如何做好学校档案管理工作

孟淑娟

黑龙江省林业卫生学校 黑龙江佳木斯 154007

如何做好学校档案管理工作

孟淑娟

黑龙江省林业卫生学校 黑龙江佳木斯 154007

档案管理作为学校日常管理的组成部分，对于学科建设具有非常重要的作用。近年来学校对档案工作越来越造福一方，档案也在学校发展过程中发挥着重要的作用，特别是在当前学校信息技术和网络技术应用过程中，档案更为学校文提供了有力的信息支持。因此需要做好学校的档案管理工作，加快推动学校档案的开发利用。

学校档案；档案管理；开发利用

学校档案主要是对学校各项活动的真实记载，以其真实性和权威性在学校发展过程中发挥着非常重要的作用，作为学校领导决策、学科建设、教学改革及提高教学质量的第一手资料，学校需要加强档案管理，充分的发挥学校档案的重要价值，更好的将学校档案专业化和个性化的服务体现出来。在当前学校档案管理工作中，需要以学科专业档案作为突破口，针对学校的长远规划来加强对档案的宣传工作，充分的利用网络优势来挖掘学科档案资源的潜在价值，及时对学校档案的服务方向进行调整，使其与学校发展需求相适应，为更好的推动学校档案的发展奠定良好的基础。

一、学校档案管理的现状

（一）档案管理缺乏现代化观念。在当前学校管理工作中，普遍缺乏档案意识，特别是对专业档案重要性认识不到位，无论是领导还是学科带头人对于档案工作都缺乏配合度，对档案工作人力和物力投入也严重不足。同时在档案人员配备上也存在随意性，部分学校教师兼任档案管理人员现象十分普遍。部分学校学科研究人员缺乏档案归档意识对于研究过程中积累资料和相关信息资料往不能及时归档，导致学校科研档案完整性很难保证。

（二）档案管理制度不完善。学校档案管理制度不仅缺乏完善性，而且部分立卷制度执行力度不够，档案收集不及时、不到位，对档案管理人员职责规定不明确，责任划分不明，从而影响了档案管理水平的提高。

（三）档案资源建设缺乏规划性。学校档案更重视保管工作，对于档案的开发利用缺乏有效的规范，学校档案管无法为学校教学改革及学科建设提供科学、详细及专业的档案信息，而且档案管理工作中对于一些相关文件重视度不够，这必然会对档案利用价值带来较大的影响。

二、做好学校档案管理工作的具体途径

（一）做好学校档案的基础工作。1、做好档案收集工作。对材料进行收集是当前学校档案管理工作中非常重要的一项内容，在收集材料过程中需要保证材料收集的齐全性、及时性和有效性，保证收集到的材料具有使用价值，能够成为学校改革及学科建设的重要依据，会对学校的健康发展提供起到重要的信息支撑作用。2、理顺档案管理体系，建立规章。作为学校档案管理工作员，需要在档案管理工作中建立健全档案管理规章制度，进一步理顺档案管理体系，使档案工作更加规范，使档案管理工作走上规范化和制度化的道路。在制定档案管理岗位职责时，需要明确规定档案收集、整理和利用的职责，在对档案材料进行整理过程中，需要明确专职档案管理人员及兼职档案管理人员自身的职责，并严格按照各种工作规范来履行职责，以此来引导全校员工对档案工作的重视，更好的配合档案管理工作，为档案管理水平提升奠定良好的基础。

（二）提高档案工作人员综合素质。为适应档案管理的要求，确保档案管理工作者的综合素质的不断提升也是一个重要的前提。对于档案管理者素质的提升，需要有计划、有组织。（1）档案管理人员需要不断的吸收新知识。在如今科学技术不断发展的21世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见识、拥有一技之长。为了满足新时期对于学校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的档案管理，这样不仅能够确保档案管理的服务质量以及提升工作效率，还能够让档案工作迈入崭新的发展平台，从而让管理工作更好的服务于学校的教育教学。（2）档案管理人员需要懂得创新素质。在社会经济快速发展的新形势下，档案管理工作面临着一些新情况及新问题。学校档案也随着学校工作的转变及社会的发展出现了一系列新的变化，因此作为档案管理人员需要在工作中不断进行创新，以创新思维来加快推动档案管理工作的顺利开展，使其能够更好的满足新形势的发展需求，更好的推动学校档案管理的开发利用，使学校档案的重要价值更好的发挥出来。

（三）创新档案的开放服务。1、切合学校各项工作的需求，主动提供服务。在提供服务的时候，首先要了解学校各项工作的实际需要，充分的将主观能动性发挥出来，并且详细的了解服务的指向，不仅仅是要服务于学科带头人，更多的是要服务于广大的学科教师们。例如：对于档案管理工作的水平、规模等等方面的了解，都能够通过对于档案的开发进行收集、归类、保管，也可以对于档案进行详细的调查统计以及调查分析。2、创新服务模式需要现代化手段的有效运用。在档案管理当中，我们也可以进行各种各样的现代化手段，例如：设置专题索引目录、查询帮助服务等等功能，从而提高对于学科档案的查询效率。当然，为了在使用条件上为档案的利用创造一定的便利，在相关的检索工具的编制当中，也需要考虑到各种学科之间存在的不同之处，编制不同的工具对于信息进行搜索。除此之外，为了提高档案的利用率，还需要将科学化的技术手段运用到档案的管理中来（例如计算机信息技术）。3、研究开放方法，重视保密工作。学校的档案中不少涉及到科研项目，因此加强服务的同时，档案保密问题应当引起重视。包括严格档案开放的步骤。

三、结束语

在社会发展和时代变迁过程中，学校档案也发生了一系列的变化，拥有自身的优势和特色，学校在发展过程中也更加重视档案管理工作，学校档案加快开放化的步伐。特别是在当前信息技术的广泛应用过程中，学校档案也加快了数字化的建设和发展，在这种情况下，学校档案管理工作中需要探索新的管理方式和服务手段，努力提高学科专业档案资源的管理水平，促进信息资源的有效利用，使学校档案信息资源更好的服务于学校的各项工作，为学校的健康发展奠定良好的基础。

［1］王丽红.关于做好档案管理工作的思考［J］.城建档案，2011，（06）.

［2］樊育红.发挥办公室职能开发利用档案信息［J］.湖北档案，2011，（02）.