医院文书档案整理与归档工作的探讨

文/海南省海口市人民医院（中南大学湘雅医学院附属海口医院） 冼茂娟

医院文书档案整理与归档工作的探讨

文/海南省海口市人民医院（中南大学湘雅医学院附属海口医院） 冼茂娟

文件的收集整理是衡量文件归档质量和档案室工作质量的重要标尺，丰富档案室藏是医院档案工作的方向和任务。档案人员必须了解熟悉和掌握医院文书档案整理归档工作，不断改进和探讨有效的整理与归档方式，切实做好这一重要的基础性工作，最终达到档案开发利用的目的。

文书档案；整理与归档；探讨

医院文书档案是一项最为经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程，从属医院开展管理工作的关键部分。文件的收集整理是衡量文件归档质量和档案室工作质量的重要标尺，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地向机关提供档案信息，是医院相关管理部门和档案管理者应重点探讨的问题。

一、对医院文书档案整理与归档工作的理解和认识

（一）文书档案是医院发展历程的记载归档。文书档案都客观地反映医院历史的真实面貌，印记了每一年度所做的建设性工作和取得的成果，是医院行政管理职能活动中形成的具有重要保存价值的各种纸质文件材料，也更是档案整理工作中的重要内容。

（二）文件资料的收集整理是档案管理工作的起点。医院文件资料收集工作是积累医院历史文化财富的手段，没有收集工作就没有档案。将归档的文件资料进行整理，杂乱无章的零散文件材料通过整理成为档案，使文件材料形成能反映单位的职能活动的有价值的档案，这是档案部门的工作职责。

（三）归档文件的排列次序很重要。将内容及形式相同的文件材料进行系统整理。有利于决策者深刻了解医院自身的发展情况，总结本年度工作，科学安排制定与调整医院的发展战略。

二、医院现行文书档案整理与归档工作的不足之处

（一）全员档案意识较为薄弱。主要表现为机关人员对档案工作在机关工作中的意义认识和重视程度不够，缺乏较强的档案管理意识。在日常的公文传阅过程中，阅文和办文人员都不能很好地保护文件资料的整洁和真实性，如；随意在文件资料上划圈标识；整洁性差，个别档案人员在进行网上公文处理时，不注意区分文件原件与复印件，致有些文件归档时无法确认文件的原始性与正确性，以上这些均会使档案的利用价值降低或丧失，法律依据性不强。

（二）缺乏文件处置流程的管理。办公室作为医院文件管理中心，对公文处理制度执行力不够。文件资料的交接流程也不规范，有的交接人员对文件资料的核对不认真负责，资料不完整，交接工作缺失监交人的监管，使交接工作出现纰漏。间接影响归档工作。

（三）档案管理人员精力有限。文书档案的管理人员多为兼职人员，如；一人多职，日常多兼管其他办公事务，占用了一定的时间，工作量较大，使她们缺乏充足的时间与精力去应对文件材料的收集归档工作，出现资料的分类整理不够精心，核对检查也不够认真，无法保证文件资料的整理与归档工作的质量。

三、如何加强文书档案的收集整理与归档工作

（一）强化全员档案意识。以机关工作效能建设为基准，对机关人员进行机关档案管理知识培训，制定和组织学习《医院公文处理实施细则》，引导他们严谨自身的公文处理态度，养成良好的阅文习惯，不随意在文件上画圈写字，爱护和保持文件的整洁，阅处完毕及时送还办公室。办文人员在进行网上公文处理时，应注意对文件原件的甄别，如是复印件的文件还需标记，便于鉴别档案的利用价值。同时公文处理部门加大与其他部门间的工作沟通交流，及时发现问题，及时纠正，协同做好机关档案整理归档工作。

（二）加大文件处理流程的监管。按照医院公文处理实施细则，公文传阅工作一律交由办公室处理，其中包括各科室自行收到的文件。办文人员对文件材料的阅处过程应进行跟踪监管，及时催促阅文人员将文件送还。同时，提高日常公文传递的速度和安全性，保证对领导决策执行的时效性。

（三）注重档案收集整理工作实效。机关内文件材料的收集整理工作，是机关档案归档的基础业务工作，档案人员应主动到各个部门收集，耐心、细致地做好这一重要环节工作，了解和掌握医院文书档案收集的内容范围、保管期限及注意事项，可按照文件内容、类别逐次收集，收集时注意文件的章、页、正文、发文稿，定稿、附件等的完整。在做好红头文件收集管理的同时，还要加大对一些无编号或一般性的文件资料的收集，重点加强临时性档案资料的收集工作。

（四）着重档案基本理论学习和培训。倡导档案人员以“自学为主，培训为辅”模式，学习档案行业标准《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）。组织档案人员进行医院机关工作业务培训及相应的档案业务指导，全面了解医院工作职能。按照医院制定的医院文书档案分类方案及保管期限要求，合理确定归档范围和区分保管期限，掌握分类，通过多实践、多摸索，获取档案管理的基本技能，力争文件资料收集整理归档工作一步到位，提高工作效率。

文件资料的收集整理是文书工作和档案归档工作的结合点，室藏档案数量多少与质量高低取决于机关内文件材料收集归档的效果。医院文书档案管理应遵循真实、完整、有效、实用以及利用率高的原则，加强档案人员业务素质培养和训练，采取有效的收集整理与归档方式，促进文书档案归档工作的顺利开展，从而更好地促使文书档案管理工作迈上新台阶。

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