新时期办公室档案管理的有效性分析

文/河北省石家庄市平山县人民政府办公室 孟东辉

新时期办公室档案管理的有效性分析

文/河北省石家庄市平山县人民政府办公室 孟东辉

在办公室工作的各个环节里，档案管理工作是其中关键的环节，它不仅可以记录好办公室的各项事物，同时还可以制定和服务相关的政策。不过，由于社会不断发展进步，相应的在办公室档案管理工作里也出现了一系列问题，阻碍了办公室各项工作的顺利开展。所以，在未来的工作发展中，要不断完善档案管理制度，进一步发挥人的作用，保障办公室档案管理工作可以高效展开。文章分析了新时期办公室档案管理工作的有效性。

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办公室在日常的工作里扮演着重要的角色，其地位是其他部门不能企及的。对于办公室的各个工作来说，档案管理又在其中扮演着重要的角色，一方面它很好地记录了办公室的多项事物，另一方面还可以为相关决策提供基础。在新的历史阶段里，办公室档案管理工作因为受到很多因素的影响，所以出现了一系列问题。这些问题的存在大大阻碍了办公室的整体工作水平，所以加大对这些问题的研究迫在眉睫，要通过对问题的分析，进一步提高办公室档案管理工作的有效性。

一、当前办公室档案管理存在的问题

（一）缺乏完善的管理制度。现在大多数办公室工作都没有完善的档案管理制度作为行为依据，在经营档案文件的归档和整理时还是按照过去的模式开展。另外，还有一些办公室虽然有自己制定的制度，但是在执行时没有把制度作为其行为依据，缺乏实践。对于很多办公室档案管理者来说，他们认为的制度仅仅是形式主义，仅仅是为了应付上级的检查而出现的。由于这种错误认识的影响，导致办公室的很多重要文件没有妥善保管，就算有所保管也是杂乱无章的保管，在查找档案时需要耗费一定的时间，降低了办公室档案管理工作的效率。

（二）没有很好的对人员进行配备。尽管办公室的档案管理工作看起来比较简单，无非是整理档案保管档案等环节，但是在具体的实践过程里对档案的管理工作要求非常高。因为很多地方和单位对于档案管理工作的重视力度不够，加上对档案管理人员的调配比较随意，没有从档案管理人员的知识水平和专业技术方面来考虑对档案管理人员的安排，导致档案管理工作效率不高。一般情况下，对于办公室档案的管理是人为操作的，如果在人员的配备上出现问题，那么整个档案管理工作就会出现问题。除此之外，由于上级管理部门对办公室的档案管理工作缺乏重视，所以相关工作人员对办公室档案进行管理时思想上缺乏重视，缺乏责任意识，导致越来越多的问题暴露出来，进一步影响着办公室档案管理工作的有效性。

二、新时期加强办公室档案管理的有效性策略

（一）以建立科学的规章制度为前提。通过科学合理的规章制度有利于推动工作顺利展开。从现在的办公室档案管理工作暴露出来的种种问题来看，必须建立完善的规章制度才可以提高办公室档案管理工作的有效性。在新的历史发展时期，建设规章制度要有一定的创新意识，不能单纯地复制过去的老套的规章制度，要和现代社会的发展形势相适应，使它可以满足现实中的工作需要。另外，在建立科学的规章制度时，要实现制度的细致化，不能任意更改制度，同时还要防止规章制度出现形式主义，保障制度可以为办公室的档案管理工作服务。

（二）以规范管理流程为基础。对于办公室档案管理来说，它的内容有很多，不仅有收集档案和整理档案，还要对档案进行妥善保存、编目、检索、统计、编辑与研究等多项内容。在对档案进行管理时，要使各个环节得到保障，使各个环节的质量得到保障。这些具体内容都是不可缺少的，任何一个环节出现问题都会影响下一环节的发展。因此，要提高办公室档案管理的有效性，规范档案管理流程。

（三）以提升管理人员的业务水平为要求。对于管理人员来说，它的思想素质水平和业务水平在一定程度上会影响办公室档案管理的质量水平。所以，要进一步提高档案管理的有效性，就要提高管理人员的业务水平。具体来看，首先要转变管理人员的思想意识，通过多种途径使工作人员了解档案管理工作的重要意义，保障档案管理工作顺利开展。另外，要使档案业务人员树立责任意识，对档案里的各项工作认真负责，严格保密各项工作。另外，要进一步提高管理人员的业务水平。在新时期的发展中，要推动计算机技术的广泛应用，利用计算机完成多项工作，使档案管理可以和档案业务人员的计算机操作相结合。最后，要加大对于复合型人才的培养力度。在新时期，社会对人才的需求更高，所以办公室档案管理工作需要培养综合素质的人才。

三、结语

在新时期的发展阶段里，要想发挥办公室档案管理工作的作用，就要在进行档案管理工作时采取合理的对策，同时还要针对已经出现的问题提出相关措施，使档案管理工作可以在稳定中开展。通过提高档案管理人员的业务水平，提高工作人员的综合素质，利用先进的科学技术，拓宽档案管理工作的途径，不断规范档案管理流程，保障档案管理工作的开展，使它在新时期的发展中可以和社会发展要求相适应。

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