浅析文书档案管理工作的创新

2016-11-26韩城矿务局实业有限公司魏韩利

办公室业务 2016年10期

关键词：文书档案管理创新对策

文/韩城矿务局实业有限公司魏韩利

浅析文书档案管理工作的创新

文/韩城矿务局实业有限公司魏韩利

【摘要】本文分析了文书档案管理工作面临的机遇、挑战以及应对策略。

【关键词】文书档案管理；创新；对策

做好文书档案管理工作，不仅能够帮助企业领导者制定出该企业的发展规划，而且还有助于企业领导者及时地发现问题并予以改进。因此，企业领导者必须对文书管理工作引起高度重视。就现如今的实际情况而言，文书档案管理工作对于企业的发展既是一种机遇，比如有助于企业提升活力、有助于企业档案管理技术的提升，同时又是一种挑战，比如文书档案管理缺乏相应的规章制度、对文书档案管理工作的重视不够以及文书档案管理技术较为落后等。本文对文书档案管理的机遇以及挑战进行了分析，并给出了具体对策。

一、文书档案管理工作面对的机遇

（一）有助于企业活力的提升。在计算机技术飞速发展的今天，出现了计算机电子档案，可谓是为档案管理工作提供了便利，档案管理者能够在很短的时间内分析企业的发展状况，来为企业的良好发展提出科学合理的建议。同时，档案管理也更趋于结构化，档案管理者可以根据企业领导者提出的问题，有针对性地找出相关档案，并对其进行分析，来帮助企业领导者更好地做出决策。此外，当企业进行改革时，难免会有一些历史遗留问题，通过对相关档案进行分析，会对这些历史遗留问题的解决有所帮助。这些好处都会有助于企业活力的提升，从而实现企业的良好发展。

（二）有助于企业档案管理技术的提升。由于传统手工档案管理的耗时长、难度大等特点，档案管理通常只停留在档案的存储、管理以及运用等方面。对于计算机电子档案而言，有了更高的档案管理要求，档案管理者不仅要做好文书档案的存储、管理以及运用等方面，同时还要更加关注文书档案是如何生成的，确保其完整性，此外还要注重文书档案的安全工作，确保文书档案是安全的。同时，档案管理者还要提高对资源共享的重视，比如搭建一个档案管理平台，让使用者可以获取自己所需求的资源。同时，企业领导者要结合本企业的实际情况，对其档案管理工作进行改进，来不断提升档案管理工作的水平。此外，企业在进行改革时，只有坚持企业档案完整统一这一理念，对企业文书档案进行合理地移交，才能使企业一些问题真正得到解决。

二、文书档案管理工作面对的挑战

（一）文书档案管理缺乏相应的规章制度。在调查了一部分企业后，发现其在制度创新方面存在一个共性问题：文书档案管理工作缺乏相应的规章制度。一旦文书档案工作没有相应的规章制度，其工作者就会很容易降低要求，思想上产生懈怠，那么就会导致其档案管理工作出现一些错误，因而在企业进行决策时，从错误的文书档案中分析出来的参考意见，自然不会对企业的发展有利。同时，档案管理没有相应的规章制度，会导致档案管理出现“一把手说了算”的情况，有可能让文书档案缺乏真实性，从而会出现腐败的现象。

（二）对文书档案管理工作的重视程度不高。就目前的实际情况而言，能够发现大部分企业对文书档案管理工作的重视程度不高，导致档案管理工作发挥得效用不高。有些企业在进行文书档案管理时，采取的是几十年一贯的制度，文书档案很少进行更新。同时，还有些企业领导者没有认识到文书档案管理工作的真正效用，对于文书档案保持一种“重视管理，轻视使用”的态度，档案管理者比较关注档案管理的收集以及存储工作，而轻视文书档案的使用工作。

（三）文书档案管理技术较为落后。文书档案管理技术较为落后，也大大降低了档案管理工作的效用。大多数企业在开展文书档案管理工作时，首先是由微机来接收和保存电子信息，然后在单机情况下来对需求信息进行检索。这种情况下，文书档案其实已经从档案管理中脱离出来了，充其量只能算一个文本信息。文书档案的获取不能脱离其实际工作，而是要扎根于实际工作，只有这样，文书档案才能被多次利用，从而发挥其真正的效用。

三、文书档案管理工作的具体对策

（一）要不断完善档案管理的规章制度。档案管理工作只有建立相应的规章制度，才能不断提升企业档案管理的工作水平。因此，在企业文书档案管理工作中，领导者必须要不断完善档案管理的规章制度，首先要对原有的档案管理制度进行科学分析，优秀的东西要继承，落后的东西要舍弃。其次要加强档案管理体系建设，将档案管理的责任进行合理分工，确保责任落实到档案管理的每一个责任者。最后要建立档案管理修订制度，要在实际工作中对其进行检验，来保障规章制度的科学性。

（二）要不断提升档案管理者的素质。在文书档案管理工作中，领导者要不断提升档案管理者的素质，首先要做好档案管理人员的招聘工作，人员招聘必须要严格把关。其次要定期开展档案管理交流大会，通过与其他档案人员的交流，来帮助档案工作者更好地完善自己。最后要建立奖惩机制，对档案管理作出贡献的要予以奖励，来不断提高档案管理者的工作积极性。

（三）对企业的档案管理工作改革。随着企业需求的变化，自然也要对其档案管理工作进行改革，只有这样，才能发挥其真正的效用。在企业开展档案管理工作中，首先要关注企业组织队伍的变化，确保其领导作用能够得以发挥。其次要有创新意识，比如档案的收集可以从单单关注事后这一方面变为关注事情发生前、事情发生的过程以及事情发生后等方面，会让文书档案更加科学。最后要在符合规定的情况下让档案管理更加开放，让需求者真真实实地感受到档案管理的好处。