信息技术在疾控档案管理中的应用

2016-11-26南京市疾病预防控制中心张宁

办公室业务 2016年10期

关键词：信息技术应用

文/南京市疾病预防控制中心张宁

信息技术在疾控档案管理中的应用

文/南京市疾病预防控制中心张宁

【摘要】信息技术使得疾控档案管理更加规范，更加有条理，给疾控档案的查找带来了便利，也加强了对档案的保存。本文阐述了我国疾控档案管理的现状，分析了采用信息技术的作用，并对信息技术在疾控档案管理中的应用进行了研究。

【关键词】信息技术；疾控档案管理；应用

所谓疾控中心，它是由政府举办的实施国家级疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位。可想而知，在疾控中心一定有许多种疾病档案以及如何控制传染的相应措施，但由于受到各种因素的影响，我国的疾控档案管理中存在着许多的不足之处，导致出现档案归类混乱、资料不齐全等现象。因此，信息技术在疾控档案管理中的引进，是为了改善这种不好的现状。

一、我国疾控档案管理的现状

疾控档案管理中采用信息技术与传统的疾控档案管理相比，传统的管理对档案的归类、查找等方面都需要更多的时间和精力以及大量的管理人员，但信息技术的应用可以很好地避免这些问题。虽然疾控档案管理中采用的信息技术在不断地进步和完善，由于传统的管理理念的限制，信息技术在应用过程中还是存在着一些问题，我们可以从以下几个方面来分析它的现状。

（一）疾控档案管理制度不够完善。现在疾控中心越来越受到社会各界的高度重视，所以在疾控档案管理中要提高其管理制度。但在我国疾控档案管理实际工作中，对档案管理的要求相对较低，管理人员因为缺乏科学的管理理念，他们往往认为档案只要在用时能够被找到就可以了，从而导致对常用的疾控档案很熟悉，而在面对突发情况时，疾控档案却要花费很多时间查找，会手忙脚乱。因此，提高疾控档案管理制度至关重要，这不仅仅是加强对疾控档案管理人员的监督，也是提高他们的档案管理理念。

（二）疾控档案管理人员缺乏专业知识。因为一些机构觉得疾控档案管理人员不重要，只要有一些文化知识，能够找到相应的资料就能胜任这个工作，所以他们在挑选管理人员时要求较低。而且这些管理人员一般不会经过系统地培训，没有全面的专业知识。在平常的工作情况下，疾控档案管理人员没有专业知识也不会犯下过大的错失，但在突发情况下，我们很容易比较出有专业疾控知识与没有专业疾控知识的管理人员之间的差距。

（三）疾控资料不齐全，档案信息化程度不高。传统的疾控档案管理基本上是纸质资料，这些资料很容易随着时间的流逝而被损坏或丢失，要完整地保存下来比较困难。虽然信息技术已经被运用了，疾控档案也被保存在储存设备中，但因为设施不完善，有些储存设备中的资料只有目录，而没有具体的内容。信息技术利用率低，使得先进的管理理念不能深入每个管理人员的思想，这也是导致我国疾控档案管理难以前进的原因之一。

二、信息技术在疾控档案管理中的作用

疾控档案管理就是为了预防和控制传染病等疾病的传播，疾控档案是疾病传染途径、预防措施和解决方案的基础。这种真实的记录如果没有应用信息技术，那么容易受外界的各种因素影响，导致记录不详细或资料缺失，所以信息技术在疾控档案管理中有着重要作用。

（一）有利于疾控档案的保存和查找。在疾控档案管理中应用了信息技术之后，相当于将纸质的档案和资料在储存设备中进行了备份。如果纸质档案因为某种原因损坏或丢失了，可以将疾控档案在储存设备中调出，这样一一对应的方法，可以在查找时在电脑上检索，根据电脑显示的存放位置，直接在众多的疾控档案中找到自己所需的资料。这样不仅节约了查找时间，也使查找时更加便利。

（二）有利于资源共享。传统的疾控档案管理如果要与其他地区交流某种传染病控制方案、预防途径等，那么它不能通过互联网快速地资源共享，只能在疾控档案中查找，再传递给需要的地区。然而，在疾控档案管理中应用信息技术，在遇到棘手的情况，又没有以前的相关档案时，这时可以通过信息技术，快速得到其他地区提供的相应档案，能有效控制病情发展。所以传统的疾控档案管理已经逐渐不能跟上社会发展的步伐，从一定程度上来说，只有应用信息技术，才是真正意义上到达了资源共享的目的。

（三）有利于减轻管理力度。传统的疾控档案管理需要大量的时间和精力，人工对疾控档案进行归纳、整理和查找都比较困难，而且纸质的疾控档案占用的空间大，对资料的查找有难度，如果没有合理的管理规划，会显得杂乱无章。但应用了信息技术来对疾控档案进行管理后，在管理方面就不需要过多的管理人员，只要有专业的、对信息技术有能力的人员，就可以从而减轻管理力度，将这些精力利用在更加重要的方面。

三、信息技术在疾控档案管理中的应用

我们都知道，信息技术在疾控档案管理中有着重要的作用，为了使管理人员在疾控档案管理中充分应用信息技术，并有效地发挥其功能，我们应该对此采取相对的应用策略，来使信息技术全面地与疾控档案管理相融合。

（一）提高对疾控档案管理的重视程度。以前我们往往因为对疾控档案管理的不重视，而忽视对疾控档案的整理和保存，导致出现疾控档案管理杂乱无章的现象。在信息技术对疾控档案管理的重视之后，我们要提高对管理人员的要求，因管理人员是接触疾控档案的第一人，如果他们对疾控档案的存放位置、内容资料等都不熟悉的话，那么在突发情况下，我们就不能及时地应对，也无法有效地控制传染。所以在挑选疾控档案管理人员时，一定要进行系统地培训，为他们提供学习专业知识的机会。

（二）加强信息技术在疾控档案管理中与互联网技术的建设。信息技术的互联网技术是在加速疾控档案管理发展中的手段之一。互联网技术的发展，弥补了地域差异所带来的难题。因此，如果一个地方有了首例传染疾病却没有应对措施，那么他们就可以利用互联网技术向其他地区请求帮助。互联网技术可以快速地将相应的资料提供给他们。比如当时轰动一时的甲型H1N1流行性病毒，虽然在全球首例发生之后，每个地方的疾控档案中心都会有预防措施，但是没有真正的接触就难以深切体会他的危害，所以有了互联网技术，人们就可以通过影像、动画、声音等方式具体且详细地介绍这种传染病，以此使它有效地得到控制。

（三）加强疾控档案管理中的基础设施。如上述所说，传统的纸质疾控档案容易受潮湿或者火灾等自然因素的影响，虽然信息技术在疾控档案管理中并不完善，它也可能因为病毒或黑客攻击而损坏硬盘，丢失疾控资料。所以对疾控档案管理中的基础设施建设一定不能忽视。我们这里所说的基础设施不仅仅是指储存疾控档案的设备，其中还包括防火灾、防盗窃等自动监管设施。这些设施的完善，可以更完整、更规范地保存疾控档案。