关于全面预算信息化建设的探讨

·罗淇方

关于全面预算信息化建设的探讨

·罗淇方

一、全面预算信息化建设的必要性

信息化之前的全面预算管理一般由人工进行，电脑软件辅助是一种电子化操作而不是信息化管理，这样的全面预算在效率性、时效性、准确性、标准性等方面都有一些不足，在传统的全面预算管理中引入信息化，能够很好地弥补这些不足，提高企业的预算管理水平。

（一）规范预算管理

企业的预算内容繁杂，不仅包括自身发展战略中的整体预算，还包括企业各部门的分级预算，按照权责划分进行的预算活动，在这种树状的预算结构体系之下，如果缺少标准的预算体系，在预算管理的过程中必然出现冲突，制约着预算管理效用的发挥。因此，引进全面预算信息化管理制度显得十分必要。在全面预算信息化管理中，企业的预算集中在同一平台之上，并且能够实现信息共享，提高预算程序、预算体系等多方面的标准程度，大大加强了预算管理的规范性。

（二）提高预算精确度

传统预算管理方法以人工为主，计算机软件为辅，各类数据的收集筛选需要人工进行，而这些信息的总量十分庞大，操作效率低、数据信息失真时有发生。在引入全面预算信息化管理之后，可以将所有数据集中存放到数据库之中，定期更新数据内容，运用自动数据处理模块，提升工作效率，提高数据精确程度，从而提高预算的精确度。

（三）强化集团管理力度

全面预算信息化管理对于企业尤其是集团公司来说显得十分重要，集团公司下属单位多，部门机构冗杂，在预算的管控上难度很高。实现全面预算信息化，可以通过统一平台实现子母公司的信息共享，通过平台实时掌控子公司的运行状况，保证母公司对子公司的控制效率，使整个集团协调性更强，促使企业战略的达成。

（四）适应现代企业预算体系发展

当前企业要实现现代化的数据分析才能保证企业的反应能力，随着时代的发展，预算中所需的分析功能势必更强。传统预算中的处理软件虽然具备一定的分析功能，但相较信息化管理来说相差很大，在全面预算信息化管理中，企业可以通过先进的信息化系统，将各类分析公式及模型集中到系统当中，通过信息系统强大的数据分功能，将全面预算中繁琐的数据分析过程简单化，高效快捷地完成信息分析。实现信息化预算管理无疑适应了时代的发展。

二、全面预算信息化建设遇到的“瓶颈”

（一）对全面预算认识不足

长期以来，大多数企业把全面预算混淆为财务预算或财务计划，认为预算都是财务部门的事情，只要是同预算有关的事情全都归属到了财务部门，其他部门只是提供一些辅助数据而已。在这种观念的主导下，企业推行全面预算不仅加大了财务部门的工作压力，而且企业内部间的信息传递与工作经验交流也会遇到来自其他部门和人员的阻力。许多企业没有总体预算管理构建，而仅仅局限于财务方面的预算控制，看重企业的结果利润，缺乏企业整体的预算控制与分析。企业整合管理思想的缺乏常常导致部门之间的冲突，预算执行的乏力。其实，全面预算是企业综合的管理系统，它的内容包括投资预算、管理预算等。全面预算直接关系到各种资源在企业内部的分配，是企业战略管理的重要手段，在编制过程中，企业战略目标进行层层分解，每层机构、每个人员既是预算目标制定的参与者，也是预算管理的执行者，因此，企业全面预算管理是基于全员参与的管理。

（二）全面预算的组织保障体系不完善

组织体系在企业全面预算管理是处于核心地位，有力的组织保障体系主导着企业全面预算管理的发展，充分保障企业全面预算顺利实施。然而，我国企业在践行全面预算管理过程中，基本上没有建立起完善有效的组织保障体系。一方面，许多企业专门的全面预算管理机构尚未建设起来；另一方面，大多数企业把全面预算混淆为财务预算或财务计划，认为全面预算仅仅是在企业财务预算基础上的拓展，全面预算只是财务行为，理应由财务部门及财会人员制定和实施。事实上，我国大多数企业现行的组织结构并没有把企业的生产、销售等基层业务部门纳入全面预算编制过程的范围，这不仅降低了企业预算的可靠性和可操作性，而且缺乏基层机构和人员的真正参与，预算在执行过程中也将会遇到很大的阻力。很多企业预算的范围还没有延伸到企业的各项经营活动中，预算更多地是关注企业成本的变化，而不是强调企业价值的增加，正是缺乏一个健全的预算管理组织保障体系，导致企业不能有效开展全面预算管理制定、反馈与考评，不能较好地凸显全面预算在企业经营管理中的作用。

