医院档案综合管理的实践体会

文/海南省人民医院综合档案室 林妙影

医院档案综合管理的实践体会

文/海南省人民医院综合档案室 林妙影

医院档案管理是医院各项工作的重要环节。随着医院的社会责任越来越重，必须提高医院现代管理水平提高医院的工作效率和服务质量。医院档案的管理必须适应医院发展的需要，因此做好医院综合档案室的工作在医院工作全局中的作用日渐重要，综合档案管理工作台是医院整体工作台的重要组成部分。

档案；管理

随着人民群众生活水平的不断提高，人民对健康日益关切，对医院的服务和专业工作要求日益提高，医院的社会责任越来越重。因此，必须提高医院的综合管理和医疗服务水平，提高医院的工作效率和服务质量，以适应人民群众的需求。医院档案管理工作在医院工作的全局中也显得越来越重要，档案管理工作的好坏将直接或间接地影响着医院的建设发展。我院综合档案室成立10多年来，坚持把医院档案工作列入医院管理议事日程，建立健全各项档案管理制度和办法，对全院文书、人事、科研、基建、设备档案、财务、声像、实物及业务等方面所有档案的归档工作进行管理、监督和指导，取得了较好的成效。

一、医院档案管理是医院管理的重要组成部分

医院档案管理是医院管理工作台的重要组成部分。它记载着医院工作的全部历程，保存着医院发展的历史轨迹。它还可以为医院的建设发展提供有益的参考，为医院发展方向的决策提供一定的帮助，它是医院一份重要的文化财产。

医院建设发展的进程都在档案中得以呈现，医院档案中诸多的历史资料文件是医院开展院史教育的丰富内容。有助于员工了解医院、增强归属感，也有助于社会大众了解医院有利于更好地服务于社会。因此，优化档案管理方法，提高档案管理水平，确保档案管理落到实处，有着十分重要的现实意义和战略意义。

二、医院档案综合管理的实践

2004年9月，我院成立医院综合档案室，集人事、文书、科研、财务、基建、设备、声像、实物及业务档案为一体，切实解决过去各类档案由相关职能科室分散管理遗失、破损、害虫侵袭严重等问题。使医院档案室管理工作水平切实地提升到新的高度。适应了医院工作台的实际需要。

（一）领导重视管理人员资金投入满足工作要求。医院领导把医院档案工作列入医院管理议事日程，先后投入资金434480元，购买档案管理设备，使医院档案综合管理的各种设备配备齐全，达到管理要求。同时，配备档案管理人员，构建业务精干、工作能力强的档案管理网络队伍。我院综合档案室现有专职人员5人，其中1人研究生，本科4人；档案专业技术职称5人，研究员1人、副研究员2人，馆员1人、助理馆员1人，机关各职能部门配备6位兼职档案员，负责各部门档案材料的整理归档工作，为档案管理工作的顺利开展奠定基础。档案管理人员全部在岗在编，全部经过档案业务岗位培训，并取得结业证书。

（二）加强医院档案设施建设。我院综合档案室总建筑面积为459.06m2，其中，库房建筑面积330m2，办公室建筑面积64.80m2，7间库房，文书、人事、财务、基建、科研和设备、声像、荣誉各设档案库房，办公室2间、阅档室1间、消毒室1间。投入36448元购买密集架296.424立方米，并配齐计算机、激光打印机、彩色喷墨打印机、档案手推车、扫描仪、复印机、碎纸机、切纸机、打孔机、臭氧消毒柜、去湿机、防磁柜、数码照相机等档案管理所需设备用品。档案库房配有铁门、铁窗、密集架，设置干粉灭火器、除湿机，全部安装中央空调，每个库房放置2台除湿机和温度计（共7间库房）及特殊载体档案装具等设备。档案室设备，设施达到有关标准。基本满足医院现代化档案管理的需要，并为档案综合管理数字化建设奠定了有利的物质基础。

（三）建立健全档案管理制度。我院综合档案室先后制定突发事件档案工作应急预案和《综合档案室的任务》《档案人员岗位职责》《档案人员守则》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案借阅制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案库房管理制度》《文书立卷归档管理制度》《科研档案归档管理制度》《财务档案管理制度》《设备档案归档制度》《基建档案归档管理制度》《声像档案归档管理制度》《荣誉档案归档管理制度》《归档和不归档范围》《档案统计制度》《使用复印机和复印材料规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《干部人事档案管理》等有关档案收集、整理、保管、保密、鉴定等各项规章制度。同时，制定医院档案管理人员岗位责任制，并纳入工作职责和考核范围，使医院档案综合管理工作有据可查，有章可依，有效地促进了医院档案管理的规范化。

（四）注重档案业务综合管理。制定并落实收文发文登记制度，有完整的收发文登记本，应归档的全部档案均按有规定进行整理并编目归档。同时认真做好档案提供利用工作，较好发挥档案作用。我院综合档案室现有库存档案20044卷（件），其中人事档案5084（含业务考绩档案）、文书档案98卷、以件为单位5088件，财务档案7820卷、基建档案429卷，科研档案170卷，设备档案1355卷，声像档案305张相片、光盘10张，荣誉档案192件（证书37、奖牌108、奖旗31、奖杯16）。2007年9月晋升为海南省一级综合档案管理单位。

（五）提高档案管理业务水平。坚持组织医院档案管理人员参加省档案局和国家、省外培训学习，要求每个档案管理人员都熟练掌握档案计算机基本操作技术。采用省档案局推广的“琼兰档案管理软件系统”和省委组织部的干部档案管理软件系统，对重要档案（永久）进行数字化管理。电子文件的收集、整理、移交、接收、保管和利用符合有关规定。建立档案备份制度，保证档案目录和全文数据库安全，采取必要防护措施，确保档案管理应用系统安全。使用档案盒符合国家档案局颁布“无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱行业标准（DA/T24—2000）”。

三、医院档案综合管理的体会

医院档案管理是一项长期性的复杂工作，强调管理工作的全面性和有效性，确保医院档案管理的有效落实，为医院改革发展提供宝贵的档案资料。

（一）深刻理解加强档案管理的重要性和现实意义，是改变医院档案管理落实不到位的关键所在。医院领导应将档案管理工作作为医院全局工作的重要组成部分。加强领导保障投入使档案管理工作台能顺利开展。同时，坚持开展全院职工档案管理的宣传教育，使之从思想上和行为上配合进行医院档案管理工作。

（二）健全档案管理的考核制度，提高档案管理工作的有效性，是医院档案管理工作常态化的关键所在。建立健全医院管理的考核制度，包括档案室工作的考核和全院有关部门，科室档案收集、整理、分类归档等工作台考核。保障档案管理工作台的顺利开展。

随着网络信息技术的发展，对档案管理人员综合素质和业务能力的要求越来越高。因此，加强档案管理人员综合素质的培养，使之具备良好的业务能力掌握计算机等信息化知识，并熟练应用于专业管理工作台。应必须持之以恒，贯穿于档案管理的日常工作台之中。同时，加大医院档案管理的资金投入，加强档案管理信息化建设，确保档案管理工作的现代化发展。

［1］郭瑞芳.对医院档案进行科学化管理的策略初探［J］.黑龙江史志，2013（9）.

［2］杨洋.医院档案管理的改革与创新［J］.中国新技术新产品，2011（01）.

［3］蔡丽洁.医院档案管理发展的新思路［J］.广东档案，2011（06）.