化管理的源头和关键，因此对物资计划管理标准化、精益化的要求不断提高。通过信息化手段，建立计划审核辅助系统，将显著提高物资计划的规范性管控、申报质量和审核效率。

2 批次计划管理的主要难点

批次计划管理实际执行中有以下难点：

①国网和省公司每年分别下达采购目录与计划批次安排，各单位以此为依据将计划申报至省公司集中审核，然后上传国网。由于未严格执行计划批次安排和审核规定，错过申报时间节点再增补计划、造成招标采购风险，影响工程实际需求等情况时有发生。

②批次计划管理规则复杂，审核要点多，而且会依据各批次执行情况滚动修编。难以保证各单位相关人员深入学习，及时跟进，造成计划申报错误较多。如有错误遗漏未修改，上传至国网将直接影响业务指标。

③物资批次计划由各单位收集、初审，提交至省公司集中审核，发现错误再退回相关单位修改。所有审核工作由人工完成，人为造成的错误的机率大，而且各单位与省公司重复劳动，沟通协调工作量大、周期长。

为了贯彻落实计划管理工作要求，省物资公司依据批次计划管理的特点，针对实际工作中的困难，设计开发了计划审核辅助系统。

3 系统开发情况

3.1 系统开发准备阶段

全面收集、梳理国网、省公司各类文件、规定中关于计划管理，特别是物资计划的内容，并且及时跟进、掌握最新的管理动态。

深入了解国网物资公司、其他网省批次计划管理现状，发挥比较优势，有针对性的选取先进网省，开展调研访谈。针对湖北省各专业管理部门和地市基层单位在物资批次计划申报、审核中存在的问题、困难进行调研访谈。组织多轮集中研讨，优化、确定开发方案。

3.2 系统功能

主要的系统功能包括：

①设定各批次申报截止时间，到期自动关闭，落实时间节点，控制计划申报周期，避免计划随时增加对后续审查工作造成影响。对应招标批次，匹配固化采购方式、采购策略，杜绝该项人为操作失误。

②将采购目录和全部计划审核要点转化为系统逻辑表，通过系统逻辑判断，自动分析采购申请中的错误内容，准确分配采购批次。以“物料小类+项目电压等级”生成匹配采购申请所属招标批次的逻辑规则。依据不同的物料小类及其对应批次，设定交货方式、交货时间规则范围。减少人工判断工作量，避免人为失误。

③所有的批次采购计划必须通过系统审核，系统自动分析发现的错误项，必须全部修改正确才能提报，省公司只受理正确提报的采购申请。避免以往申报单位、地市、省公司多级重复审查工作，消除反复沟通、修改过程，从而缩短计划申报时间，提高计划申报合格率。

④除了上述主要功能，省物资公司计划管理人员将依据最新管理要求，滚动更新、维护计划审核辅助系统，确保时效，使系统具备持续改进功能。另外，省物资公司就系统功能的详细说明及操作方法编制了流程手册，发放给各单位物资计划管理人员，并组织多轮专题培训。

4 系统应用的情况

物资计划审核辅助系统在2016年第一批计划申报阶段上线试运行后，组织各单位研讨，分析使用情况，收集反馈意见，对系统进一步优化调整，于第二批计划申报时正式全面应用。系统应用效果有如下体现。

4.1 计划申报质量提高

计划申报合格率是考核计划申报质量的重要指标，是指各批次计划申报截止时间前，申报至省物资公司，完全符合审核标准、无任何申报错误的采购计划条目数，占该批次条目总数的比例。

2015年主要批次与2016年系统应用后批次的计划合格情况见表1；各批次合格率对比如图1所示；2016年各批次计划合格率同比2015年如图2所示。

以上数据显示，2015年各批次计划申报合格率保持稳定，2016年系统应用以来，合格率明显提高；2016年各批次的合格率同比2015年也都有大幅改进。说明计划审核辅助系统应用对提高计划申报质量作用显著。

4.2 计划审核效率提升

①计划审核辅助系统提供了批次计划管理的信息平台，通过系统自动分析，大幅降低以往繁重的人工审查、统计工作；降低审核过程中人为操作误差影响绩效考核，或者后续采购、供应工作的风险。

②各单位物资批次计划经系统审核通过后提报至省物资公司，避免多级重复审查工作，消除反复沟通、修改过程，大幅度缩短计划申报时间

③通过系统自动分析、报错提示，促使各需求单位和专业管理部门在计划申报之前就共同参与，实现物资计划管理协同运作。并且同步实现考核和反馈，强化物资计划的闭环管理。

5 总结与展望

省物资公司在贯彻物资计划管理工作要求，分析批次计划管理特点、难点的基础上，开发了计划审核辅助系统，实际应用效果良好，对提高计划申报质量和审核效率有显著作用。

在后期的工作中，以下方面值得进一步深入发展：

①监控系统运行状况，收集各单位的使用意见以及改进建议，持续改进系统功能；跟进计划管理的最新工作要求，实时维护系统，确保系统的时效性。

②进一步扩大系统应用范围，尽量涵盖公司生产、建设和运营等方面所需的各类物资和服务。实现物资采购计划与综合计划、里程碑计划、财务预算的全面对接。

③利用系统中积累大量有价值的数据，对批次计划及后续采购的完整性、及时性、合规性进行分析，开展合理预测；发现计划管理中仍需改进的工作，进一步优化业务流程。

参考文献：

[1] 诸军明，傅红儒，邓宏明.物资计划管理程序的开发及其推广应用

[J].浙江冶金，2009，（1）：2-4.