电子档案信息特征之分析

李 健

鹤岗市卫生计生委

电子档案信息特征之分析

李 健

鹤岗市卫生计生委

电子档案信息是信息的一个重要类型。广义上，是指来源于电子档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运行状态、方式及其规律的征象或知识。它包含三层内容：其一，指关于电子档案的信息，如电子档案的载体信息、支持软件及相关软、硬件说明等；其二，指电子档案内容信息；其三，指电子档案目录、索引等电子档案再生信息。狭义上，电子档案信息是指电子档案所包含的内容信息。本文讨论的电子档案信息指的是广义上的概念，并对其具备的特征加以重点阐述。电子档案信息属于档案信息，除具有流动性、共享性等信息通性外，还具有以下档案信息的基本特征：

一是本源性特征。电子档案信息来源于电子档案，是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录，具有鲜明的本源性，这也是电子档案信息和其他非档案信息的根本区别。尽管档案界对电子档案的原始性众说纷纭，但笔者认为电子档案是具有原始性特征的，只是电子档案的原始性和真实性保障在后续的保管和利用过程中容易受到各方面的威胁。

二是回溯性特征。电子档案记录和反映的是已经发生的活动、事件及其过程。因此，作为一种历史的记录电子档案信息具有典型的回溯性。

三是联系性特征。电子档案是以文件单体的形式陆续形成的，而以文件组合体的形式持久地存在和运动。因此，电子档案信息具有明显的联系性，表现为来源、时间、内容和形式4方面的联系。这种联系性，使电子档案信息为人们历史地、全面地研究事物发展的规律性以及为多方面的信息需求提供了优越的条件。

四是分散性特征。与电子档案信息的联系性特点相对的是电子档案信息的非系统性，即分散性。宏观上，电子档案形成者数量众多，类型多样，层次不一，职能和活动的内容千差万别，档案形成者的这种广泛性和分散性决定了电子档案信息内容的广泛性和分散性；微观上，由于电子档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点，有关形成者某一活动的电子档案在时间上被分割，在内容上被分散，在整体上变得零散杂乱。另外，由于电子文件数量急剧增长，导致电子文件数量失控，质量下降，电子档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的电子文件，从而加剧了电子档案信息的分散性。

五是社会性特征。电子档案是人类社会的产物，具有广泛的社会性。首先，档案的形成者具有广泛性；其次，档案的内容具有广泛性；再次，电子档案对整个社会具有长远的历史价值；最后，电子档案管理系统受社会大环境的影响和制约，同时也反作用于社会大环境。电子档案信息的这种社会性使得档案工作具有广泛、坚实的社会基础，既有巨大的社会力量来源，又能产生巨大的社会效应。

电子档案信息作为新生事物，除具有以上档案信息的基本特征外，还具有以下区别于传统档案信息的特点：

一、对软硬件系统的依赖性

电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，有别于传统档案信息以人工可识别的记录符号直接记录于纸张等载体上。有时为了安全保密等因素的考虑，还往往进行压缩编码、加密等处理，肉眼根本无法识读，即使在高倍显微镜下也只能看见记录的痕迹而无法读懂它们的含义。只有在配合了相应的软硬件及解密的情况下，人们才可以从机器的输出系统上窥得电子档案信息的全貌。同时，对机器设备的依赖性还表现为另一个方面，即技术的更新、软硬件设备的升级也会导致原有的信息无法识别。电子档案信息对软硬件的依赖性给安全管理带来了很大的困难。

二、存储的高密度性

电子档案信息无论是以磁盘、磁带还是以光盘进行存储，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质。一张容量可达600MB～4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。电子档案信息存储的高密度性一方面为节约馆藏空间，扩大馆藏容量带来了有利条件，另一方面也对载体的保护提出了更严格的要求。

三、信息与载体之间的可分离性

传统的档案，信息被固化在某一载体上，成为一个不可分离的“实体”，使之具有明显的原始性特征。而电子档案信息则可以以非实体形式进行加工和管理，这种可分离性造成电子档案信息易于更改，且不留痕迹、易于复制，而且分不出原件和复制件；同时，也使得电子档案信息能够在网络环境下自由流动，易于传输，读者可以通过通讯线路在异地调阅或形成文件。信息与载体之间的这种可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，人们在保护电子档案实体不受破坏、信息内容不受更改的同时，还必须保障网络通信的安全，因为在网络环境下，信息在任意一个节点都有可能被截取、中断、篡改和伪造，如何保障电子档案信息的安全成为摆在我们面前亟待解决的课题。

四、信息构成的复杂性

多媒体的集成性是信息构成复杂性的表现之一。传统档案信息一般只拥有一到两种的信息媒体形式，而如今，电子档案信息可以以多媒体的形式集中在同一份文件上，声像并茂，以最生动的方式再现当时的活动情况。另外，信息与载体的可分离性也导致了信息构成的复杂性。传统档案信息，在文件最初形成时的标记被固定在某一实体上，原始性易于确认，而电子档案信息为了保证其原始性及今后使用的方便，往往还必须收集除电子档案信息内容之外的背景信息、元数据信息、相应的软硬件信息及说明信息等，大大增加了电子档案信息构成的复杂性。

五、传输的广域性

电子档案的处理环境是计算机及网络技术，如果没有特意采取措施，则可以做到在网络的任何终端上去读取存于网络某一设备上的电子档案，一个终端上的电子档案也可以同时发给若干个网络终端。电子档案由于不受载体传递的限制，所以对其信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。用户调看或利用的档案资源，可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异国。

［1］黄昌瑛.电子档案信息安全保障策略研究［D］.福建师范大学，2007.1.

［2］项文新.构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究［J］.档案学通讯，2008.1.