加强数字档案管理工作有效措施

2016-11-26李爽

决策与信息 2016年15期

关键词：储存管理体系计算机

李爽

黑龙江省黑河市爱辉区坤河达斡尔族满族乡人民政府黑龙江黑河 164356

加强数字档案管理工作有效措施

李爽

黑龙江省黑河市爱辉区坤河达斡尔族满族乡人民政府黑龙江黑河 164356

随着科技的发展，数字化时代来临，它给人们的生活带来了巨大的好处和便利，尤其是数字化档案管理的发展。数字化档案的建立在现在生活中是非常常用的，它的对很多企业以及集团有很重要的作用，但是，在现在，因为档案数字化管理的管理不完善；载体不安全；技术不成熟等因素，导致了数字档案管理出现了很多的问题。为了解决这些问题，专家们提出了很多解决的方案。本文主要讲述的是数字档案管理所出现的问题以及解决的方案。

数字档案管理；措施；发展

一、前言

社会的进步，促进了科技大幅度的提高，以此来制作出了很多有利于人生生活的高科技产品，这些产品也很快的融入了人们的社会，并且起着很重要的作用。数字化技术的出现，是科技史上的一个里程碑，它很大程度的体现出了科技的价值，它主要体现在档案管理上。因为数字化科技的出现，现在的档案管理都实行了数字化管理，以此来使得档案管理变得更容易，能为企业或者集团带来更大的好处，为人们的生活带来更大的利益。

二、浅析数字档案管理以及它的重要性

数字档案管理顾名思义就是利用数字化科技技术，对档案进行合理的管理。数字技术是现在最新的一项科技技术，它的出现，为人们的生活提供了很大的便利以及带来了更多的利益和好处。数字管理技术其实指的就是出现的新型档案管理方案，它主要使用的就是现在最高的科技技术，譬如：摄影技术；扫面技术等，借助这些技术，把文本的形式的信息转化为数字信息，然后利用最新的数字存储技术来储存这些信息，使得这些信息能很好的被保留下来。数字档案管理的出现对人类社会有很大的作用，它主要的目的就是使用数字化技术，保存想要储存的一些重要的信息，把这些信息整理成档案，以便在使用的时候能很快的找到，不至于丢失。数字档案被看重的原因是它有很多的优点，而这些优点都很适合档案管理，首先就是不占空间，数字管理就是把文本直接转化成数字信息，把它们储存在计算机中，使得不占空间；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、数字档案管理所出现的问题

（一）技术不完善。数字档案所用到的数字化技术所使用的时间是非常短的，虽然它的出现为人们的生活带来了很大的好处，但是，因为所使用的时间较短，缺少很多的经验和借鉴资料，导致它的技术还不是很完善，在使用的过程中难免会出现一些问题。众所周知，数字化技术是依附于计算机而出现的，因为我国的计算机水平还不是非常的成熟，对于计算机的各个部分都有待于改善。因为计算机经常会出现各种不同的问题，这就会导致储存在计算机里面的信息出现一些问题，对于档案管理来说，最长见的就是信息安全的问题。很多企业和单位所储存的档案信息都是非常重要的，其价值都是非常的大，所以，要求数字管理必须确保机密，但是因为技术不完善的问题，使得档案的机密性无法保证。

（二）缺乏完整的管理体系。有一套完整的管理体系对于任何一个团体都是非常重要的，因为它就是团体发展的基础，有好的管理体系，团体就会有更好的发展潜力。而数字档案管理也是一样的，为了它有更好的发展，它就必须要创建一套属于它自己的管理体系，但是，在现在，数字档案管理的安全却出现了威胁，主要的原因就是其缺乏完整的管理体系。因为数字档案管理措施没有完整的管理措施，所以在进行档案管理的时候，经常会出现录入错误、操作不规范、系统奔溃等问题，这些问题的出现严重的影响到了数字档案管理的发展。

（三）所使用的储存载体不安全。数字档案管理所储蓄信息的方法和传统的方法是完全不一样的，它已经摆脱了纸上记录的时代，在现在，档案一般都记录在计算机中，以数字的形式存在着。但是，数字档案储蓄也存在着很多的弱点，其中一个就是它的脆弱性，它的出现会为档案带去毁灭性的打击。数字档案的载体本身是非常脆弱的，譬如：光盘；U盘等，这些东西的共同特点就是特别脆，很容易被损坏和遗失；其次就是数字档案的载体是需要经常进行更新的，只有在最新的设备中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、对数字档案安全管理的措施进行浅析

（一）提高专业技术水平。数字档案管理是非常严格的，在进行管理的时候是不能出现任何错误和过失的，要不然就会造成不可挽回的损失，所以，为了能够达到最好的效果，就需要提高专业技术水平了。对于数字档案管理来说，最重要的就是信息的保密了，所以，为了保证档案更加的安全和绝密，信息加密技术就出现了，它的目的就是对网络中的信息给予多重保护，防止被窃取。其次，为了能使得数字档案更加的安全和自由，就需要设计出认证程序，其主要的目的就是通过一些特殊的密语，来控制档案能否预览，为了防止被人获得密语，就需要设计防火墙来阻挡，以此来增加保护层。

（二）创建一套完整的管理体系。数字档案是非常重要的工作，为了能使得它正常运行，就必须要创建出一个完整的管理体系来控制它的运转，以此来保证能获得更大的利益。完整的管理体系必须要借鉴成功的实例，通过分析它们成功的原因，结合自己的现状，来制定出一套完整的管理方案，这个管理方案一定要适合数字档案管理的现状，要保证能控制数字档案的正常运行。

（三）使用专业的技术性人才。人才是所有团体发展的技术，他们是团体的资本，拥有好的人才，团体的竞争力就越大。对于档案管理来说，它是一项高技术含量的管理措施，所以，需要很多的专业性人才，尤其对现在的数字档案管理来说，人才更是非常重要了。现在需要的人才，首先是要对计算机能有足够的了解和认识，掌握关于它的知识，这样在进行档案数字化的时候，就会变得更加的方便和快捷了。除此之外，这些人还必须要懂得档案的管理知识，以此来保证档案管理的正常运行。