试论秘书工作存在的问题及措施

2016-11-26福州市仓山区建设工程质量监督站郑兴俤

办公室业务 2016年17期

关键词：职业化秘书专业

文/福州市仓山区建设工程质量监督站郑兴俤

试论秘书工作存在的问题及措施

文/福州市仓山区建设工程质量监督站郑兴俤

秘书工作是行政管理中一项具有挑战性的工作。目前，秘书工作中仍然存在着一些问题，为了使其能够更好的发展、满足时代的需要，必须要对秘书工作不断的改进。

秘书；教育；专业化；职业化

随着秘书队伍的日益壮大，秘书工作体制机制不断的得到完善。目前，秘书工作开始受到重视，人们认识到秘书工作已经成为了国家、企业工作效率与管理体制的标志。由于各个国家的情况不同、社会制度的不同从而导致了秘书工作存在着较大的差异，但是从秘书工作的发展趋势上可以看出，秘书工作具备的特点主要有：第一，秘书工作随着社会与国家的发展发生着较大的变化，政府机关、企事业单位社会上各行各业都与秘书工作有着紧密的联系，随着经济的发展私人秘书更加的普遍。第二，随着时代的发展，对于秘书的工作要求越来越高，秘书需要具备良好的专业素养与个人修养。秘书的工作也被分的越来越细，专业化程度的要求越来越高。很多国家中不同行业会配备不同专业的秘书，从而帮助更好的开展工作。第三，与之前秘书的工作相比，现代秘书的职能发生了较大的变化。当今的秘书不再单单是打字员，很多的事情需要秘书去做。随着现代事务的发展与变化，很多经理开始考虑秘书应该富有的责任与应该执行的权力。

秘书从事事务处理、写文稿、安排日程、提出方案等工作，秘书做的这些工作较好的辅助经理工作，让领导人从繁重的工作中解脱出来，提升了公司的办公效率，让经理能够花费更多的时间去做本职业务。随着科技技术的发展。秘书也在工作中使用科技帮助自己，让自己从繁重的工作中解脱，这显著的提升了秘书的工作效率。秘书使用尖端的科技与通讯设备，比使用口头交往更加的方便，特别是对于文字的处理，对秘书的工作影响更大。虽然我国的秘书工作发展较快，但是与发达国家相比，我国的秘书工作存在着较多的问题。秘书在工作单位中往往不受到重视，工作也不得到相应的尊重，秘书的总体水平还是需要提升，并且在秘书的教育体系中也存在着较大的问题。秘书应该跟上时代的发展，应该朝着职业化方向前进。

一、秘书工作中存在的问题

导致秘书工作中存在问题的原因有很多，主要有以下几点。

（一）没有科学的认识秘书工作。秘书工作是一项对职业化要求非常严格的工作，在工作的过程有着自身特殊的理论体系、工作方式与出事的原则。由于秘书工作的特殊性也决定了秘书工作在工作中的重要作用。比如参谋的作用、监督的作用与窗口的作用等。但是在一些企业却没有较好的重视秘书工作，通常对秘书工作使用依据个人的看法，有的秘书不能够发挥出自身的才华，造成人力资源的严重浪费。

（二）我国的秘书工作中还存在着专业化问题。我国很多的秘书都是经过秘书培训进而走向工作岗位的，没有充分的专业知识，也不具备良好的职业观念，工作方法与工作方式一般都是在工作中现学现做，严重的缺乏专业知识。

（三）秘书教育存在着滞后的问题。师资力量的不足导致了秘书的培训不具备良好的专业经验与专业知识。秘书的教育中对于秘书的专业设置也存在着较多的不合理，有的秘书专业设置大都依赖汉语言文学专业，没有自身的教育体系，在培养秘书时期，法律、医学等方面的培养几乎不曾涉及，从而导致教育与实践严重的脱离。

（四）秘书人员不具备良好的职业化水平。从企业的长久发展角度来看，我国的企业没有受到工业化的洗礼，使得员工不具备职业化基本知识。从文化与价值观的方面来看，我国的企业缺乏对于技术的认识与尊重。从培训的角度看，我国偏重考试，对于实践技能培养没有关注也没重视。秘书行业受到上述的约束，前进缓慢发展基本停滞，因此，相关部门应该及时的采取合理、科学的措施解决上述问题，这样才能够解决好秘书行业发展的问题。

二、解决措施

（一）为秘书配备具备良好专业知识的老师。我国的很多老师都是学术派，具备较少的实践经验，有的理论教学严重的脱离了实际情况，没有达到理想的教学成果。秘书专业配备的老师应该较深的理解秘书专业，这样才能够更好地提升秘书专业的经验。

（二）建立秘书专业的教学体系。我国秘书专业都是依附中文专业而存在的，但是秘书工作与中文专业还是存在较大的差别的。这两者虽然有交集，但是这不是把两者归附一起的借口。秘书学科是一项边缘性质的学科，也是综合性较强的学科。为了培养出综合性的秘书。秘书专业设置的课程应该包含较多的科目，设置的专业课应该与本专业有着很强的事务性关系。

（三）增强秘书的实践经验的培养。秘书的工作是一项十分复杂的工作，并且具备较强的实践性。要成为一个好的秘书，不仅需要学习理论知识，还要具备一定的实践经验。秘书专业学员也可以利用放假去实习，学校也可以与相关企业联系，安排学生定期去企业考察，这样将迅速的提升秘书专业学生的理论与实践结合的能力。这种方式不仅能够让学生较好的理解课堂上学到的理论知识，还能够让学生学以致用，提高毕业就业率。