财务视角下高职院校固定资产账联动管理模式的构建探究

朱丽敏

摘要：本文主要着力于构建固定资产账的管理模式，期望通过固定资产账的联动管理模式构建，实现固定资产明细账的即时确认，实现资产管控工作目标。在实践工作中，模式的建立、推行及内控是“财务、资产”联动管理固定资产账模式的关键因素。通过模式的探究，提出实践措施和建议，促进财务资产管理信息化建设的发展。

关键词：高职院校 固定资产账 联动管理模式

固定资产账联动管理模式是利用计算机互联网信息技术，将固定资产管理过程中传统的财务部门、资产管理部门人工进行固定资产账账核对的方式转变为电子对账的方式，同时达到即时确认目的的一种管理模式。固定资产联动管理模式是以财务核算、资产管理信息系统为平台，将财务核算系统和资产管理系统做了有效的对接，学校财务部门工作人员根据报销单信息选择已录入资产管理系统的固定资产编码、分类等信息的同时，可进行相关信息的核对，核对完成确认后，资产管理系统可即时提取财务有效信息，两部门同时完成对账，工作人员无须再人工进行对账，比之传统的管理方式，更加高效、快捷、准确，且有利于资产的管控。

一、固定资产联动管理模式的背景分析

（1）管理环境背景分析。为贯彻落实《国务院关于大力发展职业教育的决定》精神，提升高职院校的办学水平，教育部和财政部正式启动了被誉为中国高职院校建设“211工程”的“百所示范性高等职业院校建设工程”。国家、地方财政加大了对高职院校的经费投入，除此之外，加上学校扩招等客观因素，教育事业收入逐年增加。高职教育事业的快速发展的同时，固定资产的数量、总值也在快速增长，资产构成趋于复杂，对固定资产的管理工作带来了挑战。

（2）固定资产管理现况分析。目前，高职院校固定资产管理普遍存在以下问题：重购置、轻管理，各使用部门争相购置，追求大而全，管理工作却没有跟上；固定资产管理部门固定资产账账、账实不符，“家”里实际有多少资产未能摸清；管理制度不健全，管理方法不科学，造成固定资产缺乏动态管理等。同时，日常工作中，高职院校普遍使用的财务核算管理软件与固定管理软件是相对独立的，在各管理部门中各司其职，在提高效率、改善管理现状等各方面都发挥了不少的作用。但是，这两个相对独立的软件存在着一定的局限性，数据管理独立，无法共享数据资源。所以，将财务账务核算系统与资产管理软件的固定资产管理模块做有效的对接，达到数据共享，应该成为未来固定资产管理发展的新方向。

（3）信息化环境分析。随着近些年计算机互联网信息技术的不断更新进步，实现信息互通、软件兼容已具备现实的技术基础。将财务账务核算系统与资产管理软件的固定资产模块取得关联，构建联动管理模式，已具备技术支撑条件。

（4）理论价值分析。为了达到对教育总体管理水平的整体提升，对固定资产管理一定要加强。从保护固定资产的安全完整，到实现固定资产保值增值；从提高高校固定资产配置的科学性和利用的有效性，到探索适应现代化发展需要的高校固定资产管理方式；从创新高校固定资产管理模式，到建设创新型、节约型校园，促进高校教育管理质量提升和效益协调发展有着深远的意义。

二、固定资产联动管理模式的构建

（一）联动管理准备工作

1.固定资产管理角色分工

固定资产管理工作实行四级管理，资产设备处、财务处为一级管理，各资产使用处室、院系为二级管理，部门资产管理员为三级管理，资产使用人员为四级管理。一级管理部门负责固定资产账账、账实的管理，负责制定固定资产管理的相关制度，完善对资产管理员的监控机制，监督各项管理制度的执行。二级管理部门对该部门固定资产增加、减少事项的真实性合理性负责。资产管理员作为三级管理，负责所属部门固定资产的日常管理工作，如实反映本部门固定资产的使用情况。资产使用人员负责有效使用资产，并保证所使用资产的安全、完整。

