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加强数字档案管理工作有效措施

2016-11-26

决策与信息 2016年15期
关键词:储存管理体系计算机

李 爽

黑龙江省黑河市爱辉区坤河达斡尔族满族乡人民政府黑龙江黑河 164356

加强数字档案管理工作有效措施

李 爽

黑龙江省黑河市爱辉区坤河达斡尔族满族乡人民政府黑龙江黑河 164356

随着科技的发展,数字化时代来临,它给人们的生活带来了巨大的好处和便利,尤其是数字化档案管理的发展。数字化档案的建立在现在生活中是非常常用的,它的对很多企业以及集团有很重要的作用,但是,在现在,因为档案数字化管理的管理不完善;载体不安全;技术不成熟等因素,导致了数字档案管理出现了很多的问题。为了解决这些问题,专家们提出了很多解决的方案。本文主要讲述的是数字档案管理所出现的问题以及解决的方案。

数字档案管理;措施;发展

一、前言

社会的进步,促进了科技大幅度的提高,以此来制作出了很多有利于人生生活的高科技产品,这些产品也很快的融入了人们的社会,并且起着很重要的作用。数字化技术的出现,是科技史上的一个里程碑,它很大程度的体现出了科技的价值,它主要体现在档案管理上。因为数字化科技的出现,现在的档案管理都实行了数字化管理,以此来使得档案管理变得更容易,能为企业或者集团带来更大的好处,为人们的生活带来更大的利益。

二、浅析数字档案管理以及它的重要性

数字档案管理顾名思义就是利用数字化科技技术,对档案进行合理的管理。数字技术是现在最新的一项科技技术,它的出现,为人们的生活提供了很大的便利以及带来了更多的利益和好处。数字管理技术其实指的就是出现的新型档案管理方案,它主要使用的就是现在最高的科技技术,譬如:摄影技术;扫面技术等,借助这些技术,把文本的形式的信息转化为数字信息,然后利用最新的数字存储技术来储存这些信息,使得这些信息能很好的被保留下来。数字档案管理的出现对人类社会有很大的作用,它主要的目的就是使用数字化技术,保存想要储存的一些重要的信息,把这些信息整理成档案,以便在使用的时候能很快的找到,不至于丢失。数字档案被看重的原因是它有很多的优点,而这些优点都很适合档案管理,首先就是不占空间,数字管理就是把文本直接转化成数字信息,把它们储存在计算机中,使得不占空间;其次就是容易找到;最后就是好管理。

三、数字档案管理所出现的问题

(一)技术不完善。数字档案所用到的数字化技术所使用的时间是非常短的,虽然它的出现为人们的生活带来了很大的好处,但是,因为所使用的时间较短,缺少很多的经验和借鉴资料,导致它的技术还不是很完善,在使用的过程中难免会出现一些问题。众所周知,数字化技术是依附于计算机而出现的,因为我国的计算机水平还不是非常的成熟,对于计算机的各个部分都有待于改善。因为计算机经常会出现各种不同的问题,这就会导致储存在计算机里面的信息出现一些问题,对于档案管理来说,最长见的就是信息安全的问题。很多企业和单位所储存的档案信息都是非常重要的,其价值都是非常的大,所以,要求数字管理必须确保机密,但是因为技术不完善的问题,使得档案的机密性无法保证。

(二)缺乏完整的管理体系。有一套完整的管理体系对于任何一个团体都是非常重要的,因为它就是团体发展的基础,有好的管理体系,团体就会有更好的发展潜力。而数字档案管理也是一样的,为了它有更好的发展,它就必须要创建一套属于它自己的管理体系,但是,在现在,数字档案管理的安全却出现了威胁,主要的原因就是其缺乏完整的管理体系。因为数字档案管理措施没有完整的管理措施,所以在进行档案管理的时候,经常会出现录入错误、操作不规范、系统奔溃等问题,这些问题的出现严重的影响到了数字档案管理的发展。

(三)所使用的储存载体不安全。数字档案管理所储蓄信息的方法和传统的方法是完全不一样的,它已经摆脱了纸上记录的时代,在现在,档案一般都记录在计算机中,以数字的形式存在着。但是,数字档案储蓄也存在着很多的弱点,其中一个就是它的脆弱性,它的出现会为档案带去毁灭性的打击。数字档案的载体本身是非常脆弱的,譬如:光盘;U盘等,这些东西的共同特点就是特别脆,很容易被损坏和遗失;其次就是数字档案的载体是需要经常进行更新的,只有在最新的设备中,信息才能得到最好的保存,才能更加的安全。

四、对数字档案安全管理的措施进行浅析

(一)提高专业技术水平。数字档案管理是非常严格的,在进行管理的时候是不能出现任何错误和过失的,要不然就会造成不可挽回的损失,所以,为了能够达到最好的效果,就需要提高专业技术水平了。对于数字档案管理来说,最重要的就是信息的保密了,所以,为了保证档案更加的安全和绝密,信息加密技术就出现了,它的目的就是对网络中的信息给予多重保护,防止被窃取。其次,为了能使得数字档案更加的安全和自由,就需要设计出认证程序,其主要的目的就是通过一些特殊的密语,来控制档案能否预览,为了防止被人获得密语,就需要设计防火墙来阻挡,以此来增加保护层。

(二)创建一套完整的管理体系。数字档案是非常重要的工作,为了能使得它正常运行,就必须要创建出一个完整的管理体系来控制它的运转,以此来保证能获得更大的利益。完整的管理体系必须要借鉴成功的实例,通过分析它们成功的原因,结合自己的现状,来制定出一套完整的管理方案,这个管理方案一定要适合数字档案管理的现状,要保证能控制数字档案的正常运行。

(三)使用专业的技术性人才。人才是所有团体发展的技术,他们是团体的资本,拥有好的人才,团体的竞争力就越大。对于档案管理来说,它是一项高技术含量的管理措施,所以,需要很多的专业性人才,尤其对现在的数字档案管理来说,人才更是非常重要了。现在需要的人才,首先是要对计算机能有足够的了解和认识,掌握关于它的知识,这样在进行档案数字化的时候,就会变得更加的方便和快捷了。除此之外,这些人还必须要懂得档案的管理知识,以此来保证档案管理的正常运行。

五、总结

数字档案管理是现在很热门的一项管理措施,它的出现为档案的管理做出了很大的贡献,同时也为人们的生活带来了更多的方便和更大的利益,为了以后人们的生活能更好,数字档案管理是少不了的。

[1]王芗馨.数字档案信息安全防护策略分析[J].学术园地,2015.(3).

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