高校档案信息服务面临的矛盾及创新的范式

文/广西民族大学管理学院 曾欢



高校档案信息服务面临的矛盾及创新的范式

文/广西民族大学管理学院 曾欢

【摘要】信息时代高校档案信息服务在实践中面临着众多的矛盾，高校档案部门应该如何应对这些矛盾呢？这不仅需要高校档案部门认识到矛盾的产生原因，也要看到在自身建设方式存在的不足，认真执行高校信息档案服务的管理策略，创新档案服务模式，探索档案管理部门的发展方向。

【关键词】高校档案部门；信息服务；矛盾；创新范式

随着信息化进程的不断加快，高校建设数字校园、网络校园、开放型大学以及校务公开等措施的实行，高校的各个部门正在开展丰富多彩的校园活动，档案部门作为高校保存历史遗产、传承历史文化的部门，势必要对档案管理进行技术性改革，提升高校档案部门的业务水平，优化档案部门的服务水平，推动高校信息化迈向一个新的台阶。以提供纸质档案为主的传统的档案服务方式已经不能够满足当前信息化趋势下社会用户对档案信息的需求，档案服务的方式在实践环境中面临着诸多的矛盾。

一、高校档案信息服务进退维谷

（一）高校档案服务环境之间的矛盾。高校档案工作的服务宗旨和目标不仅是致力于服务于本校的师生，同时也着力于服务社会，努力实现满足社会需求为最终目标。然而，传统社会沿袭下来的植根于人们心中的根深蒂固的封建性、资政性，形成了档案信息只为政治统治服务的思想，档案服务呈现出从档案部门至政府机关单向流动的服务趋势，“民可用使知之，不可使由之”的思想占据着档案工作者对档案信息服务的理解，高校作为文化建设的基地，其档案部门也没能够从禁锢的思想中提前解放出来。

（二）档案用户需求之间的矛盾。高校档案工作是高校建设和发展过程中无可取代的重要组成部分，首要和根本职责是服务于现行教学科研、学生管理、后勤保障等部门的工作。传统的高校档案管理服务工作大体上归属于对档案实体提供服务的范畴，高校档案信息服务围绕着服务于本校师生的理念，采用封闭和半封闭的方式提供利用，这种单一、被动的提供利用的档案信息服务方式即等待用户前来查档，并不能够满足信息时代档案用户多样化的需求。提供查档服务时，没有对用户的使用效果追踪和考察；制定档案服务制度时，未考虑师生需求并亲身参与其中；编研产品时，高校档案管理部门一贯主观的把档案的实体性管理与编研工作当做两件事情区分开来，因而编研产品的具体内容由档案部门自行决定而忽视利用者的需求。

（三）高校服务方式之间的矛盾。过去高校档案部门提供档案信息利用的方式主要是手工检索为主，编写卡片式、书本式的目录等作为检索工具，不仅不能够迅速、准确地查找档案以提供利用，而且浪费档案工作者大量的时间、精力做这些机械、重复性的工作。

信息化环境下，传统的单一档案服务手段正面临着挑战，利用现代化的技术设备和手段产生的新型检索工具孕育而生。一是产生时就能够自动处理信息，进行规范化、顺序化等多元化检索的能力，如各种光盘数据库、电子出版物、多媒体文献等等。二是采用现代科学技术实现档案服务智能化，使用户在检索时能够享受智能化带给他们的便利。三是档案馆借助网络的优点开展档案联机服务，如建设档案网站，实现电子邮件服务、电子文件传递、馆藏目录查询等等。

二、提升高校档案部门服务质量的对策

（一）服务主体和对象的互通性。学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等记载着学校的历史变迁，是学校重要的信息资源。高校档案部门作为学校保存档案的机构，存在的价值和意义是保管学校的档案信息资源，为师生和社会提供高效、优质的档案信息服务，是档案部门存在的价值和意义。然而，信息环境下的档案用户却不满足于此种档案服务，这就要求高校档案管理部门能够提供进行过深入加工的信息。

（二）转变被动服务的理念。被动地提供档案信息利用方式早已经是高校档案管理部门为师生和社会各界提供档案信息服务的常态化模式了，这种方式导致服务产生的效果收效甚微，收集的档案信息也不能够做到充分、系统，而档案部门“主动服务”的口号也只是停留在语言上的号召，以“主动服务”开展的档案信息服务活动迟迟没有进入公众视野。

（三）改变服务手段。信息时代下，计算机和网络带给人类巨大的便利，改变着人类的工作方式和生活方式，同时，人类已经无法自拔地依赖于它。借助计算机和网络技术开展管理活动能够有效地提高管理的效率，这种管理的方式蔓延至高校档案部门，高校内部管理和社会公众迫切要求档案部门能够利用计算机和网络技术提升高校档案服务的水平；整合现有各种网络资源切实为利用者提供优质的档案信息服务。

三、创新高校档案部门的服务范式

档案工作技术水平不高、开放程度不足、利用程度不够等等都是长期困扰着档案部门的问题，也阻碍了高校档案部门信息化服务的发展。高校档案部门致力于文化事业的建设，除学校拨款外，本身并未有额外的创收，如何在拨款资金有限、人员有限的条件下实现档案信息资源的高效利用率是档案部门的难题。因此，高校档案部门要加快档案服务模式的创新，可以从4个方面着手：

（一）创新服务的意识。布尔沃一利说过，“思想的价值和思想的影响力是成正比的”，高校档案部门工作者必须清楚地认识到思想成就的价值，方才能够创造足够的影响力。面对网络化、电子化、社会信息化对传统档案档案部门服务的冲击，墨守成规。规规矩矩做事的工作方式早已经不被社会认可，掌握并善于利用科学技术、建立新型的服务模式才是档案部门的光明之道。

（二）创新信息资源共享机制。金马曾经在《21世纪罗曼司》一书中写到：“如若说，在创新尚属于人类个体或群体中的个别杰出表现时，人们循规蹈矩的生存姿态尚可为时代所容，那么，在创新将成为人类赖以进行生存竞争的不可或缺的素质时，依然采用一种循规蹈矩的生存姿态，则无异于一种自我溃败”，人类已经充分认识到创新对社会所带来的深刻变革。建立一套完整的档案信息分析系统能够更好地用系统的观点和方法，把零碎、片段的档案信息整合、归并在一起，厘清档案信息系统的信息分析优势和劣势，扩大档案信息资源社会化共享面。

（三）创新服务方式。高校档案部门传统服务活动的开展是建立在本部门对档案管理的便利操作上，依照本部门对档案服务的认识、理解、思维甚至想象制定服务准则、确定服务内容和服务方式，并未顾及档案用户的实际需求。要提升用户满意程度，就必须创新服务意识，坚持以“用户需求为导向+以用户满意为目标”的新服务理念，重新探讨档案服务方式。如建设“一站式”的档案集中服务模式。

（四）创新服务内容。创新服务的目标是解放封闭保存、限制开放的思想，实现档案信息的利用从档案部门向社会转变，提高社会资源共享率。虽然高校档案馆保存着学校发展的丰富的信息资源，但实际情况是大部分高校档案信息服务的内容、结构和方式过于单一和粗浅，因此，要提升档案服务内容就必须以学校工作和本校资料为基础，改变传统服务观念，创新档案接收和征集的范围，采用各种先进技术完善档案的结构体系框架，利用多元化的服务手段进行档案管理，实现高校档案服务内容丰富多样化。

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