人才流动给人事档案管理带来的问题与应对策略

文/三明市第二医院 黄淑丹

人才流动给人事档案管理带来的问题与应对策略

文/三明市第二医院 黄淑丹

人才流动是市场经济背景下人才资源的整合优化，但不规范的人才流动给人事档案管理带来新的问题，本文根据我国目前档案管理的实际情况，对人才流动给档案管理造成影响进行深入分析，并提出相应的解决措施。

人才流动；人事档案管理；问题与对策

在当今社会中，人才资源作为各企业、单位竞相追逐的对象，其伴随着市场经济体制社会的进一步发展，逐渐变成了经济与社会发展的第一资源。这种现象将产生的结果是各方面的人才为了追求自身更为广阔的事业前景，为了追求更适合自我发展的工作环境和提高生活质量，他们必将不断摆脱以往固有的人事管理约束。而伴随着人才流动，传统的人事管理制度就不得不面临挑战，这其中正包括了人事档案管理制度。

一、人才流动引发的人事档案问题

目前，有以下两个方面的现象对传统的人力资源档案管理理念和管理方式带来了巨大的冲击：

（一）“绿色通道”现象。指的是不携带个人人事档案的人才流动现象。具体来说，即是新的人才用人单位为了更方便快捷地满足人事档案管理对于人事档案的需求，在尚未收到流入人才原来的人事档案的前提下，重新为人才个人建立人事档案的一种人才流动现象。但是，由于有这种所谓“绿色通道”的存在，很有可能使相关人力资源部门已有的人事档案的实际功能作用被削弱直至消失，还可能会对其造成后果严重的不确定性及隐患。

（二）人才资源共享现象。不同于人才流动的“绿色通道”现象，人才资源共享不会改变人才与原工作单位的人事关系，仅是以向外部用人单位输出智力支持来得到报酬的一种人才流动方式。比如兼职教授、客座教授等均属此类。对传统人事档案管理制度而言，为了让人才的历史信息以及现实情况能够在档案中真实而全面地反映，人才在不同单位或部门产生的人事档案要怎么样才能实现集中管理，就是我们面对人力资源共享的现象时要解决的关键问题。

二、如何应对人才流动引发的人事档案问题

目前形成的人与档案联系密切、同走同留的人事档案的管理制度和管理模式是建立在人才是单位所有的基础之上的，离开原单位的人才的人事档案被转移至新单位的前提是原单位同意放人。否则，即使人才本身脱离原单位去到新的工作岗位，他也无法实现自己与自己的人事档案同在一处。人才流动的 “绿色通道”现象正是在这种情形下孕育而生。“绿色通道”的出现，跳过了这种人事制约。但对人才个人而言，人才流动“绿色通道”的存在虽然为其实现现实流动提供了可能，但也埋下了诸多隐患。现行许多制度需要以人事档案为基础才能开展，如住房公积金制度、退休制度、社会保障制度等。由此可见，档案管理人员在人事档案管理的过程中不仅要积极转变管理理念，更要对档案管理制度进行深入改革。

（一）确立新的人事档案管理理念。要从根本上转变人事档案管理理念，首先必须满足市场经济体系中人才流动对人事档案管理的内在要求，同时还应满足人事档案的特殊性对高效发挥人事档案管理的要求。因此，人才流动作为一种社会常见现象，并且人事档案管理又服务于人事管理，所以从事档案信息管理应该立足于社会需要。人事档案与人的发展的内在关联性，要求档案管理理念顺应人的发展路径转变。但是，由于人才流动在市场经济体系的今天越来越普遍，导致原来传统的人事档案管理理念显现出十分明显的局限性。可见，人事档案管理人员必须着手于人事管理中存在的新的问题，这样既能有力地开展现实的人事管理工作，又能明显地提升人事管理工作的效率。

（二）改革人事档案管理制度。鉴于人事档案信息与人事管理之间的密切关系，现行的传统人事档案管理制度存在不少漏洞，使得在日渐频繁的人才流动过程中，用人单位在这种人事档案管理制度下开展工作的时候有存在档案信息不完整的风险。因此，改革现行的人事档案管理制度势在必行，为了满足档案人才流入单位对人才人事档案信息的需求，新的人事档案管理制度应该规定每个用人单位做到以下内容，即在继续保管现行在职人员的人事档案同时，还应以特有的形式向流出人员现所在用人单位提供档案信息共享服务。这样一来，既满足了现行人事管理实践对档案信息的需要，同时也可为人才作用的充分发挥和人才发展提供相应档案信息保障。一方面为了更好地保障现有人事管理工作的正常开展，另一方面也考虑到为人才作用的发挥和进一步发展提供信息保障，改革传统的单位人事档案信息管理制度，并以此来顺应其在现实社会中的发展情形势在必行。

（三）利用现代信息技术，提高档案管理水平。传统的人事档案收集的主要材料包括：履历、学历、奖惩等，这些材料往往是内容空泛、真实性和可靠性都难以保证的结论性材料，因此，这些材料也无法客观、直接地反应各类人才的能力。此外，传统人事档案中还可能出现学历、资历和学术成果等造假行为，高层次人才作为社会紧缺资源成为用人单位竞相追逐的对象，也有可能为了谋取高待遇而在自己人事档案做手脚，造成人才流动市场混乱，利用价值有限。不过随着电子影像、声像等新载体的出现，利用数字化、网络化手段更方便用人单位保持与档案代理机构的实时沟通，极大地方便了人事档案信息的动态管理，开放式的人才信息网为政府、企事业单位选拔、聘用人才提供高效的信息服务。