试论企业档案管理问题及解决办法

文/中盐东兴盐化股份有限公司 宋传学

试论企业档案管理问题及解决办法

文/中盐东兴盐化股份有限公司 宋传学

企业档案包括企业文书资料、基础建设规划、财务消费账单、人力资源档案、信用凭证说明等等，这对于企业今后的发展和与外界的沟通都是非常重要的文案资料，都需要完整、真实的记录并保存下来，为今后企业在面对实际问题时能够提供相应的历史依据。企业档案管理是企业生产、经营等各项工作顺利进行的基础保障，企管办的相关工作人员一定要认识到企业档案管理工作对于企业发展的重要性和意义，为企业生存和企业之间的沟通做足基础工作。

企业档案管理；存在问题；解决方法

一、企业档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理观念的滞后。目前，一部分企业对于档案管理工作并没有一个明确的概念，也没有专门的管理人员。而档案管理水平的高低决定着企业发展的快慢，档案管理水平高，企业对于档案的重视度就高，档案给企业的生产和经营所带来的收益就高，对企业的支撑作用也会增大，相反，如果企业管理档案的水平不高，没有档案管理的观念，这将导致在企业面对问题时，不能及时的拿出理论依据和历史证明，自然也降低了企业的地位，不利于企业的发展。

（二）企业对档案管理的重视度不够。企管办工作人员对档案管理工作的重视程度决定着档案管理的质量，企管办对档案管理的重视度越高，档案管理水平也会有所提高，企业工作也会变得更加简单，如果企管办不重视档案的管理工作，则档案管理水平也会受到影响，企业档案工作的开展也会变得更加困难。

（三）档案管理人员素质问题。档案管理人员自身的素质问题是导致档案管理工作难的主要原因，档案管理人员自身素质的好坏直接影响着档案管理水平的高低以及档案利用质量，当前，很多企业中从事档案管理工作的人员较少，相互学习、相互沟通的机会少，很多工作人员缺乏对计算机技术、图像分析技术、情报、法律等一些复合型知识的运用能力，没有相关管理经验，素质水平良莠不齐。

二、企业档案管理问题的解决方法

（一）规范、科学的管理流程。21世纪是知识和信息时代，对于企业的发展来说，信息俨然已经成为比经济更加重要的企业基础，档案是企业信息的核心，是企业发展和管理的重要依据。作为企业发展、生产和进步的理论基础，同时还是企业最珍贵的无形资产，档案在企业管理中发挥着至关重要的作用。

企业要想做好档案管理，首先要具备相对完善的硬件系统，严格按照我国颁布的《档案法》来进行安排，根据企业中各个部门的具体情况科学合理的设置档案管理专用的房间，并为其配备专用的办公用具，为档案管理工作的顺利开展做好充分的准备工作。

（二）提高档案管理工作自觉性，积极补充企业档案信息资源。增强企业档案管理工作人员的自觉性，提高其对档案管理工作的认识，尽快突破企管办初级档案管理制度，实行行政、人事统一化管理的布局，在规范档案的过程中，积极根据实时情况扩展档案资料的信息资源，这同样也是当前档案管理工作中的一个重点。

例如，当前很多企业档案资料都是在当年年底来进行整合，首先是每个季度或者每个月由各个部门对其工作的总结和汇报，其次是企业在这一时期所进行的人力资源交换，各种贸易交流，企业文化宣传等工作的总结和汇报，最后在年底或者是第二年年初对这些资料进行整合分析并记录企业档案，在此笔者认为，该档案处理方法并不利于企业基础资料的保存和整理，应该在每次企业会议或者每个部门对工作进行总结之后都要及时地进行资料整理并及时记录档案，还要有相关的工作人员根据实际情况综合企业各种业务情况和理论知识对汇报的工作进行考察和实地分析，并为其添加客观的评价性言论，这样在后期对档案的翻看过程中能够更加清楚明确的了解企业工作发生的时间和意义。同时，还要求企管办管理人员要及时处理档案编号和排放的整理工作，从细处做起，以便于今后对档案的利用，为解决企业发展所需要的各种问题提供理论依据。

（三）提高业务技能，适应档案工作要求。努力提高企管办档案管理工作人员管理能力和业务技能，适应档案管理工作的要求，认真研究档案管理工作中遇到的新情况和新问题，完善档案管理制度，加强档案管理规范性研究和建设，健全档案管理各方面的制度，这是当前新形势下对于档案管理工作的要求，也是对工作人员管理技能的要求。

档案管理工作是一项需要业务性较强的工作，也是一项服务于管理的工作，需要定期地对工作人员进行培训和监督，要让工作人员从心里提高对档案管理的重视度，提高工作人员对档案管理资料收集的意识和能力，要让工作人员充分的了解到参加培训的作用和目的，就是要将理论知识和实际的操作相互结合，提高工作人员对档案管理的能力和对档案管理的意识，这才是档案管理培训工作的最终目的。

三、结论

企业档案管理工作是一个企业发展和进步的根本出发点，如果企业连自己的基础文案整理和管理工作都做不好，那么它在发展的路上也走不了多久，目前，虽然很多企业都有了自己的企管办和专门的档案存放室，但是对于档案管理工作的重视度仍然不够，很多企业没有明确档案管理工作的要求，企业管理人员对于企业档案管理工作也是睁一只眼闭一只眼，这不仅使档案管理部门形同虚设，还在一定程度上遏制了企业的发展，不利于企业的进步。该文针对当前企业档案管理工作中存在的三点问题分别做出了相应的解决方案，希望能够为企业档案的管理工作提供一些建议。

［1］刘莉.企业档案管理存在的问题及解决途径［D］.第四届世纪之星创新教育论坛文集，2016-03-12.

［2］何梦吉.企业档案信息化建设对策研究［D］.山东大学，2012-04-15.