（三）预算模块建设缺少反馈机制

目前，我国企业推行全面预算管理的另一阻力是企业重预算编制、轻执行，而对预算执行绩效考评及反馈没有健全的机制，企业预算管理中目标管理缺乏相应的预算考评制度，致使预算无法成为相关机构和人员的约束，预算的权威性和严肃性大大降低。同时，健全的预算反馈机制也没有形成，预算指标没能有效执行，就算部分机构和人员认真执行了，也很难界定出执行的效果。对预算工作执行到位的单位和个人缺乏相应的激励机制，对不执行或不严格执行预算的机构和人员缺少必要的考核措施，既影响了企业预算管理工作的深入开展，也同时造成了人力、财力的浪费。预算考核及反馈是企业业绩评价奖惩的依据及激励导向的节点。但目前大多数企业中，较普遍地存在着考核主体不清晰，考核指标不具体，考核标准不统一。这种现象最终会使企业预算管理无法全面实施，也不能保证企业管理水平的提升。

（四）系统设计和应用仍偏重传统核算

现代企业推行会计电算化后，应用系统进行账务处理已非常普遍，但目前系统设计仍偏重于核算及报表编制，对于财务管理尤其是全面预算管理涉及较少，部分企业虽然将预算编制及标准成本等内容融入系统，但由于重视程度不够，操作人员仍以财务人员为主，且对于预算的控制及反馈机制未在系统中完全建立，导致全面预算信息化实现难度较大。

三、全面预算信息化的实现方式

（一）借助信息化平台架构企业全面预算管理体系

企业架构和实施全面预算管理过程中，信息化平台对企业成本费用的有效控制、业务流程的再造和风险管理起到重要的支撑作用，也正因如此，企业信息化被认为是全面预算管理体系建设中的重中之重，随着企业管理水平的不断升级，一场前所未有的基于信息化平台的全面预算管理变革在许多企业集团管理提升变革中掀起。在这场变革中，需要借助一个全面预算管理信息化平台、一套融合战略、业务、财务的预算体系且符合中国企业特点的预算管理软件。借助信息化平台架构企业全面预算管理体系的理念是：以子公司或基层机构为起点的预算编制流程；单位内部上下机构可以不断往返的申报和分解预算；总部或上层机构也可以有效地指导和监控下属公司或基层机构预算的编制，确保公司总体的预算政策能够有效地得到贯彻和执行。同时，预算编制和调整中的多级审批可以通过预警平台设置预警条件，进行事前预警。通过预算调整对预算执行过程中的偏差进行矫正，更可以通过预算分析进行绩效的评估。

（二）构建完善的预算管理组织体系

企业全面预算的科学制定与客观评价的基础是一个完善的预算管理组织体系，在企业发展过程中，完善有效的预算管理组织体系能较快适应企业内外部环境变化的需要，实现组织的动态平衡。当前，我国多数企业的预算管理组织不完善，基本上都是由财务部门主要负责，这种情况下，企业难以达到全面预算目标与各级组织机构间的预算一体化管理。因此，企业应建立联动的多层级预算管理组织体系。多层级的预算管理组织体系由董事会、预算管理委员会、预算管理工作机构、预算责任中心组成。董事会和预算管理委员会是全面预算管理的决策机构，负责根据公司发展战略的规划，审查和批准公司总体预算方案。预算管理工作机构是预算管理日常工作机构，负责全面预算管理的各项日常工作。预算责任中心是预算的执行机构，它包括投资中心、利润中心、成本中心、收入中心等，负责具体的组织编排本中心的预算方案，并协调预算的调整、执行、分析和考核。

（三）加强预算管理的考评和反馈并提升激励作用

企业全面预算管理目标设定后，层层分解出各级部门及相关人员的责、权、利，清楚地界定每一个岗位及岗位之间界限，并确定出岗位的相应责任人。同时，通过关键业绩指标确定机构与人员的岗位薪酬，促使各层次的人员齐心协力，共同为实现全面预算目标而努力。借助多层级预算管理跟踪报告制度，对各项预算目标进行实时跟踪分析、监控。在实施考评过程中不断强化预算编制信息的反馈，对偏离目标的行为及时纠正，增强企业员工的认同感和责任感。充分发挥企业各级员工参与管理的积极性与主动性，促进企业总体管理水平的提高。在面向市场做全面预算时，要求编制的全面预算指标具有激励导向作用。而在全面预算的执行和考核过程中，往往由于全面预算激励不足致使执行者过分强调自己业务的特殊性而抱怨全面预算，使得全面预算方案不能有效贯彻执行，最终导致全面预算管理虎头蛇尾。

（四）深化信息系统全面预算管理建设

将全面预算管理作为信息化建设重点研发方向，在系统设计过程中，充分预算管理的全过程及全员参与性，将预算“编制-下达-控制-反馈”这一全过程通过系统进行控制，同时，在基于信息化平台重新架构企业全面预算体系时，财务部门也是处于提供服务支持的位置，预算应由承担实现具体管理目标责任的责任主体负责编制，财务机构和财务人员应做的只是参谋、建议和协助工作。真正的数据来源是企业整体战略目标的分解，是企业每一个人的工作所需资源的汇总。通过信息化支撑手段，将全面预算管理理念固化于系统中，为企业真正实现全面预算奠定坚实基础。

（作者单位：广西电网公司）