重视高校学籍管理 强化服务民生意识

刘 扬

哈尔滨学院档案室

重视高校学籍管理 强化服务民生意识

刘 扬

哈尔滨学院档案室

以学籍档案管理为切入点，借鉴历史经验，开拓思路，探索新时期以人为本，服务民生的有效管理模式，为学生学习、工作、生活提供有助益的后续服务，为高校搞好民生档案建设提供借鉴。

学籍；档案；民生；服务

档案是人类认识物质与意识关系的产物，也是历史发展到特定阶段，对发展印迹需要有物质承载的证明。从传说中的结绳记事，到今天的电子信息系统，每一次人类思维空间的拓展，都伴随着相应的记录历程。在认识档案历史发展的同时，针对高校档案管理建设中形成的规律与体系，为建设和谐社会尽绵薄之力，对档案管理的一些基本功能进行深入思考，以期在管理范围内探讨：高校学籍档案管理如何贴近学生实际需要，强化服务民生意识，体现以人为本的理念。

一、树立以人为本的动态理念

高校档案管理作为学校管理工作不可或缺的组成部分，既有服从学校管理体系的被动性，又有其根据自身特点进行内部协调统一的主动权限。搞好高校学籍档案工作，首先要处理好学生与其档案的从属关系。以考虑学生的就业需要为出发点，以尊重学生的就业需求为前提，以学生的未来工作服务为目标。从招生到毕业，档案的一进一出，事关学生走出大学校园，开始进入社会，工作生活的安心与稳妥。目前，学生进校的档案管理，以收集保存功能为主。毕业后档案的存留问题成为困扰学生和学校的主要问题。学生在就业过程中经常处于变化的状态，而学籍档案管理又处于静态状况，这对学生创业、就业和未来发展是个潜在隐患。

（一）认识现状，回归人本。通过宣传教育提高学生的档案意识，使学籍档案在其未来的工作生活中发挥应有的作用。学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记载和反映，是高校学生在学习和社会实践活动中直接形成的，反映学生在校学习过程和学校教育教学发展的历史的原始凭证。学籍档案的特殊使命在于它既是学生个体走向社会求职的重要信息资源，也是学校教育教学工作为社会和用人单位选拔录用毕业生提供重要参考依据的信息库。人才既要流动，又要有相对稳定的队伍，既要输入新鲜血液，又要保持中坚力量发挥作用，是每一个用人单位求才的宗旨。档案的转移过程，与学生的就业变化密切相关。档案游离于学生之外，就失去了其本身存在的意义和价值。档案成为学生助力的工具，为学生步入社会工作生活提供服务，这也是高校学籍档案管理贯彻人本思想，尊重学生，满足学生需求的基础。

（二）以人为本，为人服务。学籍档案的特点具有形成的周期性，内容的广泛性，电子文件与纸质文件的共存性。它因人而生，为人所用。追踪学生的就业去向，与之保持联络，为他们提供切实有效的服务，解决学生就业工作的后顾之忧，在当前是档案工作亟待解决的问题。让学生体会到母校不仅仅是一个培养学生的摇篮，也是一个关注学生发展，承载其负重的“航母”。过去，对档案工作的理解，局限于被动的“两点一线”式管理，学生档案一进一出就算完成了任务。现在，学生就业面临巨大的压力，学生在就业选择中曲折多变，档案归属问题适度预留缓冲阶段，解除学生的后顾之忧，也是学校在学生就业过程中给予他们的间接支持和帮助。当我们的档案工作以人为本，从人的实际需要出发，在某些时段，档案迁移的过程中，能给学生多一些细微的人文关照，如同老师关心学生，对档案的理解就不再是冰冷和生涩的物质存在，而是与一个鲜活的生命历程息息相关。高校档案工作者应树立以人为本的动态理念，把学生的需求放在第一位，为学生就业提供便利服务，充分发挥学籍档案的信息功能作用，对提高学生就业率具有十分重要的意义。

二、调控以物为证的规划体系

疏理物证，适度调控。档案的价值取决于它的可利用性，学生档案与学生就业密不可分。毕业生签好协议，即走上工作岗位，学校对毕业生就业统计率就可以有明确的数据，50%以上的就业率应该是非常鼓舞人心的，但实际情况尚有较大的出入。许多学生毕业后三四年的时间里，仍处于波动状态，档案无法跟随工作的变化迁移。如果学校抱着“出门不认货”的态度，让学生在耽搁几年之后，当找到合适的工作，需要提档的时候，档案却因为时间关系变成了“死档”。如此，学校在学生的就业问题上不是助力，而是“拖后腿”；或者学生放在家里没有及时托管，变成“孤本”；抑或遇到意外无法恢复，这些情况都会不同程度地给学生职称评定，转正定级造成波动，也会影响整个社会的和谐稳定。学生的档案表面看似无足轻重，实际却关乎个人的前途命运，也关系到学校社会能否帮助学生解除后顾之忧。面对“双向选择”新的就业形势，档案管理工作也需要适度调控，不能再搞“一刀切”。档案在管理方式方法上都要依据社会的变化随时作出适度调整，要根据学生的就业趋向和个体的特殊性，打破现有管理的模式，在不违背档案基本原则的前提下，尽可能做到特殊情况特殊对待，在疏理物证的过程中尽可能保留可供查寻的文字记录材料，为学生提供服务利用。

三、明确及时有效的创意服务

（一）提供服务，手段创新。档案的特性是原始性、机密性、潜在性，尤其在当今社会经济转型时期，档案的管理与使用矛盾更为突出。既要满足学生就业的需求，又要强化安全管理。人事档案进入数字化管理系统，按规定相关设备不允许连接互联网，操作员有相应的权限、密码、操作指令，必须保密专用。所以只有加强纸质与电子档案并存管理，两者对照一致，才能确认其保存价值和有效使用价值。学籍档案管理与整个学校、社会管理都有着密切的联系。以人为本，为学生作好学业与就业方方面面的档案服务工作，使他们顺利走上社会，步入预期的生活轨道，是学校责无旁贷的义务。处理好自身与档案之间相依相伴的关系，也就间接处理好了学生与母校的关系，与社会的关系。学校尊重学生对档案最起码的需求，也就发挥了档案管理的最大效益。向每一名毕业生间接传递了来自母校的关怀与温暖。当档案管理工作者树立以人为本的理念，在做好服务工作时，处理好学生与其档案需求之间的关系，就不再盲目和被动，而是理性的、真诚的，也是积极助益的。

［1］张克复编写.《档案工作基本知识问答》档案出版社出版1986年11月第1版.

［2］吴宝康主编.《档案学概论》中国人民大学出版社1988年1月第一版.