Office软件在技工院校办公中的应用

朱月霞

摘 要：为了提高技工院校的办公效率，增强Office办公软件在技工院校办公中的应用势在必行。本文探讨了Office软件在技工院校办公中的应用，旨在提高学校办公管理效率。

关键词：Office办公软件 办公效率 技工院校应用

一、应用背景

Office办公软件是一款可以进行表格制作、文字处理、幻灯片制作以及简单数据库处理等工作的软件，其具有较强的实用性，有利于提高技工院校的办公效率与质量。因此，为了促进技工院校各项工作的有序开展，提高办公效率，应加强Office办公软件在技工院校办公中的应用，为技工院校的发展打下坚实基础。

二、Office软件在技工院校办公中的应用

Office办公软件在技工院校办公中的应用较为广泛。本文简单介绍了其在技工学校学生课程成绩数据、教学测评数据、学生考证报名数据以及日常办公中的应用。

1.Office办公软件在学生课程成绩数据中的应用

Office办公软件在学生课程成绩数据中的应用主要体现在 Excel 软件的应用。在对学生课程成绩数据进行统计的过程中，通过利用 Excel 软件的求和与筛选等功能对学生课程成绩进行统计，不仅减轻了教师的工作量，还大大缩短对学生课程成绩分类与统计的时间。学生课程成绩统计与分析过程中，常常需要对数据进行求和，Excel 软件中求和的格式是 SUM（ ）。例如，求同一列单元格 A1 - A10 的和，可以直接在单元格中输入 = SUM（A1： A10），再按下回车键，就可以快速得到结果。除了求和以外，Excel 软件还能按性别、班级等来统计相关的数据。总之，在学生课程成绩数据办公过程中，运用 Excel 软件，能够有效地提高学生课程成绩数据办公的工作效率及其质量。因此，在技工院校办公中应用Office办公软件，有利于技工院校办公效率的提高。

2.Office办公软件在教学测评数据中的应用

学校每学期都会进行课堂教学情况测评。教学测评为师生沟通交流搭建了一个良好的平台，是任课教师进行教学改进的依据，有利于提高教学质量，同时测评结果是教师考核的一项重要指标。教学测评活动大多以班级为单位，采用问卷调查的形式调查每一位学生对任课教师课堂教学的评价。学生以“A、B、C、D”四个等级对任课教师打分，再进行统计与分析。然而全校几千份的调查问卷如果采用手工计算，不仅工作量庞大，还易出错，且复查起来也非常困难。Office办公软件采用Excel软件求和功能在教学测评数据中能够较好地解决这一难题。首先在Excel软件中制作一个教学评测统计表，再根据调查问卷将调查结果按“A、B、C、D”四个等级填入表中，最后进行函数设计和公式计算，就可以快速简单地对教学测评数据进行统计和分析。

3.Office办公软件在学生考证报名数据中的应用

技工院校大多数学生会参加职业技能证书考试，以此来提高自己的技能水平，其中考试报名的工序非常复杂，大致流程为：宣传→报名→录入→数据核对→上报。由于各类职业技能考试都要需要提供身份证号码，因此，身份证信息的录入是否正确显得尤为重要。然而，在实际操作中常常因为学生填错号码、人员输入出错等原因造成身份证信息错误，不仅增加了工作量，还耗费精力和物力。应用Office办公软件中的Vlookup函数可以实现快速地从数据源总表中提取所需数据，有效地避免了不必要的错误，大大减少了工作量，提高了工作的效率与质量。

4.Office办公软件在日常办公中的应用

技工院校在日常办公的过程中，需要管理很多繁杂的事物。然而，传统的办公方式，工作效率低且质量难以保证。Office办公软件在日常办公中的应用，对学校日常办公具有重要作用。学校日常办公比较繁杂，其中包括公寓管理、学籍管理、就业指导等内容，一旦信息错误、混乱或者传达不到位，将直接影响着学校日常办公的效率与质量。Office办公软件在日常办公中的应用，通过建立信息管理平台，能够使学校日常办公工作有效地开展。

三、小结

目前，Office办公软件被广泛地应用于学校日常工作中，大到社会统计，小到学生管理、会议记录等，都离不开Office办公软件的应用。Office办公软件可以对数据进行快速地计算、分析、管理，将复杂的事情简单化，大大地提高了技工院校的办公效率。

参考文献：

[1]朱洪莉.试析利用Excel2010管理学生基本信息[J].电脑编程技巧与维护，2014（6）.

[2]李明.Office软件在提高办公效率上的应用[J].数字技术与应用，2012（3）.

（作者单位：江苏省淮安技师学院）