固定资产联动管理模式下，资产使用部门、资产管理职能部门、财务等部门工作人员角色分工无变化。现阶段，高职院校各部门工作人员普遍存在人手不足的情况，本着减小管理成本、提高管理效率的想法，固定资产联动管理模式构建中不需增加新的工作人员。

2.固定资产联动管理信息系统准备工作

做好信息系统准备工作。建立固定资产网络化管理体系，以财务核算、资产管理信息系统为平台，将财务部门和资产部门系统做有效对接接口，以做好数据共享准备。

3.固定资产账账核对工作

在模式构建时，固定资产账账核对尚未完成的院校建议提前或同时进行历史资产明细的清查核对工作，否则新发生的业务可即时核对，但已经核对不符的资产会影响账账核对的结果。

（二）固定资产联动管理工作流程

（1）以购置固定资产为例，资产管理员在资产管理系统中录入固定资产信息（如：资产编号、物品名称、型号、购买日期、已使用年限、数量、原值、使用状态、使用人、日期、存放地点等），录入完成后资产管理系统自动生成固定资产验收单及资产编号。

（2）业务经办人员持报销单（附固定资产验收单）到财务部门报销。财务部门接单在核算系统录入增加固定资产会计分录时，输入验收单号即可提取资产管理信息系统中的数据，省却二次录入人力的同时，对数据进行了审核校对工作。会计凭证完成后，财务核算管理系统的相关会计凭证日期、编号等相关数据即时传至资产管理信息系统中，账账核对工作即时完成，无须再人工进行对账。

（三）定期进行账账核对确认工作

系统中可按需设置固定资产账账核对调节表（见表格），表末一级管理部门（资产管理部门、财务部门）可签字盖章确认，存档备查。

三、实践工作中可能遇到的问题和几点建议

（1）资产信息传递过程中，会遇到下一工作环节发现信息有误需退回上一工作环节的问题。建议在模式构建时，按实际工作需要设计退回功能及流程。

（2）为加强内部控制，更好地管理资产信息，建议设置各环节工作人员不得修改他人数据功能，预防不良后果的发生。

（3）固定资产账账核对表中，建议将“未达”账项，即核对出存在问题的资产进行逐项核实并一一确认，把固定资产账账核对工作做实做好。

（4）制定规范固定资产管理制度，定期进行账账核对工作，实现固定资产的动态管理。

（5）明确各部门职责分工。按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的要求，建立健全固定资产管理体制，落实单位负责人、资产管理员、资产使用人员等有关人员。

例如：当固定资产验收入库或报废手续形成之后，二级管理员要及时到网上查看本部门固定资产变动情况，如有接纳的错误及时反馈一级管理员核对。当错误数据公布超过规定时间后，其一切责任及经济损失主要由已接纳或签字确认的二级管理员负责。使用人要及时查看本人领用固定资产的增减变动情况，如有资产签字错误，应及时反馈一级或二级管理员纠正。当错误的数据公布超过规定时间时，其一切责任及经济损失由签字确认的使用人负责。

综上，构建固定资产联动管理模式，静态管理变为动态管理，事后检查监督为事前审查和实时监控，实现了财务部门和资产部门数据的对接，方便了资产的统计核对，固定资产账、账核对的及时性和准确性得到确保，逐步让管理更科学、更规范，使固定资产得到有效监管。随着信息化水平的不断提升，此管理模式将随之更新、优化，最终必将取代传统的管理体系，实现固定资产管理的跨越式发展。

1.基金项目：本文系山东省教育会计学会立项课题《高职院校财务管理体制研究》（课题编号：sdjk2014076）

2.基金项目：山东省教育会计学会立项课题《财政滚动预算改革下的高校预算编制研究》（课题编号：sdjk2014010）

参考文献：

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[2]李小燕.高校固定资产信息化管理的思考[J].淮南职业技术学院学报，2016，（4）：54-56.

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[4]陈文相.高校固定资产信息化管理研究[J].实验室科学，2014，（5）：179-181.

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（作者单位：青岛职业技术学院）