浅谈林业规划中信息化档案管理的重要性

文/河北省木兰围场国有林场管理局 黄威娜

浅谈林业规划中信息化档案管理的重要性

文/河北省木兰围场国有林场管理局 黄威娜

笔者以在国有林场规划局多年的工作经验，对林场档案管理信息化的重要性进行分析，文章从林业规划对于信息化档案管理的需要，信息化管理本身的益处这两方面出发进行探讨，深入分析了当今时代下信息化管理逐渐深入的原因，进一步明晰林业规划管理不得不引入信息化体系的原因，对信息化档案管理的重要性做出说明，期望为我国国有林场管理的进一步完善有所裨益。

林业规划；信息化；档案管理；重要性

木兰围场国有林场管理局是河北省内面积最大的国有林场管理局，对全省的林业规划工作具有引领性作用，是全国十佳林场，因此林场管理十分重要。而由于河北地理位置的特殊性，其临海且靠近首都，除了一般性的林业管理工作外，更重要的是考虑林场的防护作用，这对于林场的档案管理也提出了更高的要求，规划局所做出的规划管理首先依靠的就是档案库中的信息，因此，信息管理极其重要。

一、林业规划引入信息化档案管理的必要性

（一）档案管理对林业规划不可或缺。众所周知，一个大型国有林场管理局，往往管辖着一定数量的小林场及其他单位，对于各类事项，无论是日常管理需要还是汇报工作的进行，都需要一个完备的记录，这便形成了大量的档案。对于林业规划进行档案管理是林场工作顺利开展、合法高效运行的必要前提，档案是人们获取信息最直接、最权威的途径。大量的档案使得林场管理显得更为规范化，也正是因为需要进行档案管理，才会有档案信息化管理的可讨论性，传统的档案是纸质，其记录、储存、查阅都极为不便，不仅影响管理效率，也延误了林场效益的实现，不利于林场规划管理。

（二）信息化时代的来临及深入。互联网计算机的发展使得人们生活生产发生了巨大的变革，各行各业都开始引入信息化工作方式，信息化管理逐渐成为管理的主要方式，在这样的背景下，林业规划与信息化管理结合是大势所趋，是不可逆转的历史洪流。以木兰围场为例，其下的十个国有林场，位于河北，因此往往占地大，林场面积广，对于国家的林业发展十分重要，随着科技的发展，传统的档案管理方式随着管理的要求扩展、数据类型的扩展等已经无法满足现实需要，因此需要互联网为基础的信息网络来进行管理。

（三）林业规划的信息复杂系统庞大。木兰林管局管理着十个国有林场，还包括规划设计院、物业公司、材料管理局等部门。林业规划管理涉及对多个林场的管理路线规划、林场运行情况汇总、林场人员管理等诸多方面，是对林木、动植物、人员、管理等的全方位控制与规划，因此，传统的档案管理方式已经无法满足这种繁复的工作。林业规划局的工作可分为信息收集与管理、情况核实及抽取检查、路线分析及路线设计，这几个方面对于信息的整合要求极高，信息化档案管理虽然录入信息较为复杂，但对林业总体规划而言意义斐然。

二、信息化档案管理的优越之处

（一）电子化运行，损耗空间及资源较少。21世纪的电子信息化逐渐占据人们的生活主旋律，信息化有其超然的优越性，传统的档案管理为纸质化管理，信息依附于纸张，而信息化管理使得大量信息的存储以电子化运行，那么就减少了空间的损耗，不需要占据大量的存储空间。同时，信息化的档案管理还规避了传统方式对档案的自然损耗，更加有利于信息的完整化储存，也减少了对档案定期修护与保养所带来的资源消耗，减少了实体化档案管理的成本，为林业规划管理工作的顺利进行提供了保障，有利于后续管理工作的开展。

（二）信息档案调取信息极其便利。木兰林业规划局的管理工作是针对其管理下的十个国有林场和一些职能部门，笔者在工作之中，经常需要为他人调取档案信息，或者接收林场的汇报，这些都需要在档案库中抽取信息或者归档进入档案库。这项工作极其复杂，因为传统管理方式下，信息档案多且杂，完全无法在浩如烟海的卷宗中快速完成信息抽取，这给规划局各部门之间工作的协调配合带来一定难度。而信息化档案管理完全解决了这个问题，只需要信息录入后在系统内进行自动查找筛选，很容易就能调阅资料，有利于规划局工作的进行，也减少了档案管理人员的负担。

（三）实现了林业规划的系统分析与管理。林业规划局肩负着对整个地区林区总体情况的规划与控制，也肩负着环境的保护责任，河北地区的林区有着防风固沙的作用，林区内许多珍稀动植物需要保护，林木的砍伐与培植，这些涉及方针政策的东西，需要结合全区的林场情况进行统一部署与规划。在此之前，需要对数据进行分析，信息化数据能够较为简捷地实现这一过程，在档案库中利用计算机技术制作各种图标、进行数据的计算，对各类形态的数据信息进行综合处理，找出最合乎效益，又能最大程度上保护资源与环境的发展策略。

三、结语

以笔者数十年的管理工作经验以及对林业管理的分析来看，林业规划的档案信息化管理不仅具有重要性，而且具有急迫性，不仅在于其能够促进林业规划管理的进一步发展，更在于随着社会与科技的进步。不进行信息化管理，长期下去林业规划必将与现实、与社会需求脱节，影响工作效率及效益。因此，笔者以此文章为引，以期使信息化管理受到社会及领导层面的广泛重视，为林业规划管理的进一步发展进行革新。

［1］何日胜.档案信息化的意义、基本特征及其实施难点［J］，中国管理信息化，2015（3）.

［2］李爱妹.加快信息化建设不断创新林业规划档案管理工作的重要性［J］，上海林业，2014（1）.

［3］周毅.全面准确地认识认识档案信息化建设［J］.档案学通讯，2013（4）.