新时期做好医院人事档案管理工作的思考

文/哈尔滨市公安医院 斯琴



新时期做好医院人事档案管理工作的思考

文/哈尔滨市公安医院 斯琴

【摘要】作为医院，职工队伍庞大，人才济济，要做好职工的管理，人事档案管理工作尤为重要。不仅关系到医院对职工的了解与选拔，也影响着职工的职业生涯的拓展，对企业人才队伍建设与管理具有重要意义。因此，本文就新时期下医院人事档案管理工作的现状进行分析，并提出建议。

【关键词】医院；人事档案；档案管理

人事档案是对一个人的主要经历、主要成绩等的记录，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，是选拔、任用与考核的主要依据。因此，做好人事档案管理工作关系着单位的发展。作为医院，急需各类高素质人才，人事档案就能为医院提供人才信息和用人依据，有助于配备科学的医疗团队；也能通过对人事档案的职称与工龄等方面的记载，为职工薪酬设计提供依据，能有效激励职工的工作积极性；人事档案记载着职工的学识水平与工作方向等，可以从中获悉目前医院的人才结构，为人才开发提供参考数据。

一、医院人事档案管理工作存在的问题

（一）缺乏先进的档案管理方法。目前，很多医院人事档案管理方法十分落后，仅是利用纸质档案管理，缺乏先进的档案管理设备、人事档案管理软件等设施。大部分是手工录入纸质档案，不及时对档案进行分类与装订，都是个人档案直接放进该职工的档案袋，这样不仅加大人力，还会影响工作效率。并且纸质的档案袋保管不当，档案容易受潮、霉变和虫蛀，会出现损坏和遗失，影响人事档案的完整性与安全性。

（二）档案管理人才素质有待提高。部分医院的档案管理人员不是档案管理专业出身，档案管理、计算机与保密等知识欠缺，缺乏专业的档案管理方法。或者是由人事专员兼管档案管理工作，人事工作本身就繁杂，难以兼任更多的工作，容易造成对档案工作的疏忽。也可能由于一些医院对人事档案工作的不重视，对人事档案管理人员待遇不公，没有开展人事档案人员的专业培训，导致人事档案管理人员工作积极性不高，工作方法落后，这样不利于医院人事档案管理工作的开展。

（三）人事档案真实性与完整性不足。一些偏远地区的医院与效益不好的医院，人员流动性大，职工的人事档案难以保证完整与真实。可能会出现在人才调动中，相关档案没有做好转移手续，也可能职工之前的企业不重视人事档案工作，都会造成人事档案的不完整。加上过去很多单位企业对人事档案工作的不重视，与过去工作环境、条件与政策的原因，人事档案工作没有做到位，很多过往的信息没有记载，或者会有一些档案涂擦、书写不规范等问题，其真实性与准确性就无从考证，导致人事档案的真实性与可靠性降低。

二、完善人事档案管理工作的建议

（一）加强人事档案管理信息化、现代化。传统的人事档案管理方法早已不适应现代医院的发展与需求，医院应提高认识档案管理工作的重视力度，加大资金的投入，为人事档案管理部门配备高科技的电子计算机设备，如人事档案管理系统的开发与自动化档案设备。将人事档案管理手段信息化、现代化与无纸化，实行电子化办公，对能通过系统录入、分类与生成的档案信息，要利用计算机实现，通过计算机系统对人事档案信息进行审查，及时找出出生年月、工作时间与入党时间等前后记载不一致的问题，对不齐全的档案提出信息提醒。可以结合医院人力资源部门的人员信息系统的数据，进行人事档案的维护，也可以定期组织职工采集个人基本信息，以此来与人事档案进行核对，并不断更新人事档案。这样不仅能提高人事档案管理人员的工作效率，减少手工纸质档案出现的笔误等，方便档案的保管，还能为医院领导作决策提供方便。

（二）提高人事档案管理人员的素质。人事档案管理人员素质的高低关系着医院人事档案管理工作开展的好坏。首先，在人事档案管理人员的选拔上，要倾向于专业出身的人员，并对其工作原则性进行考察，保证其在人事档案管理中能做好保密工作。医院应当尽量配备专门的人事档案管理人员从事人事档案管理工作，避免管理人员是兼任的情况。其次，要加强人事档案管理人员的软件建设，提高管理人员的素质，培养人员对人事档案管理工作重要性的认识，要经常开展人事档案管理相关培训，提高管理人员业务技能。最后，要提高对人事档案管理人员进行绩效考核，杜绝管理人员利用职位修改人事档案等行为，也要设计具有激励性的薪酬体系，有效促进管理人员的工作效率与质量。

（三）加强人事档案管理工作规范化。人事档案管理工作的规范性体现于人事档案的完整与准确。因此，人事档案部门应该设计职责说明书，明确人事档案管理的工作规则，为人事档案管理工作的开展提供参考。人事档案管理人员要对新进人员转移的档案进行严格审查，保证档案的完整性与真实性，对出现档案不齐或出现档案涂擦等问题要联系转移单位，对档案进行考证，完善新进人员的人事档案，为今后的档案管理工作做好基础。人事档案管理人员还应对档案进行动态管理，及时把人员的变动信息进行更新和维护，尤其对于医生的岗位调动、年度考核与职称变化等信息。加强人事档案的审查，实行一年一次的大审查，对职工缺漏的档案与有涂改的档案，采取措施补齐档案，请求相关部门对涂改的档案进行鉴定并予以更正，对不合理与逻辑错误的档案要进一步审查，确保档案的完整性与真实性。

【参考文献】

［1］林文莺，邢晓玲，胡素琴.如何加强医院干部人事档案管理［J］.当代医学（学术版），2007（04）.

［2］杨美玲.医院人事档案管理存在的问题和解决对策［J］.山西医药杂志，2014（10）.

［3］张静.浅谈如何加强医院人事档案管理工作［J］.人力资源管理，2014（09）.