浅议企业档案管理的规范化

2016-11-26青岛能源泰能热电有限公司崔亚男

办公室业务 2016年10期

文/青岛能源泰能热电有限公司崔亚男

浅议企业档案管理的规范化

文/青岛能源泰能热电有限公司崔亚男

【摘要】企业档案涉及企业曾经的生产经营项目信息、企业员工的基本资料、企业党政工作的相关资料等，其保存的都是生产经营过程中对于国家、社会、企业自身具有意义的资料。企业档案管理的规范化对于企业的管理具有重要的意义，本文通过对企业档案管理中不规范行为进行分析，提出相应的完善对策。

【关键词】企业；档案管理；规范化

企业档案是国家档案的重要组成部分，企业档案的日常管理也是企业管理的基础性工作之一，企业对档案进行规范化的管理有利于利用档案信息维护企业的经济利益、有利于对企业的历史经营成果进行记录并产生借鉴作用以及有利于加强企业员工的管理。尤其是在当前激烈的市场竞争中，规范企业档案的管理可以充分掌握企业的发展进程和变化趋势，可以加强对于企业员工信息的掌握和管理，可以增加外界及企业自身获取相关信息的效率，进而促进企业管理的完善。但是如今我国一些企业，特别是国有企业在档案管理方面的效率较为低下、管理方式不够规范，严重制约着企业管理工作的不断完善。所以我们通过对企业档案管理过程中存在的问题进行深入探讨，提出相应的改进意见，旨在促进企业档案管理更加规范，最终促进企业管理的完善和企业的稳定快速发展。

一、企业档案管理存在的问题

（一）档案规范化管理意识不强。档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性，不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够，认为档案仅仅是一些资料的储存，而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用，意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强，认为档案就是一堆资料而已，对于档案的管理过于随意，甚至导致档案的丢失。

（二）缺乏专业的管理软件和专业的管理人才。在当前“互联网+”的发展背景下，计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展，第一，企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件，对于档案的管理过于低效，且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二，企业缺乏专业的档案管理人才，目前企业档案室的工作人员大多学历不高，因为企业认为这是一个没有技术含量的工作，档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。

（三）档案管理机制不够完善。档案管理机制的不完善体现在如下几个方面：首先，某些企业的档案没有建立专门的档案管理库，并且对于档案的分类不够齐全、细化，导致一些档案的放置杂乱无章。其次，没有建立相应的档案更新机制，对于档案信息的变化，没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存，导致档案的使用缺乏准确性。再次，档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制，所以无法发现存在问题的档案，造成档案管理的不严谨。最后，没有建立档案管理的奖惩机制，无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。

三、加强企业档案的规范化管理

（一）增强企业全体员工的档案管理意识。所谓意识决定形态，所以增强企业全体员工的档案管理意识对于档案的规范化管理具有重要的作用。第一，应当加强企业领导的档案管理意识，使其认识到档案管理对于促进企业管理体制完善的重要意义以及对于企业生产经营的重要意义，以领导的号召力带动员工增强档案管理的意识。第二，着力增强档案室员工的档案管理意识，可以通过宣传教育的方式加强其意识，也可以通过设置奖惩来提升其思想意识。第三，加强全体员工的档案管理意识，认真对待自己档案信息的录入、更改及保存，以集体的力量促进档案管理的规范化。

（二）采用先进的档案管理方式、引进专业的管理人才。一是结合企业自身档案管理的特点，引进先进的档案管理软件，将纸质的档案进行电子化备份，并且通过软件检查档案中存在的问题，以便企业及时准确地发现档案中的错误并进行纠正，增强档案管理的准确性和效率，以促进档案管理的规范。二是通过招聘引进高水平的档案管理相关人才，或者对已有的员工进行培训，使得进行档案管理的员工既熟悉计算机管理系统，又能科学高效地对档案进行分类，还能及时发现档案中存在的错误，并通过对档案的管理和分析促进企业管理水平的提升。

（三）健全档案管理机制。健全企业档案管理机制，首先，建立专门的、面积较大的档案管理库，使得档案的管理清晰、明了。其次，建立档案的更新机制，对于变化的档案信息及时更新，保证档案的准确性。再次，在档案的管理过程中建立检查、监督机制，定期对档案的准确性和真实性进行核查，监督档案管理中不规范现象的发生，并及时纠正。最后，建立档案管理的考核与奖惩机制，对于一定期限内档案管理未出纰漏的员工给予奖励，对于发生档案管理不规范行为的员工给予相应的处罚。