浅议基层单位档案管理现代化的实现路径

2016-11-26重庆市黔江区农村土地整治中心王丽霞重庆市黔江区小南海镇人民政府农业服务中心吴建平

办公室业务 2016年17期

文/重庆市黔江区农村土地整治中心王丽霞；重庆市黔江区小南海镇人民政府农业服务中心吴建平

浅议基层单位档案管理现代化的实现路径

文/重庆市黔江区农村土地整治中心王丽霞；重庆市黔江区小南海镇人民政府农业服务中心吴建平

随着信息化技术的高速发展，传统的基层单位档案管理模式已经无法适应当前时代发展的要求，实现基层单位档案管理现代化是顺应时代要求的必然发展趋势。基层单位只有大力开展实施档案管理现代化，才能够促使档案管理工作快速有序地进行，才能够跟上时代进步的节奏，满足新时代基层单位的需求。笔者以下就对基层单位档案管理现代化的内涵进行了阐述，在此基础上提出了积极转变档案管理工作意识、建立健全档案管理制度、大力引入现代化档案管理方法、积极推进档案管理的现代化程度等基层单位档案管理现代化的具体实现路径，以期为促进基层单位档案管理现代化提供帮助。

基层单位；档案管理；现代化

基层单位的档案管理对整个单位的经营和发展起着重要作用，因此基层单位档案管理工作一直以来都是一个重要的管理内容。目前随着信息化和网络化的高速发展和普及应用，使得传统的档案管理模式已经无法适应时代的要求，基层单位档案管理现代化的实现已经迫在眉睫。但是就目前来看，基层单位的档案管理现代化水平尚且不足，还处在一个起步摸索阶段。因此，如何积极加强基层单位档案管理现代化的实现，就成了目前的一个工作重点。

一、基层单位档案管理现代化的内涵

（一）无纸化。档案管理现代化是在计算机信息技术和互联网技术高度普及的基础上发展而来的，由于在档案管理过程中主要借助这些技术手段，因此档案管理现代化区别于传统档案管理的又一个显著特征就是无纸化。在计算机技术的快速发展之下，对于文字进行保存的方式呈现出了多样化，且越来越多的保存方式均趋向于无纸化。随着无纸化文字保存方式的发展，传统的以纸质为存储媒介的档案管理模式必将被彻底的颠覆和改变。因此，档案管理现代化的实现不仅能够使基层单位的档案管理工作更加方便快捷，同时能够使档案资源通过网络进行互联，馆际互借等形式增加馆藏，从而丰富档案资源，使档案管理实现虚拟化。

（二）缩微化和数字化。在缩微化技术和数字化技术的发展推动之下，缩微摄影技术和数码摄影技术渐渐走入大众的视野，并且逐渐得到了广泛的认可和应用，这两项技术的广泛普及为档案管理实现现代化提供了技术基础。在档案管理现代化过程中，融入信息技术和摄影技术，可以把传统档案中的图文信息进行转化，首先将其转化为电子文件，然后再利用缩微摄影技术使其成为占据内存极小的电子文件。在此基础上，利用互联网技术就能够在计算机上实现智能化的搜索和应用。这一转变使得档案管理现代化显著的区别于传统档案管理，很好地克服了传统档案管理中检索不便、占据库存大的问题，也很好地避免了传统档案中纸质档案褪色、虫蛀、腐蚀等弊端。

（三）社会化。社会化、市场化的档案资料在社会发展中有着极为重要的价值。社会化管理、市场化运作是基层单位档案管理现代化的另一个显著特征，档案管理现代化通过对档案进行社会化管理、市场化运作，可以提升人们的档案保护意识，对于促进档案管理机制的进一步完善，最大限度开发档案价值具有重要的意义。

二、基层单位档案管理现代化的具体实现路径

（一）积极转变档案管理工作意识。对于基层单位来说，阻碍其档案管理现代化推进的主要因素是重视程度不够，档案管理观念不能够与时俱进。因此，要想积极地推进落实档案管理现代化，就需要管理者转变传统档案管理观念，树立先进的档案管理观念，积极转变基层单位档案管理模式，大力推进档案管理现代化的实现，促使档案管理更加适应经济发展和社会发展的要求。

（二）建立健全档案管理制度。当前基层单位档案管理工作中所沿用的管理制度是比较陈旧的，已经无法适应目前的食道要求，也无法满足档案管理现代化实施的要求。档案管理现代化是基于计算机技术和网络技术的基础上发展起来的，因此在档案管理现代化实施的过程中，与传统档案管理模式相比，档案电子文件的真实性、安全性和可靠性问题逐渐突出。因此，基层单位在推进档案管理现代化的过程中，要积极地建立起一套相关的法律法规，以此来保证档案信息的安全、可靠和真实。

（三）大力引入现代化档案管理方法。档案管理现代化的实施过程中，必须要将现代化的管理方法引入到管理工作当中，一方面将信息技术与档案管理进行有效结合，积极地利用信息技术所具备的快捷、全面、信息量大的优势，使其在档案管理过程中发挥更大的作用。另一方面将先进的技术设备引入到档案管理中，不断地优化档案管理的现代化水平。

（四）积极推进档案管理的现代化程度。基层单位的档案管理部门要与电子政务管理部门加强沟通交流，最大程度上发挥档案管理部门的人才、设备、技术和业务优势作用，积极地承担起电子文件中心建设任务，从而实现由档案管理部门统一接收、管理、提供利用部门电子文件的目标。