高校公文管理与保密问题的研究

文/台州科技职业学院 陈晗幽



高校公文管理与保密问题的研究

文/台州科技职业学院 陈晗幽

【摘要】本文针对高校的公文管理及保密工作进行研究，先对其现状进行分析，对其必要性进行研究，并提出相应的对策，希望具有借鉴意义。

【关键词】高校；公文管理；保密问题；研究

一、加强高校的公文管理与保密的必要性

第一，高校参与国家重要决策的公文需要做好管理和保密，高校的科研人员众多，他们积极地参与我国的重大决策，积极从事学术课题研究。因为其研究的内容有隐秘性，不能对社会公布，所以必须要以社会的形式上传给政府有关部门，因此必须要做好公文的管理与保密。第二，高校科技研究重要成果相关的公文需要做好管理与保密，高校是我国创新知识、技术、国防科技、文化传承的重要基地，在研究的过程中产生了大量的科技秘密，其中部分研究成果达到世界先进水平，大多都是保密项目，申报、批复、决算这些项目的相关公文都是国家机密，所以必须要做好保密工作。第三，高校需要对政策性公文做好管理与保密，省委党委或者是地方政府经常向高校办公室派发涉密公文，办公室机要秘书对这些涉密文件进行管理，其中关系到党和国家的重要决策，对于经济的发展、社会的稳定都有重要关系，其中包含着国家的关键信息，所以对其进行妥善管理很有必要。

二、高校公文管理与保密工作现状

第一，保密意识淡薄，高校的工作人员对保密工作没有引起重视，一些普通教师和部分领导认为保密工作与自己无关或者认为没有保密的必要，一些领导对于公文批阅之后，将其与普通文件一起存放，并没有按照规定对其单独保管，甚至没有设置公文管理人员。部分领导把公文留在办公场所过夜或者安排非党员收发公文，导致公文泄密的机率上升。第二，网络管控松懈，有些管理人员为了图一时的便利，用网络把涉密性文件进行传阅，为了便于保管还对文件进行电子扫描，增加了泄密的可能性。第三，公文管理人员队伍建设落后，我国部分高校办公室缺乏专职的公文管理人员，对公文进行管理的以兼职居多，人员流动大。这样就难以开展我国的高校公文保密人员建设工作。

三、高校公文管理与保密工作面临的挑战

第一，迅速增加的涉密文件带来的挑战，随着高校规模的不断扩大以及教学质量的提高，人才的培养任务也日趋加重，在科技研发和社会服务方面的涉密文件都有所增加，公文数量和范围也在扩展，这就给公文的管理和保密带来了不便。第二，办公自动化引发的网络泄密挑战，高校办公室对于电子信息技术互联网的使用，虽然提高了办公整体效率，实现了资源共享和协调共享，但是由于公文工作传输信息方式的改变，保密对象也转变成了无形的电子信息，管理保密工作也从锁住文件延伸到综合防护整个信息系统，这就在一定程度上增加了困难。第三，多校区办学与开放式校园产生的挑战，由于校区的增多、校园的开放化，在涉密网络的构建方面难以进行保障。

四、加强高校公文管理与保密工作的对策

第一，加强保密意识，制度措施到位，首先要传阅规范，密级文件及密码电报要采用专门的处理文件夹，当天收发，如果领导没有对资料进行阅读也要当天及时回收。如果阅文领导较多，可以按照职称等级先后顺序实行。其次，保存要规范，对于高校的资料文件，一定要做好保存工作，对于地市级以上的密级文件与电报要坚持存储规范，对于存放的公文要三分开，对绝密公文与普通密级文件分别存放，普通密级文件与非涉密文件分开放，保证管理公文的安全性。此外密级文件需要放在专门的铁柜中加锁。最后要借阅规范，对于密级文件的借阅及文件的登记簿要严格把关，对于借阅的人物及时间做好登记工作。第二，严格处理公文的利用与保密关系，对公文进行印发其目的就是为了科学利用，公文管理人员的职责就是对公文进行利用和管理，如果只是管理而不加利用，那么公文的管理工作就彻底没有意义，如果只是利用而不加管理，那么对文件的利用也难以开展。想对公文进行管理就要注意以下两点：一方面不能对公文的利用过分强调，而忽略掉其管理和保密工作，随意看不该看的内容，不仅是一种不负责任的表现，也会增加泄密的风险，违背了公文的保密性原则。另一方面不能为了保密就不加以利用，一味将公文放置在保险柜中，这样公文就丧失了价值，所以对公文的利用与保密进行统一才能积极地开展服务工作。第三，争取领导支持，确保保密工作的到位。公文阅办的主体是领导，首先要让领导了解到秘密公文保管的重要性，例如，桌上放着密级文件夹但是人却离开了办公室，或者有第三人在场时签约密级文件等都会带来安全隐患，此外送去领导那边签阅的文件需要当天拿回，做到不过夜。只有领导了解了泄密的严重性，才会真正对密级文件给予重视。第四，清退及销毁密级文件。每到年底，机要秘书需要根据登记薄对密级文件进行清点，中央级和部分省级文件按照要求进行清退，其余没有保存价值的公文和资料可进行销毁，销毁公文有焚烧和浆化这两种办法。焚烧是把秘密公文放进焚烧炉里彻底销毁。浆化是在指定的造纸厂把公文资料化成纸浆。浆化可以化废为利，同时又达到了销毁秘密公文的目的。但是这两种方式都需要二人以上执行，个人不得私自销毁文件。此外将公文运输去销毁的途中也需要格外当心文件的散落和遗失，等公文全部销完后监管人员才可以离开。

【参考文献】

［1］吴孔华.浅谈高校的公文管理与保密［J］.福建行政学院福建经济管理干部学院学报，2005（S1）：157-158.

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