水文档案信息化建设策略探讨

文/宜昌市水文水资源勘测局 徐诗玚

水文档案信息化建设策略探讨

文/宜昌市水文水资源勘测局 徐诗玚

21世纪的今天是一个信息化的社会，我们对于水文资料的需求也越来越大，水文资料管理常使用水文档案对信息进行管理，这些档案为社会生产和水工工程提供了很好的参考价值。由于社会处于不断发展和建设中，水文档案的管理也不应该遵循传统的记录模式，应该跟随时代进步完成信息化管理，这样可以提高资料的安全性和管理的高效率性。目前我国的水文档案管理距离全面信息化还是有一定的差距，存在一些问题，在本文中先对水文档案进行描述和分类，同时说明其重要性以及存在的问题，并对如何实现水文档案管理的信息化提出了一些建议和策略。

水文档案；档案管理；信息化建设；策略

一、水文档案的分类

水文档案主要包括四部分：水文原始观测记录、水文资料整编成果、水文资料调查评价和研究项目成果。

水文原始观测记录包括水位、水质、水温、流量、水情、地下水位、降水、蒸发等的观测记录。每个观测点以年为单位记录成卷。现在已经使用计算机采集的数据模块取代了原始的手工记录表。水文资料整编成果一般是数据报表，是水文水质观测数据经过按技术规范标准进行整编后形成的材料。水文调查评价和研究项目成果是在完成水文实验、科研、专项调查评价后整理而成的文字图报告，每个项目分别立卷。

二、目前存在的问题

目前我国对于水文档案信息化建设一方面局限在系统的内部，侧重于工程建设、重水情处理、水环境检测等方面的业务建设，忽略了服务于全局的综合档案管理的信息化建设，推进全局工作的力度也有待加强。另一方面，档案管理人员不具备现代化档案管理技能。很多管理人员并没有经受过系统的培训学习，仅仅会使用目录进行检索，并不具备网络咨询服务、电子档案归档管理等操作技能。此外还存在技术支持和统一规划的问题。

三、水文档案信息化建设策略

（一）投入足够资金和技术。水文档案应用于各个领域，发挥着不可或缺的重要作用，相关部门更应该给予足够的重视进而提高水文档案管理水平。在水文资料信息化建设的过程中需要引进大量的计算机设备、长期的维护投资、专业的管理人员以及相关的管理软件等工作，在进行信息化建设时，应当投入大量的资金和技术，确保硬件设施可以紧跟发展的脚步，人力资源方面应该多招聘优秀的技术人才，持续性的投入资金确保管理可以有序进行。只有不断地进行档案完善，才可以让水文档案管理更好地服务于各个领域。

（二）建立合理、科学的管理。只有建立合理、科学的档案管理，才可以加快档案的信息化建设。水文档案专业性较强，设计的范围广以及技术性要求高的特点使得其在信息化建设的过程中更加应该关注源头。首先要制定信息化建设工作的计划，好的计划可以起到领头羊的作用；其次，加强综合档案室的业务监督力度，建立科学的档案管理制度，清晰档案管理流程，还可以使用水文数据网上归档的方式对档案进行录入归并，这样就实现收集管理各类档案的工作；最后，加大电子文件归档管理。这种管理方式对于软件和硬件的要求较高，还依赖于良好的管理制度，还要确保系统的电子文件的真实性、可靠性、完整性和安全性，确保纸质档案要和电子档案一起完成。

（三）加强培养管理人员的综合素质。水文档案管理离不开管理人员的支持。水文档案管理是一项专业性十分强的工作，这就要求管理员不断强化自己的档案知识，增强自己对于档案知识的意识，分配好档案管理人员的配备问题，让每一个工作者在管理中提升自己的业务水平并且认识到自己的责任和使命。还要健全规章制度，管理员不仅仅要学习贯彻<<中华人民共和国档案法>><<水利档案工作规定>>等法规，还要联系水文档案管理工作的实际情况，制定出适用于单位的<<档案分类方案>><<安全保密制度>>等管理规定，这样才可以确保职责明确、制度健全、分级管理的策略，更好地开展档案工作。还要加强业务建设，做好完善工作，即：根据水文档案的专业性，对其进行科学合理的分类，制定出示意图和大纲，确保分类的实用型、稳定性；还要根据档案归档的范围划分档案保管期限，制定对应的编号，对于不同地域、不同时间的档案可以按照地区、年份、流域水系进行排列，这样有助于维护水文记录之间的连续性，还可以规范的整理各类档案。最后还可以将水文档案分纸质和磁介质的形式进行保存，纸质资料可以确保档案在输出时完整、清晰并且装订成册，按卷册就可进行划分统一，磁介质水文资料通用性强，可靠性高，可以在周期内予以更新。

［1］叶晓春.新形势下提高水文档案服务意识的几点思考［J］.广东水利水电，2006（03）:165-166.

［2］张素红.浅谈加强水文档案的信息化建设［J］.科技情报开发与经济，2008（4）.